Check-list pour organiser et réussir votre prochain événement

Organiser un événement

Organiser un événement est très impliquant pour une entreprise.

Chaque personne concernée par un événement en attend énormément :

- L’atteinte d’objectifs et un retour sur investissement pour le patron de l’entreprise

- Un respect des dépenses pour le service achats

- Des félicitations et des remerciements pour l’organisateur en interne

- Des attentes diverses et à la mesure de leur investissements pour les participants…

Aujourd’hui les participants sont dans le partage d’expérience et le ressenti d’émotions fortes. Terminés les spectateurs passifs. Ils veulent s’engager pleinement et entrer dans une relation avec l’entreprise ou la marque.

Un événement n’est plus un simple rassemblement d’individus à un instant T. C’est un moment transformatif et participatif accélérateur de l’engagement.

Ces nouvelles attentes renforcent les exigences des forces en présence.

==>Découvrez dans notre infographie notre check-list pour réussir votre événement, quel que soit son format.

Il peut ainsi s’agir de

- Une soirée d entreprise ou une soirée de gala

- Un anniversaire d’entreprise ou un lancement de produit

- Une journée porte ouverte ou une inauguration

- Un défilé de mode ou un fashion show

- Un séminaire, un incentive ou une convention.

L’organisation d’un événement exige expérience et expertise. Cela nécessite aussi des qualités telles que créativité, organisation, réflexion, sensibilité, passion, enthousiasme.

Il faut pouvoir faire preuve d’anticipation, de réactivité, d’un sens de l’opérationnel et de rapidité dans la prise de décision. L’organisateur d’événement doit être rigoureux, avoir le sens du détail et être un grand communicant.

Mais organiser et réussir un événement, c’est aussi respecter certaines étapes.

1ère étape – définir les éléments stratégiques

Avant de définir le type d’événement souhaité, il est important d’identifier votre problématique – le prétexte autour duquel vous allez construire votre événement.

Ça peut être une actualité interne, une étape de vie de l’entreprise, un événement externe…

> Il est ainsi nécessaire de fixer les objectifs de cet événement qui peuvent être multiples :

- Faire passer des messages importants

- Développer la notoriété de votre entreprise

- Renforcer l’esprit d’équipe de vos collaborateurs

- Faire connaître un nouveau produit

- Éduquer à de nouveaux usages

- Séduire de nouveaux clients

- Promouvoir votre image de marque…

> Autre point stratégique à définir : votre cible.

- Qui est-elle

- Quels sont ses besoins, comportements, freins, obstacles ?

- Que peut-elle attendre de votre événement ?

- Quels sont les critères décisifs qui lui feront dire que votre événement est une réussite ?

Plus vous définirez précisément votre cible, plus vous pourrez construire un événement sur-mesure et adapté à cette population.

> Définir les messages est aussi un facteur clé de succès de votre événement :

Quels sont les messages que vous souhaitez lui faire passer ?

Quels sont ceux qu’elle peut ou veut entendre ?

Ces préalables établis, il vous reste ensuite à arrêter :

- Le budget alloué à l’événement

- La date de votre event selon les habitudes de votre cible et l’environnement (vacances scolaires, autres événements de la concurrence…).

- Fixer une zone géographique pour le lieu de votre événement

- Nb d’invités

- Lister les influenceurs pouvant vous aider à donner de la visibilité à votre manifestation (journalistes, blogueurs, personnalités, experts, instagrammeurs…).

Ces éléments stratégiques vous permettront de définir le type d’événement adapté à vos objectifs et votre cible.

2ème étape : le lieu de votre événement

La cible et le type d’événement envisagé va vous aider à sélectionner un lieu dans la zone géographique souhaitée.

Sans oublier le nombre d’invités.

Si vous êtes sur un public-cible plutôt haut de gamme, vous privilégierez hôtel de luxe, musée, galeries, rooftop et autres espaces VIP. Vous pouvez envisager un événement en extérieur dans un jardin, un parc.

Selon votre environnement, vous pouvez organiser votre événement dans un lieu inédit, peu habituel pour ce type de prestation voire pas du tout prévu pour ! La contrepartie étant un budget décoration, aménagement et technique en sus mais avec la garantie d’étonner vos invités.

Traquez des lieux industriels tendances qui marqueront l’ambiance de votre soirée ou de votre défilé.

Avant de réserver, vérifier les espaces dont vous avez besoin, comme par exemple le backstage, l’espace traiteur, les coulisses pour vos artistes, le salon pour les VIP…

3ème étape : programme de votre événement

L’étape suivante consiste à définir un thème pour votre événement. C’est en quelque sorte l’idée générale qui viendra nourrir et construire votre événement.

Encore une fois ce thème dépend de votre cible et de vos objectifs. Il doit être suffisamment fédérateur pour plaire au plus grand nombre et puissant pour être déclinable facilement. Concevez un thème avec une âme qui génèrera émotion et frisson.

Concevez un nom, un logo et une charte graphique pour votre événement, sans oublier le visuel key.

Le consommateur d’aujourd’hui accorde beaucoup d’importance à l’expérience vécue et aux émotions ressenties. Racontez-lui une histoire et mobilisez tous ses sens.

Concevez une expérience avec une scénographie étudiée et de la décoration impactante. Vos invités s’empresseront de diffuser votre événement sur les réseaux sociaux.

La réussite d’un événement passe aussi par les animations proposées.

Mêlez différents types d’animations pour rythmer votre événement et maintenir l’intérêt du public : animations artistiques, contemplatives, digitales, participatives, innovantes, classiques mais revisitées. Toutes devant être instagrammables !

N’oubliez pas l’animation photo avec photocall et photobooth. Vous souhaitez étonner : proposez un décor penché, des photos 360° ou vues d’en haut… en un mot créez l’émerveillement de vos invités.

Concevez la partie traiteur comme faisant partie des animations. Vous sortirez ainsi des sentiers battus !

4ème étape : communication de votre événement

Un événement ne se conçoit plus comme un rassemblement de personnes à un moment donné sur un lieu physique. Un événement est une expérience cross-canal qui conjugue virtuel et réel, digital et physique.

Pensez à sa communication qui va vous permettre d’inscrire son empreinte de façon durable.

Tout au long de votre event, racontez une histoire aux participants physiques ou digitaux. Ce storytelling facilitera la mémorisation et transmettra de l’émotion positive.

Communiquez avant, pendant et après votre événement.

- Élaborez tous les outils pour faire connaître et donner envie de participer :

Site web, réseaux sociaux, save the date, invitation.

- Proposez les supports le jour J pour faire passer vos messages et fluidifier l’expérience client :

Vidéo, photos, messages conceptualisés artistiques

Utilisez des supports innovants comme l’hologramme, les robots…

Incitez à partager avec un social wall.

- Après votre événement, postez photos, vidéos, contenus et autres supports proposés.

Concevez une aftermovie qui sera ainsi relayée sur les réseaux sociaux renforçant la résonance donnée à votre event.

5ème étape : logistique et technique de votre événement

La technique est  un point important sur un événément.

C’est elle qui va sublimer votre collection lors d’un défilé ou vos produits lors d’un lancement. C’est aussi grâce à de l’éclairage et de la sonorisation que vous allez créer une ambiance.

Vous pouvez concevoir un éclairage événementiel à l’extérieur dès l’arrivée de vos invités pour les plonger dans votre univers. Ou encore projeter vidéos ou photos sur la façade de votre espace.

La sonorisation est essentielle pour faire passer vos messages, assurer l’ambiance de vos soirées ou pour vos concerts avec des têtes d’affiche.

Mettez en place des écrans géants ou un mur de LED pour retransmettre vos prestations.

6ème étape : accueil de vos invités

La première impression étant toujours la bonne, donnez de l’importance à l’accueil de vos invités.

Prévoyez des hôtes et hôtesses en nombre suffisant. Équipez-les d’outils digitaux pour fluidifier au maximum cette étape souvent contrainte.

Simplifiez l’accès à votre lieu en prévoyant si besoin des navettes.

Soyez présent pour accueillir vos invités.

Réservez un accueil privilégié aux personnalités et autres VIP.

N’oubliez pas le cadeau aux couleurs de votre entreprise qui sera remis à chaque invité.

7ème étape : visibilité de votre événement

Prenez soin de définir un hashtag dédié à votre événement qui sera simple et facilement mémorisable.

#monevent

Installez un social wall pour inciter les participants à partager et ainsi à faire croître votre communauté.

De votre côté snapez, instagramez, tweetez et postez sur Facebook.

Pensez au marketing d’influence pour développer cette visibilité et créer le “Fear of Missing Out », la peur de passer à côté de quelque chose d’essentiel !

Retransmettez en live pour donner de l’ampleur à votre événement.

Filmez et photographiez pour alimenter les réseaux sociaux les jours suivants votre event.

8ème étape : actions poste événement

Remerciez vos invités.

Diffusez photos et aftermovie pour donner de la visibilité à votre événement et promouvoir votre marque ou votre entreprise.

Animez vos réseaux sociaux.

Pensez aux photos des coulisses dont les internautes sont souvent friands et qui vont s’intégrer dans votre storytelling.

Proposez un questionnaire de satisfaction pour analyser le ressenti de vos invités et enrichir vos prochains événements.

Analysez les KPI que vous aviez intégrés à votre plan pour estimer un ROI.

==>Découvrez notre infographie "check-list pour réussir votre événement"

Organiser votre prochain événement

Même si l'organisation d'un événement nécessite de respecter certaines étapes, règles, priorités, c'est avant tout un travail créatif.

En effet, émotion, expérience engagement, tels sont les mots clés de la communication événementielle !

Vous souhaitez organiser un événement marquant et mémorable, entourez-vous d'une équipe experte, créative et opérationnelle.

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