Comment briefer une agence événementielle selon le type d'événement imaginé

Comment brieffer une agence événementielle

Vous souhaiter organiser un événement, qui peut être :

> un événement lié à l’actualité de votre entreprise

    - Conférence de presse Ademe

    - Lancement de produit

    - Inauguration de nouveaux locaux

    - Anniversaire d’entreprise

    - Road show

    - Journée portes ouvertes

    - Soirée de lancement

    - Conférences de presse

 
> un événement dédié à vos collaborateurs   

     - Séminaire

    - Teambuilding

    - Voyage de récompense

    - Kick off

    - Réunion de comité de direction

    - Assemblée générale

    - Journée incentive

> un événement calendaire dédié à vos clients, prospects et/ou collaborateurs

    - Soirée des vœux

    - Soirée d’entreprise

    - Salon

    - Défilé de mode…

Quel que soit le type d'événement que vous souhaitez organiser, il est important de bien briefer votre agence afin qu'elle puisse répondre au plus juste de vos attentes et vous concevoir un projet sur-mesure, cohérent avec l'ADN de votre marque et en résonance avec votre cible.

Quels sont les questions auxquelles vous devez répondre pour briefer votre agence événementiel :

1 - quel type d'événement souhaitez-vous organiser

Votre entreprise fête son anniversaire et vous souhaitez inviter clients et collaborateurs pour célébrer cet événement marquant; vous lancez une nouvelle gamme et envisager de la présenter à vos clients répartis sur toute la France à travers un road-show; vous réunissez comme tous les ans vos vendeurs en début d'année afin de les motiver et voulez créer un événement impactant présentant votre nouvelle collection vestimentaire...

Précisez également à votre agence quel est le ton et le style que vous souhaitez donner à votre événement.

2 - dans quel contexte vous organisez cet événement spécifique

C'est le moment de présenter votre entreprise, votre marque en détail : son histoire, sa mission, ses valeurs, son engagement, son ambition, ses facteurs clé de succès, son positionnement.

Rappelez quels sont les éléments les plus importants pour comprendre votre marché : part de marché, développement/évolution et tendance, facteurs pouvant expliquer ces évolutions, facteurs économiques, concurrence, distribution, comportement clients, spécificités du marché, enjeux futurs.

Dans le cadre d'un lancement de produit, détaillez le : caractéristique du produit, ses forces/avantages et faiblesses, les bénéfice pour les distributeurs et les clients, différences par rapport à la concurrence, promesse.

3 - quels sont les objectifs de votre événement

Les objectifs dévolus à votre événement vont aider votre agence événementielle à vous proposer l'événement adéquat !

Précisez bien à votre société événementiel les raisons qui vous poussent à organiser cet événement et spécifiez les messages que vous avez l'intention de faire passer.

Cet événement a-t-il un objectif commercial : l'événement doit-il participer au développement de votre entreprise sur son marché, la faire monter en gamme, voire peut-être se défendre d'attaques de la concurrence; vous avez peut-être juste un objectif de maintien de votre part de marché.

4 - quelle est la cible de votre événement

Cette une étape très importante dans la rédaction de votre brief événement car, plus l'agence événementiel aura des informations précises à ce sujet, plus elle vous proposera un concept d'événement en adéquation avec votre souhait et votre public.

Comment définir votre cible :

- au niveau typologie : BtoB ou BtoC, public interne ou externe à l'entreprise

- au niveau socio-démo : sexe, âge, CSP, niveau de formation, situation géographique sans oublier le nombre prévu de participants

- comment se comportent ces personnes par rapport à l'entreprise : attitude à l’égard des produits, de la marque, motivations et freins, implication vis-à-vis de l'entreprise et de ses dirigeants

- quel pourrait être le principal obstacle qui limiterait la participation de la cible à l'événement?
Si c'est le cas, y a-t-il une opportunité pour le lever
Comment voulons-nous qu’elle se comporte à l’occasion de notre événement ?
Que voulons-nous qu’elle pense/ressente à long terme à propos de l'entreprise ou de la marque?

5 - quelles sont les contraintes de l'événement

- avez-vous défini une date pour l'organisation de votre événement?

avez-vous tenu compte des contraintes de votre cible pour fixer cette date, des us et coutumes et de l'environnement social, économique, calendaire...

- dans quel lieu souhaitez-vous convier votre public ?

avez-vous défini une localisation géographique ? le site est-il déjà réservé ou laissez-vous carte blanche à l'agence, auquel cas il est important de préciser vos souhaits en termes de types de lieu, de contraintes organisationnelles, de goûts, d'image à véhiculer...

6 - quels sont les événements que votre entreprise a déjà organisés

Présenter à la société événementiel ce que vous avez déjà fait, loin de l'inciter à faire un copier-coller, va l'aider à percevoir vos souhaits et motivations et contribuera à une réponse satisfaisante.

vous pouvez ainsi lui préciser :

- thèmes des événements déjà travaillés

- concepts proposés

- animations événementielles retenues

Pour une satisfaction commune, n'hésitez pas à expliquer à l'agence de communication événementielle ce qui vous a plu ou déplu dans vos précédents événements (et les raisons), ce que vous ne souhaitez plus proposer à vos invités, les remontées des participants...

7 - quel est le budget alloué à votre événement

Un brief sans budget n'est pas un brief. L'agence ne pourra pas vous proposer un événement qui répondra à toutes vos contraintes si vous ne délimitez pas une enveloppe budgétaire.

En effet le budget moyen d'un événement organisé par votre agence peut être d'un certain montant. L'agence se calera sur ce montant si vous ne lui précisez pas de budget dédié qui peut être faramineux pour votre projet ou inversement en-dessous de vos limites et auquel cas le projet en pâtira et ne vous conviendra pas.

Faites confiance à l'agence qui vous proposera un budget détaillé poste par poste qui vous permettra d'apprécier ses choix.

8 - les attendus de votre agence événementielle

Pour que l'agence puisse vous présenter un projet correspondant à vos attentes, il est important de spécifier son rôle dans l’organisation de votre événement : doit-elle s’occuper de la gestion des invitations, de la création d’un mini site photos, etc ?

- recherche du site

- définition de la thématique, voire d'un logo d'opération

- gestion de la communication en amont, pendant et après l'événement

- création et gestion des contenus

- accueil des participants

- gestion de la technique

- conception de la scénographie, de la décoration et de la mise en lumière de votre événement

- gestion du traiteur

- gestion de la vidéo...

Plus vous nourrirez votre agence événementiel, plus leur réponse vous satisfera et le format d'événement proposé suscitera l'enthousiasme du public visé et restera un moment fort pour votre entreprise et inoubliable pour vos invités.

Besoin d'une agence pour un prochain événement ?

Vous souhaitez rencontrer PrestAgency pour la briefer sur un futur projet, rencontrons-nous. Nos équipes sont à votre disposition pour concevoir un événement sur-mesure adapté à vos contraintes et qui ravira votre public.

- tél : 01 60 47 89 78

- mail : contact@prest-agency.com

- site : prestagency.com