18 techniques pour réussir votre prochain événement, physique ou virtuel

Réussir un événement

Quel que soit le type et le format de votre événement, son organisation est un exercice périlleux.

Elle nécessite une élaboration pointue. Aucun détail ne doit être négligé ou laissé de côté. Au risque de devenir un frein voire un obstacle majeur.

Organiser un événement exige des étapes en amont.

En effet vous devez définir les objectifs de cet événement. Et surtout spécifier très précisément le public visé.

Une fois ces étapes validées, la conception et l’organisation de votre événement peuvent commencer.

Nous vous communiquons nos 18 techniques pour réussir cette organisation.

Et faire de votre manifestation un véritable événement !

Voici ce que vous allez trouver dans cet article :

Sommaire de cet article :

Positionner l’humain au cœur de votre projet

Créer des événements utiles

Dynamiser votre événement

Créer de l’émotion

Proposer un événement hybride

Concevoir des contenus engageants

Inviter des intervenants experts et mobilisateurs

Décorer et scénographier votre event pour transporter vos invités

Faire vivre une expérience

Miser sur l’interactivité

Créer des connexions

Nourrir les participants en contenu tout au long de l’événement

Faire appel à l’influence marketing

Être inspirant

Profiter de l’événement pour créer une communauté

Raconter des histoires

Promouvoir votre event grâce au Growth Hacking

Sublimer votre événement avec le design thinking

 

1 - Positionner l’humain au cœur de votre événement

Vous organisez un défilé de mode, une soirée d'entreprise, une convention ou encore un séminaire, une journée portes ouvertes…

Vous envisagez un événement physique, virtuel ou hybride,

Quelque soit le format de votre événement,

L’audience envisagée,

Les objectifs de cette prestation,

Il y a un dénominateur commun à tout événement : l’Humain !

Un événement est avant tout une histoire d’hommes et de femmes. C’est un relationnel à mettre en place.

Les priorités vont aux interactions entre les individus, au partage et à l’échange.

Ainsi il est essentiel de construire un événement sur ces bases :

- Se mettre à la place de tous les participants

- Répondre à leurs attentes, leurs problématiques et leurs besoins

- Et surtout les impliquer.

Votre événement prendra ainsi une autre dimension.

Il sera capable de mobiliser et de motiver. Les participants pourront s’approprier les contenus et messages diffusés.

L’événement deviendra un marqueur fort pour l’entreprise.

 

2 - Créer des événements utiles

Ça vous parait très certainement une évidence énoncée ainsi !

Mais de très nombreux événements sont conçus sans réflexion ni stratégie. Les parties prenantes pensant généralement que la forme va servir le fond.

Il n’en est rien bien évidemment !

Un événement utile est un event qui sert aux participants. Et qui remplit des objectifs. C’est donc un événement porteur de messages. Et au cœur duquel la marque doit résonner.

Que peut apporter votre événement à votre audience, physique ou en ligne ?

Quel bénéfice va-t-il pouvoir en tirer :

- Acquisition de nouvelles compétences, apprentissages, formations

- Obtention de nouveaux contacts, nouvelles connaissances

- Prise de conscience d’une problématique

- Appropriation d’une nouvelle vision…

Avant de vous lancer dans son organisation, il est capital de définir les résultats attendus de votre événement.

Sachez à quoi il va servir et être utile à votre cible.

Cette « utilité » est gage de participation. Elle sera aussi synonyme d’un événement réussi.

Et un événement utile aura plus de chance de demeurer en chacun des participants !

 

3 - Dynamiser votre événement

Un discours top-down unilatéral de la direction ne fonctionne plus.

La règle aujourd’hui est à l’interaction, au collaboratif pouvant aller jusqu’à la co-création.

Devant la baisse de l’attention et face à la génération zapping, il faut rythmer un événement.

Un événement n’est plus un enchainement d’animations ou d’activités les unes à la suite. Il faut maintenir l’attention de l’audience. Et proposer entre autres :

- De l’interactivité

- De varier les supports

- Faire intervenir plusieurs intervenants

- Mener l’événement par un animateur ou un maître de cérémonie

 

4 - Créer de l’émotion

L’émotion est un des leviers humains les plus efficaces.

De plus la gamme des émotions est large.

Il peut s’agir des 6 émotions principales allant de la joie, à la surprise. En passant par les émotions négatives : tristesse, colère, peur et dégoût. Mais on peut citer toute une variante d’émotions secondaires : émerveillement, amusement, appréciation esthétique, envie, nostalgie, admiration appartenance…

S’appuyer sur des émotions fortes permet de marquer l’individu. Elles vont aussi servir à créer du lien, essentiel en événementiel. Tout comme la création de souvenirs.

Sur un événement pour créer de l’émotion il faudra par exemple :

- Créer la surprise avec une scénographie exceptionnelle

- Susciter l’émerveillement en faisant intervenir des personnalités inédites

- Provoquer la surprise en proposant des animations innovantes

- Occasionner l’admiration en faisant rencontrer des stars inaccessibles

- Générer de la reconnaissance en tenant compte des remarques de collaborateurs…

Laisser une trace positive dans l’esprit des participants est capitale. Cela permet d’ancrer votre événement. C’est aussi un excellent moyen pour créer et engager une communauté.

 

5 - Proposer un événement hybride

L’événement hybride permet de solliciter 2 publics :

- Une cible en présentiel

- Une audience en ligne

C’est donc un événement à la fois physique et virtuel.

Les nouvelles technologies et la crise sanitaire ont permis de développer les événements digitaux.

Un événement hybride offre de nombreux avantages :

- Il permet de réunir des personnes présentes aux 4 coins du monde sans les déplacer. Et de limiter l’impact sur l’empreinte carbone et le gaspillage.

- C’est aussi l’occasion d’optimiser le budget en limitant les frais de transport, d’hébergement et de lieu qui peut être plus réduit.

En savoir plus sur les événements hybrides

 

6 - Concevoir des contenus engageants

Comme on l’a vu, un événement doit être utile.

Il doit répondre à une problématique et proposer un bénéfice aux cibles visées. Le tout dans un contexte de perte d’attention et de génération zapping.

Le facteur clé de succès sur un événement est de proposer des contenus à forte valeur ajoutée.

Des contenus qui vont inciter vos publics à interagir, échanger, écouter.

Un contenu engageant, c’est aussi une participation active et une incitation à réaliser une action précise pouvant aller jusqu’à l’achat.

Seuls des contenus événementiels attrayants et engageants auront cette capacité.

Sachant aussi qu’à chaque objectif doit correspondre une ligne éditoriale bien spécifique et un format adapté.

Et le sens doit primer sur la forme.

 

7 - Inviter des intervenants experts et mobilisateurs

Un participant décide d’assister à un événement s’il est persuadé d’en retirer un bénéfice :

- Nouvelles compétences

- Nouveaux contacts

- Éclairages inédits…

La qualité des intervenants est essentielle pour la réussite de votre événement.

Leur expertise est une condition sine qua non. Mais elle n’est pas suffisante pour proposer une prise de parole captivante, enthousiasmante et mémorable.

La personnalité de l’intervenant est capitale.

Ils doivent faire preuve de :

- Charisme

- Fluidité dans l’expression

- Proposer des discours rythmés et innovants

- Ils doivent transporter leur public et leur ouvrir de nouvelles perspectives.

- Et surtout être moteur en les incitant à agir et à modifier certains comportements par exemple.

 

8 - Décorer et scénographier votre event pour transporter vos invités

Les individus ne veulent plus participer à un événement.

Ils veulent vivre une expérience personnalisée et instagrammable !

La décoration et la scénographie sont 2 facteurs principaux pour transformer votre lieu. Et immerger le public dans un univers spécifique illustrant votre thématique.

Déco et scéno permettent aussi de personnaliser un événement à vos couleurs. Et d’y imprégner votre identité.

Ils sont essentiels également pour jouer sur les 5 sens. Et ainsi générer une émotion engageante qui saura développer un capital sympathie et un attachement à la marque.

Un cadre visuellement saisissant offre aussi une viralité puissante à votre événement. En effet chacun souhaitant partager sur les réseaux sociaux ce moment unique dans un cadre admirable !

 

9 - Faire vivre une expérience

Aujourd’hui l’individu ne veut plus assister à un événement où on lui délivre un discours top-down, commercial et fonctionnel. Il veut vivre une expérience !

Littéralement il souhaite être mis en scène avec force sensualisme et importance du vécu.

L’organisateur d’événement doit ainsi engager le public dans des processus inoubliables.

3 composantes vont l’aider à construire cette expérience hors normes :

- Le décor, la scénographie, la mise en lumière et mise en scène

- La participation active des invités et leur interactivité

- Et enfin l’histoire qu’on va leur raconter sur l’événement.

Ces 3 dimensions doivent mobiliser les 5 sens des participants. Et faire naître l’émotion lors de l’événementiel.

Et ces expériences doivent impacter les participants avant, pendant et après votre événement.

  

10 - Miser sur l’interactivité

Les réseaux sociaux et les nouvelles technologies ont permis aux individus de prendre la parole. Ils souhaitent dorénavant être acteurs.

Tous sont devenus des créateurs de contenus. Ils interpellent les marques, donnent leur avis, font des recommandations…

Les événements ne font pas exception à cette règle.

Les participants veulent aussi pourvoir prendre la parole et être entendus.

Ainsi l’événement doit être conçu en positionnant les cibles au cœur du dispositif.

Les formats d’interaction sont nombreux sur un événement pour inciter à participer de façon ludique et dynamique.

Les intégrer sur votre événement vous aidera à créer une véritable communauté autour de votre marque.

L’échange sur un événement est essentiel. Arrangez-vous pour faciliter les prises de parole des participants, quel que soit le format de votre event.

 

11 - Créer des connexions

Proposer des connexions reste essentiel sur un événement.

En effet les individus sont des « créatures sociales » qui se nourrissent de rencontres, de contacts et d’échange.

Une connexion peut être à plusieurs titres :

- Pour le business

- Pour sa carrière

- Au sein de l’entreprise

- A titre personnel

- Ou encore pour les loisirs et le plaisir.

Un événement aura de la valeur aux yeux du public s’il offre des connexions.

En effet quand vous créez des connexions, de nouvelles opportunités s’ouvrent aux participants :

- Rencontre de nouvelles personnes avec des intérêts communs

- Nouvelle collaboration envisageable

- Partage d’idées commerciales ou créatives

-Développement de la mobilité interne et du travail en équipe…

En proposant des connexions sur vos événements physiques ou virtuels, vous proposez des événements utiles et plébiscités à vos publics.

 

12 - Nourrir les participants en contenu tout au long de l’événement

Le sens et le fond doivent primer sur un événement.

Il est essentiel de passer votre événement au filtre de l’utilité, notamment au niveau des contenus. En effet un événement sans contenu est improductif.

Pendant toute la durée de votre event, vous devez maintenir l’attention des participants.

Il faut ainsi diffuser des contenus efficients tout au long du parcours utilisateur.

Chaque contenu doit aussi être adapté aux différentes étapes de ce parcours.

On assiste depuis peu à des parcours personnalisés conçus sur-mesure. Chaque participant vivant ainsi une expérience unique. Sur le modèle des événements immersifs qui transforment les participants en acteurs.

A chaque étape de cette expérience, le contenu proposé doit répondre à un objectif spécifique.

Il doit aussi permettre d’insuffler du rythme.

Un événement a besoin de

- temps forts pour interpeler, intéresser et marquer les esprits

- mais également des périodes plus calmes pour inciter à la réflexion et à la détente.

Ce rythme permet de maintenir l’attention et l’intérêt des participants.

Et enfin les contenus doivent être adaptés aux étapes d’accueil et de conclusion d’un événement.

 

13 - Faire appel à l’influence marketing

Les réseaux sociaux ont révolutionné le monde de l’influence.

Proches de leur communauté, les influenceurs constituent un véritable canal de communication.

Construire un partenariat avec un influenceur présente des avantages :

- Donner de la visibilité à un événement

- Favoriser la participation du public cible

- Créer le buzz

- Donner de la viralité à votre event et votre marque…

Pour bénéficier de ces résultats, le choix de l’influenceur et le mode de partenariat sont essentiels.

  

14 - Être inspirant

Être inspirant, c’est rayonner pour éclairer et guider les gens.

Sur un événement, être inspirant, c’est créer des moments qui :

- Font vibrer,

- Font réfléchir,

- Incitent à passer à l’action.

En effet un événement inspirant va galvaniser son public et déclencher un imaginaire puissant et stimulant.

Pour se faire, les événements doivent être alignés sur les valeurs de l’entreprise. Et surtout être authentiques.

- Concevez des parenthèses originales, chaleureuses et inclusives.

- Racontez une belle histoire et faites-là résonner auprès de vote public.

- Et enfin développez de réels concepts et mettez-les en scène sur vos événements.

 

15 - Profiter de l’événement pour créer une communauté

Une communauté regroupe des personnes animées par des intérêts communs. Ils partagent généralement une même vision et une culture proche.

Bâtir une communauté est un outil très puissant. C’est une stratégie naturelle pour l’entreprise.

En effet échanger avec sa communauté permet de

- mieux comprendre leurs problématiques

- appréhender leurs attentes et leurs besoins

- transformer les processus

- optimiser les offres de services

- retenir des talents

- développer de nouvelles idées…

Un événement est une étape clé dans la création et l’animation de communautés.

Faites ainsi de votre événement un espace de discussion, d’échanges et d’obtention de feed-back.

C’est avant tout l’occasion de montrer que vous n’êtes pas « qu’une marque cherchant à vendre ses produits ».

C’est aussi un moment clé pour engager plus largement votre communauté.

 

16 - Raconter des histoires

Si elles font partie d’une histoire, des informations sont plus susceptibles d’être retenues d’après le psychologue Jérôme Bruner.

Fait essentiel, les histoires transmettent des émotions et retiennent l’attention. Et ces émotions ressenties facilitent la mémorisation des messages.

Les bonnes histoires font plus que créer un sentiment de connexion. Elles tisent des liens entre les personnes. Et créent un sentiment de familiarité et de confiance.

Faciles à retenir, elles favorisent les apprentissages.

Comme on le voit, le storytelling est un outil efficace pour inspirer, enseigner et exercer une influence.

C’est un dispositif à utiliser sur vos événements pour mobiliser, motiver et faire passer des messages.

 

17 - Promouvoir votre event grâce au Growth Hacking

La réussite d’un événement passe aussi par le nombre d’inscrits et de participants.

Face à une explosion du nombre d’event et notamment de webinaires en tous genres, il est essentiel de mettre en place un plan d’actions pour promouvoir votre événementiel.

Le growth hacking permet d’atteindre une croissance rapide.

Ces techniques sauront vous aider pour recruter un public cible concerné par votre événement.

En savoir plus sur les techniques du growth hacking appliqué à l’événementiel.

 

18 - Sublimer votre événement avec le design thinking

Autre technique à exploiter pour concevoir des événements pertinents : le design thinking.

C’est une méthode qui se concentre sur le participant et son expérience sur l’événement.

En les positionnant au cœur de la stratégie événementielle, on réussit à déceler leurs besoins et leurs attentes.

Le design thinking se nourrit aussi des retours des participants afin d’optimiser les prochaines sessions.

En se concentrant sur l’Humain, c’est l’assurance garantie d’offre un événement constructif et répondant aux problématiques des cibles. Et ainsi de proposer un événement utile.

 

18 techniques pour enrichir vos événements

Voici les 18 techniques que nous privilégions pour concevoir un événement. Quel que soit son format, ses objectifs et son public.

Nous aurions pu rajouter la vision à long terme.

En effet réussir un événement ne se limite pas à recruter et faire le plein de participants le jour J.

Il est essentiel d’intégrer l’événementiel à votre stratégie globale. Et le construire en tenant compte des facteurs générant la satisfaction de vos cibles.

Enfin et peut-être surtout après la pandémie subie, un événement doit faire vibrer !

Il doit être festif et joyeux. Il doit célébrer.

De fait, cette dimension énergisante et vibratoire crée l’événement. Elle connecte les participants. Elle produit de l’émotion, réaction qui favorise la mémorisation de votre événement.

Organiser un événement

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