Organiser un événément, 5 questions à vous poser avant votre prochain event

Organiser un événement est un enjeu pour l’entreprise

Il s’agit de créer des expériences physiques autour de la marque ou de l’entreprise et de créer des communautés engagées.

Cependant avec la multiplication des sollicitations pour les publics, la digitalisation et le besoin d’interaction des participants, pour faire de votre événement une réussite et générer un engagement durable, votre projet doit être réfléchi en amont. Vous devez ainsi apporter des réponses aux questions suivantes.

1 - Quel est l’objectif de votre événement ?

La toute 1ère étape dans la conception de votre événement est de savoir pour quelles raisons vous souhaitez l’organiser, qu’il s’agisse d’une soirée ou d’un anniversaire d’entreprise, d’un défilé de mode, d’une convention ou d’un séminaire, voire encore d’un lancement de produit ou d’une inauguration.

Vous devez ainsi répondre à la question : Quels sont les bénéfices que vous attendez-vous de votre événement pour votre entreprise ?

Tout comme votre plan d’actions commerciales doit être en cohérence avec votre stratégie d’entreprise, votre événement doit s’inscrire dans vos objectifs marketing. Ainsi vos objectifs événementiels vont-ils répondre à un besoin de notoriété, d’acquisition ou de fidélisation ?

Notre conseil : précisez ces objectifs de façon qualitative et quantitative vous aidera à répondre aux autres questions et à briefer précisément votre agence événementiel. Vous pourrez ainsi fixer votre enveloppe budgétaire, facteur essentiel pour concevoir votre projet.

Ainsi votre prochain événement peut avoir comme objectif :

- Rencontrer au moins 100 nouveaux distributeurs et grossistes pour être référencé dans 30 nouveaux points de vente

- Échanger avec x journalistes pour obtenir x articles concernant notre lancement

- Motiver et fédérer l’équipe commerciale pour augmenter le nombre de contrats de x%

- Inviter x influenceurs et x personnalités pour créer une communauté susceptible de viraliser la prochaine collection…

NB : Préciser des objectifs quali et quanti vous permettra d’estimer objectivement la réussite de votre événement et d’en mesurer le ROI.

2 – Quelle est la cible de votre événement ?

Là encore caractériser précisément votre public vous permettra de lui proposer un événement proche de ses problématiques et susceptibles de l’intéresser.

Sur-sollicitées par de nombreuses invitations, ultra connectées et recherchant l’effet wahou, les cibles sont difficiles à faire venir sur un événement.

Or un événement est avant tout une rencontre avec un public qui va permettre d’établir (ou rétablir) un contact direct. Il ne s‘agit pas simplement de réunir des participants mais de leur proposer un contenu afin de les engager largement et durablement.

L’humain est ainsi au cœur de l’événement.

Définir le public ciblé par votre événement vous aidera à concevoir un projet susceptible de les séduire :

- Caractérisez votre public cible et établissez son profil à adapter selon typologie BtoB ou BtoC

    - âge, sexe, niveau d’éducation, habitat, géographie,

    - profession, statut, niveau de revenu

    - secteur professionnel

- Définissez les valeurs de votre public, ses aspirations, ses habitudes de consommation

- Affinez leurs motivations vis-à-vis de votre event

    - sachez quel sera le principal obstacle à ne pas assister à votre événement et y a-t-il une opportunité pour le lever ?

     - qu’est-ce qui sera susceptible de les intéresser afin de les inciter à participer ?

    - comment réussir à les atteindre ? une invitation print ou digitale sera plus appropriée ?

- Quelles impressions et quel souvenir voulez-vous laisser aux invités

- Sur quelles émotions pouvez jouer pour les convaincre

- Que voulez-vous qu’ils retirent de vos échanges

- Déterminez pour finir le nombre de participants que vous souhaitez réunir.

Notre conseil : les influenceurs étant le point d’entrée pour capter une audience qui s’est largement digitalisée, n’oubliez pas de les inclure dans votre public cible. Faites leur vivre des expériences inédites et c’est toute une communauté qui pourra être conquise.

Le dessin du profil de vos publics, qui sera proche de vos personas, vous permettra d’avancer dans la conception de votre événement en répondant avec succès aux questions suivantes :

=> Proposer des activités et des animations susceptibles de plaire aux participants

=> Sélectionner les contenus et les messages qu’ils sauront entendre

=> Créer les outils de communication adéquates.

3 – Quel est le budget alloué à votre événement ?

Cette question intervient très en amont car elle va avoir une forte incidence sur la conception de votre événement.

Ne pas donner de budget à votre agence événementielle, c’est le risque de recevoir un projet idéal pour vous mais qui ne corresponde pas à votre budget. Ainsi vous générerez 2 perdants :

- Vous-même qui serez déçu, amer avec du ressentiment vis-à-vis de votre prestataire

- Votre agence qui se sera impliquée dans votre projet en vous concoctant l’événement qui permettrait de répondre à vos objectifs et de faire vivre à vos invités un moment inoubliable générateur d’émotion et d’attachement à la marque.

Notre conseil : Les dépenses varient d’un événement à un autre mais certains postes sont incontournables. Parmi ces postes récurrents, 3 vont impacter très largement votre budget :

- le lieu de votre event

- la technique et les décors qui peut être nécessaire pour ménager ce lieu et organiser une scénographie exceptionnelle

- le traiteur, fonction du nombre de participants.

Définir un budget pour votre prochain événement est une des étapes essentielles dans la construction de ce projet.

Et n’oubliez pas qu’un budget médian pour vous (qui pourra être conséquent pour votre entreprise) sera très différent pour l’agence événementiel habituée à organiser des événements divers et variés avec des budgets pouvant aller de 1 à 10 sur son échelle de tarif !

4 – Où et quand organiser votre événement ?

Définir une date et une zone géographique va permettre à votre agence événementielle de vous proposer le lieu idéal pour organiser votre événement.

Concernant la date,

- évitez vacance scolaires et jours fériés

- privilégiez les jours en fin de semaine hors week-end si vous êtes sur un événement professionnel

- veillez à ne pas positionner votre event lors d’un autre événement majeur (salon, concert, convention…).

Concernant le lieu,

- proposez une zone géographique proche et connue de votre cible pour favoriser la participation

- veillez à l’accessibilité de la salle ou mettez en place un système de navette pour prendre en charge vos invités.

Notre conseil : avant de réserver votre lieu, visitez-le pour vous rendre compte de l’espace proposé, de l’ambiance qui s’en dégage et de l’équipement proposé.

5 – quels messages faire passer lors de votre événement

Un événement permet de rencontrer son public et d’établir (ou rétablir) un contact direct avec eux.

Face à la forte digitalisation de la société et à l’effritement de la confiance des consommateurs, l’événement est un des rares canaux de communication à conjuguer virtuel et réel. C’est aussi un des rares à offrir des expériences de marque garantissant l’authenticité des messages.

Le succès de votre prochain événement va reposer sur l’histoire que vous allez raconter à vos invités.

Ainsi il est essentiel de se questionner sur la pertinence de vos messages et sur leur authenticité.

Notre conseil : l’événement dans sa globalité doit refléter les messages à faire passer.

- au travers des animations proposées

- via la scénographie mise en place

- et en utilisant tous les supports et composantes à votre disposition : vidéo, audio, print…

NB : Veillez à ce que vos messages soient cohérents avec vos valeurs de marque. Ils en seront plus authentiques !

Les réponses à ces 5 questions vont permettre à votre agence événementielle de construire l’événement qui répondra à votre problématique et feront vivre à vos invités des moments exceptionnels.

Pour y parvenir, au tour de votre agence événementielle de répondre à de nouvelles questions :

- quel lieu sera capable de dimensionner votre prise de parole

- quel thème pourra nourrir la relation

- quelles animations et quels contenus vont faire vivre des émotions laissant un souvenir mémoriel fort à vos invités ?

- quelle scénographie, quel décor accoudés à quelle technique pour créer des expériences immersives ?

- quelle communication pour donner de l’ampleur à vos messages ?

Organiser votre prochain événement

Agence de communication événementielle, Prest’Agency répond à toutes ces questions pour concevoir votre événement, qu'il s'agisse d'un défilé de mode, d'une soirée ou d'un anniversaire d'entreprise, d'une inauguration ou d'une lancement de produit ou encore d'un

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