Check-list pour organiser une soirée des vœux ou une cérémonie des vœux

L’organisation d’une soirée des vœux ou d’une cérémonie des vœux est un événement tout particulier pour une entreprise, une mairie ou un établissement qui intervient dans une période calendaire très festive !

Organiser les vœux, c’est l’occasion idéale pour faire le bilan de l’année écoulée tout en célébrant les réussites de l’entreprise au travers des succès de tous les collaborateurs. Une soirée des vœux permet également de mettre en avant les objectifs de l’année à venir et de souhaiter à chacun le meilleur pour cette nouvelle période.

L’organisation d’une soirée des vœux ou cérémonie des vœux suit la même trame qu’un événement BtoB ou BtoC, comme une soirée d’entreprise, un défilé de mode, une convention, un anniversaire d’entreprise ou une journée Portes ouvertes à quelques spécificités près.

Suivez ci-dessous les grandes étapes à pour vous aider à organiser votre événement ou découvrez notre infographie spéciale "soirée des vœux":

1 – points à définir pour organiser votre soirée des vœux

Organiser un événement doit répondre à certains objectifs :

- Renforcer la motivation des équipes

- Annoncer le rachat d’un concurrent

- Recruter de nouveaux collaborateurs…

Dès que l’objectif est validé, il est important de préciser les messages qui vont être adressés aux participants. Cela nécessite également la définition des cibles concernées par votre événement.

Il vous faut rapidement arrêter une date et un lieu, définir un budget et des KPI qui seront vos indicateurs de performance une fois l’événement passé.

2 – quel lieu pour votre cérémonie des vœux 

Dans le cadre des vœux du maire, c’est souvent un des gymnases de la ville qui va accueillir la cérémonie des vœux.

Ce lieu va nécessiter un aménagement spécifique et une décoration adaptée pour en faire un lieu événementiel chaleureux !

3 – quel programme pour votre soirée des vœux

Une soirée des vœux ou une cérémonie des vœux du maire ont une spécificité par rapport aux autres événements, c’est que le thème est défini : il s’agit des vœux !

C’est plus la façon d’aborder le thème et les animations qui vont le nourrir qui sont importantes et vont orienter votre soirée.

Souhaitez-vous une soirée festive, ludique, collaborative, participative ?

Faut-il prévoir un spectacle, un orchestre, une tête d’affiche, un concert… ?

Voulez-vous une animation sur-mesure, innovante, digitales… ?

Quel que soit le format adopté, proposez une animation photos : photobooth, photocall, light painting, bar à photos…

4 – quelle communication pour votre soirée des vœux

Commencez par créer un logo et une charte graphique dédiés à votre événement.

Déclinez ensuite les supports de communication événementielle adaptés à votre cible : email Save the date, invitation, site web, réseaux sociaux, PLV, signalétique, vidéo…

Prévoyez un cadeau marqué à vos couleurs avec un message de bonne année pour tous vos invités !

5 – Logistique et technique pour votre cérémonie des vœux

Une soirée des vœux ou cérémonie des vœux nécessite une prise de parole pour remercier et souhaiter une bonne année.

Ces discours doivent être sonorisés correctement pour le confort de chaque invité.

L’éclairage permettra également de transformer un lieu inadapté comme un gymnase et de créer une ambiance chaleureuse.

Installez également des écrans vidéo ou écran leds géant pour retransmettre les discours et les animations et mettre en avant vos présentations et autres vidéos. N’hésitez à créer des contenus dynamiques et attrayant pour votre animer événement.

Vous souhaitez étonner vos invités et créer une expérience unique avec un spectacle exceptionnel : concevez un mapping vidéo !

6 – accueil des invités à la cérémonie des vœux

Soyez présent pour accueillir tous vos invités, qu’il s’agisse d’une soirée ou des vœux à la population.

Prévoyez des hôtesses souriantes qui sauront enregistrer rapidement vos invités et les guider jusqu’au lieu de la soirée.

Si vous invitez des clients, remettez-leur un badge personnalisé aux couleurs de votre événement.

Prévoyez un espace dédié à l’accueil des invités VIP, des artistes et tête d’affiche ou encore des influenceurs.

7 – visibilité de votre soirée des vœux

Favorisez la communication autour de votre événement qu’il s’agisse d’une soirée des vœux, d’une cérémonie des vœux à la population ou aux salariés.

En amont pensez à créer un hashtag dédié à votre soirée : #MonEvenement.

Installez un tweet wall pour afficher toutes les interactions avec votre événement.

S’il s’agit de la cérémonie des vœux du maire, pensez à retransmettre en direct sur vos réseaux sociaux et sur votre site la soirée et notamment les discours relatant les faits saillants de votre ville, les grands projets menés durent l’année écoulée, les trophées ou autres certificats obtenus…   

S’il s’agit de la soirée des vœux et que vous avez des filiales à l’étranger, retransmettez également en live votre événementiel afin que tous les collaborateurs soient impliqués.

8 – finalisation et préparation de votre événementiel lié aux vœux

Prévoyez suffisamment de répétitions de votre soit optimal où que l’on se situe dans l’espace.

Les artistes doivent pouvoir répéter et faire leur balance avant de monter sur scène.

Préparez un déroulé de votre soirée pour gérer correctement toutes les animations, envoyer le traiteur en temps voulu, lancer les artistes…

9 – actions à mener après votre cérémonie des vœux

Remerciez tous les participants avec un mail et publiez photos et vidéos faites durant votre soirée des vœux.

Animez vos réseaux sociaux.

Selon la cible, proposez un questionnaire de satisfaction pour améliorer vos prochains événements.

Les KPI précédemment définis vous permettront également de mesurer le taux de participation, le niveau d’engagement, la résonnance digitale et print…

10 – évolution et optimisation de votre soirée des vœux

Même si une cérémonie des vœux ou une soirée des vœux restent un format classique, vous pouvez faire évoluer votre événement et lui donner un coup de jeune !

Pourquoi ne pas envoyer une carte de vœux au format vidéo, organiser un jeu à instants gagnants durant la soirée, créer un escape game ou un jeu avec de la réalité virtuelle…

Les options sont nombreuses pour faire évoluer votre soirée des vœux !

Retrouvez ici notre infographie "soirée des vœux "

Vous souhaitez organiser une soirée des vœux ou cérémonie des vœux du maire

Faites-vous accompagner pour organiser chaque étape de votre événement sereinement et en profiter le jour J.

Les équipes de Prest'Agency, agence événementiel, sont à votre disposition pour concevoir votre événement, gérer la technique, les animations et la communication de votre soirée des vœux.

Contactez-nous vite et rencontrons-nous pour échanger autour de votre soirée des vœux ou cérémonie des vœux du maire:

- tél : 01 60 47 89 78

- mail : contact@prest-agency.com

- site web : www.prestagency.com