Check-list "organisation de votre événement" - votre boîte à outils

Pourquoi organiser un événement d’entreprise ?

Les raisons sont nombreuses de vouloir organiser un événement d’entreprise.

Vous souhaitez peut-être :

- divertir

- informer

- remercier

- célébrer

- rencontrer

- former

- motiver

- rencontrer

- recruter...

Votre événement pouvant ainsi concerner : vos clients, vos collaborateurs, vos partenaires, des institutionnels, des VIP, des influenceurs…

La cible de vos invités détermine déjà quant à elle la nature de votre événement.

Différents événements que vous pourriez organiser ?

Quel que soit l’événement que vous souhaitez organiser en fonction de vos objectifs, il s’agira avant tout de créer des expériences de marques inoubliables et mémorables pour vos invités.

Ainsi vous pouvez organiser les événements suivants :

- Vous souhaitez délivrer un message spécifique et donner une impulsion à vos équipes :

> Le format séminaire ou convention peut être adapté à votre problématique.

Inviter une personnalité connue ou un expert reconnu dans votre secteur vous aidera à engager vos invités et à susciter leur adhésion à votre message.

- Vous lancez un nouveau produit :

> Profitez de cette actualité pour événementialiser ce nouveau produit. Faites-en un événement marquant pour tous les protagonistes présents (clients, prospects, partenaires) en organisant un lancement de produit.

- Vous envisagez de renforcer la cohésion de groupe et la motivation de vos équipes ou encore intégrer efficacement de nouveaux collaborateurs :

> Team building et autre séminaire d’entreprise seront efficaces pour atteindre vos objectifs et développer l’esprit d’équipe tout en créant du lien.

- 10 ans, 20 ans, 50 ans voire plus, votre entreprise fête son anniversaire :

> Faites de cette célébration un événement marquant en valorisant le chemin parcouru tout en dessinant l’avenir de votre marque. Vous pourrez ainsi réveiller et renforcer le lien émotionnel avec vos clients et vos collaborateurs.

- Marque de luxe, de mode ou d’accessoires, vous souhaitez mettre en scène votre nouvelle collection ou mettre en lumière votre marque :

> Organisez un défilé de mode et transportez vos invités dans une expérience immersive et une atmosphère féérique aptes à séduire votre public.

- Vous investissez un nouveau siège social ou construisez une nouvelle usine :

> Organisez une inauguration avec vos clients et prospects pour donner de la visibilité à votre actualité et partager votre vision d’avenir avec vos publics.

- Après une année de travail et un investissement de vos salariés

> Vous pouvez organiser une soirée d’entreprise ou soirée de gala dont l’objectif principal sera de les remercier, de les divertir et de favoriser les échanges et la création d’un lien durable.

Étapes à respecter pour réussir votre événement ?

1- Définissez les contours et les points importants de votre événement

(2 à 6 mois avant l’événement)

- Précisez les objectifs business dédié à l’organisation de cet événement

- Spécifiez les objectifs marketing et de communication

- Elaborez les messages à faire passer et les intervenants en charge de les transmettre

- Déterminez la cible concernée par votre événement et estimez le nombre d’invités

- Invitez des journalistes, blogueurs et autres influenceurs selon le type d’événement que vous organisez

- Fixez une date en tenant compte des vacances scolaires, jours fériés, événements concurrents et des habitudes de votre secteur

- Préconisez une zone géographique au sein de laquelle vous souhaitez concevoir votre événement et le type de lieu souhaité (château, théâtre…)

- Délimitez une enveloppe budgétaire pour l’organisation de cet événement que vous pourrez transmettre à votre agence événementielle en charge de votre projet

- Concevez un rétroplanning général en mettant en avant les grandes étapes (réservation du lieu, envoi des invitations…)

L’établissement de ces points majeurs va vous permettre de définir le type d’événement adapté à votre problématique : séminaire, convention, conférence de presse, inauguration, soirée d’entreprise…

2- sélectionnez un lieu

(3 à 4 mois avant votre événement)

Critères à prendre en compte en amont :

- typologie de votre cible

- nombre d’invités attendus

- zone géographique souhaitée

- budget dédié.

En fonction de ces premiers critères, l’agence événementielle va vous proposer différents lieux qu’il est impératif de visiter avant de les réserver.

Pensez au contenu de votre événement pour valider que le lieu soit adapté à votre événement :

- Nombre de salles suffisant si vous organisez par exemple des workshops lors de votre convention

- Une pièce pour installer le backstage de votre défilé de mode

- Des coulisses pour accueillir artistes et tête d’affiche si vous programmez un concert ou un festival

- Un espace VIP

- Un espace cuisine pour votre traiteur…

Une visite technique du lieu s’impose avec votre société événementielle pour valider la disposition de l’espace, la surface disponible, la technique proposée, les contraintes électriques…

3- concevez le programme de votre événement

(2 à 3 mois avant)

Cette étape doit être définie en fonction des objectifs dévolus à votre événement ainsi que de votre typologie d’invités.

- Définissez un concept pour votre événement

- Imaginez un nom pour votre événement

- Choisissez un thème pour votre événement

Choisir un thème vous permet de donner un fil conducteur à votre événement et d’en construire l'ossature.

Adapté à vos objectifs, à votre cible et à votre entreprise, il va donner à votre événement, qu’il s’agisse d’un anniversaire ou une soirée d’entreprise, un séminaire ou un lancement de produits, une véritable cohérence.

- Imaginez une scénographie et une décoration pour scénariser votre événement et plonger vos invités dans l’univers de votre marque.

- Définissez les animations qui vont rythmer votre événement et divertir vos invités

- Prévoyez entre autres des animations digitales, participatives et surtout instagrammables pour donner de la visibilité à votre événement et votre marque

- réservez photobooth et concevez un photocall aux couleurs de votre entreprise et de votre événement

- Réservez un traiteur en lien avec la nature de votre événement, sa thématique et le profil de vos invités

4- communiquez autour de votre événement

- Concevez une charte graphique spécifique à votre événement en gardant une cohérence avec l’identité visuelle de votre marque afin que les invités fassent facilement le lien entre les 2

- Créez le logo de votre événement

- Elaborez l’email Save The Date qui permettra à vos invités de réserver la date

- Concevez vos invitations et envoyez-les 1 à 2 mois avant votre événement selon votre public et la nature de cet event

- Créez un mini-site web dédié qui présentera le contenu de votre événement et permettra à vos invités de s’inscrire

- Créez une page événement sur Facebook que vous alimenterez régulièrement durant la période précédent votre événement avec des posts, des vidéos, des photos pour inciter vos invités à participer et pour créer le buzz

- Concevez les supports de communication nécessaires

    - Programme, flyer, dossier de presse, brochures…

    - Signalétique, fléchage et PLV qui sera positionnée sur votre site en intérieur comme en extérieur

    - Présentation Powerpoint

    - Communiqué de presse

- Relancez les invités avec des emails si le nombre d’inscrits vous semble insuffisant, sachant qu’un certain nombre de personnes ne viendront pas malgré leur confirmation

- Concevez une vidéo à présenter le jour J

- Fabriquez goodies et cadeaux à remettre à vos invités

- Relancez les inscrits quelques jours avant votre événement avec un email ou un SMS rappelant les informations pratiques : date, horaire, adresse, transports, parking.

4 – programmez la logistique et la technique liées à votre événement

- Prévoyez la sonorisation du lieu

- Aménagez un éclairage adapté à votre événement

- Installez et mettez en lumière une scène

- Aménagez un catwalk si vous organisez un défilé de mode et pensez à la disposition des invités pour qu'ils voient parfaitement chaque mannequin

- Disposez des écrans à leds géants adaptés au lieu

- Envisagez un mapping vidéo ou un éclairage spécifique sur la façade du lieu pour donner une certaine dimension à votre événement

5 – prévoyez l’accueil de vos invités le jour J

- Concevez les badges des invités personnalisés aux couleurs de votre événement

- Prévoyez des hôtesses souriantes, élégantes et dynamiques pour accueillir vos invités

- Gérez l’accueil de vos invités à l’aide d’iPad pour donner une image moderne et dynamique de votre entreprise et accueillir de façon fluide les participants

- Prévoyez un système de navette selon la localisation et la nature de votre événement

- Offrez un cadeau à vos invités à leur départ qui seront remis dans un sac aux couleurs de votre entreprise

- Accueillez vous-même les invités VIP.

6 – engagez vos invités et donnez de la visibilité à votre événement

- Définissez un hashtag dédié à votre événement : #événement

- Prévoyez un tweet wall qui vous permettra d’afficher en direct tous les posts de plusieurs réseaux sociaux en un seul et même endroit

- Renforcez l’interactivité lors des événements d’entreprise tels que conventions, séminaires ou réunions de travail avec des applications dédiées permettant le partage instantané des informations importantes

- Engagez votre audience grâce aux sondages en live et la sélection des meilleures questions

- Prévoyez un cameraman pour filmer votre événement et un photographe pour saisir les meilleurs moments

- Retransmettez en direct votre événement s’il s’y prête (concert, défilé de mode) sur les réseaux sociaux ou sur le site dédié à votre évent

7- finalisez votre événement et anticipez le jour J

- Prévoyez des répétitions si besoin (chorégraphie et défilé des mannequins par exemple)

- Prévoyez les balances pour les artistes

- Testez et retestez toutes vos installations techniques

- Répétez vos discours

- Prévoyez un déroulé de votre événement qui sera votre guide mais qu’il faudra peut-être modifier ou adapter lors de votre soirée ou votre défilé de mode…

- Accueillez personnellement invités VIP et autres influenceurs

8- Communiquez après votre événement

- Envoyez un email de remerciement à tous les participants avec un accès aux photos et vidéos de l’événement

- Publiez vidéos et photos de l’événement sur votre site web, vos réseaux sociaux et les médias dédiés à votre event

- Prévoyez une réunion de débrief pour faire le point et améliorer vos prochains événements.

Organiser vous-même votre événement ?

Organiser un événement ne s'improvise pas et est très chronophage.

De plus si vous organisez vous-même votre événement, vous ne pourrez pas en profiter ni être disponible pour échanger avec vos invités.

C'est pourquoi il est souvent plus simple et bénéfique de faire appel à une agence événementielle dont c'est le métier.

Rodée aux aléas et imprévus qui interviennent sur chaque événement, malgré toute l'anticipation et les préparatifs, l'agence événementiel est habituée à réagir en live ! Elle saura vous accompagner pour faire de votre événement une réussite qui laissera un souvenir inoubliable à tous vos invités.

Vous souhaitez organiser un événement

Vous souhaitez organiser pour vos clients ou vos salariés :

- un séminaire ou une convention

- un défilé de mode

- une soirée ou un anniversaire d'entreprise

- une inauguration ou un lancement de produit voire une conférence de presse,

contactez l'agence événementielle Prest'Agency, spécialisée dans l'organisation d'événements d'entreprise

- tél : 01 60 47 89 78

- mail : contact@prest-agency.com

- site web : www.prestagency.com