Evénement hybride, pour tout savoir sur ce format d’événement

Qu’est-ce qu’un événement hybride ?

Un événement hybride allie en même temps le présentiel et le distanciel.

C’est un mix digital et physique.

Un événement hybride est donc un événement qui se tient à la fois online et offline :

- un public est présent physiquement pour participer à l’événement

- événement qui est également accessible et suivi par une audience en ligne.

Que l’on participe en direct ou en ligne, 2 prérogatives s’imposent :

- Les participants disposent du même contenu

- Ils bénéficient de la même interactivité.

Ainsi les participants à un événement hybride vivent une expérience similaire quel que soit leur dispositif de participation.

Quels événements peuvent être proposés en format hybride ?

Le format hybride peut en effet

- répondre à différents objectifs

- concerner des publics divers

- résoudre des problématiques très variées.

Pratiquement tous les types d’événement peuvent être organisés selon un mix digital-présentiel

- convention d'entreprise

- séminaire

- soirée d'entreprise, soirée de gala, soirée VIP, soirée professionnelle

- inauguration

- journée portes ouvertes

- anniversaire d’entreprise

- défilé de mode

- conférence de presse

- assemblée générale

- salon professionnel

- congrès

- symposium

- cérémonie des vœux

- soirée des vœux

- lancement de produit

- concert

Pourquoi organiser un événement hybride ?

Un événement hybride permet de créer la rencontre quelles que soient les conditions extérieures pouvant perturber le maintien d’un événement physique :

- Une crise sanitaire qui limite le nombre de participants

- L’éloignement géographiques des invités qui impose trop de contraintes

- Le souhait d’organiser un événement éco-responsable en limitant l’empreinte carbone

- Un site de réception qui limite le nombre de présents

- Un budget à la baisse qui empêche par exemple de prendre en charge les frais d’hébergement.

Les raisons d’organiser un événement hybride sont nombreuses. Elles peuvent s’imposer à l’organisateur comme le coronavirus nous l’a rappelé - ou répondre à une stratégie d’entreprise.

Avantages à organiser un événement hybride ?

Rencontre sur l’événement

Un événement hybride présente l’énorme avantage de tout événement physique : la rencontre.

En effet la rencontre physique reste la composante essentielle d’un événement. C’est le cœur même de l’événementiel !

En réunissant un public sur un lieu physique, l’événement hybride permet de proposer du face à face.

Le besoin de vivre collectivement un moment est très fort – surtout après une année « d’isolement sanitaire » - et l’événement hybride offre ces possibilités de contact physique.

Ambiance sur votre événement

De plus cette présence physique facilite les interactions et offre une meilleure expérience.

En effet inviter des publics sur un événement physique nécessite de concevoir

- une mise en scène,

- une scénographie,

- des décors…

Cet environnement va ainsi jouer sur les 5 sens des invités présents sur le plateau. Cette expérience sensorielle laissera une marque cognitive spécifique à haut pouvoir sur vos invités.

De plus cette mise en scène va permettre de créer une véritable ambiance.

Cet environnement physique saura aussi générer de l’émotion, qui est le levier d’engagement par excellence sur un événement !

Les images étant aussi l’essence du souvenir, cette scénographie événementielle permettra le souvenir chez les participants.

Un événement virtuel ne jouant que sur 2 sens, cette scénographie offre aussi une immersion aux participants online.

Ainsi cette matérialité de l’événement présente des facteurs essentiels dans la réussite de votre événement.

Certains événements hybrides internes peuvent se faire dans l’entreprise. Cette organisation au sein d’un lieu bien connu et familier des salariés va jouer sur la corde du souvenir et de l’émotion. Ce dispositif permet de recréer du lien social et un engagement émotionnel plus fort.

Connexion avec le public

La connexion directe avec le public physique est essentielle pour les intervenants.

Elle permet de voir comment la cible réagit à certains messages. Elle permet ainsi d’adapter le discours, de renforcer des contenus, expliquer des interventions, faire évoluer sa gestuelle… en effet il est impossible de voir comment l’audience online réagit.

Cette connexion physique est un véritable guide pour les intervenants. Elle permet en outre de créer une connexion émotionnelle entre la marque et ses publics.

Au final c’est l’assurance d’une meilleure expérience pour les participants et les intervenants.

Atouts de l’événement virtuel

L’événement hybride bénéficie aussi des avantages de l’événement virtuel.

En effet un événement digital représente une opportunité pour

- accroître son audience

- internationaliser son événement.

Vous pouvez inviter une cible impossible à déplacer en temps de crise sanitaire ou en raison des coûts engendrés.

Avec une communication de recrutement efficace, vous pouvez donner une véritable ampleur à votre événement et élargir votre public – et lui donner une formidable résonance digitale.

Maintenir le lien

Le besoin de vivre collectivement un moment est très fort – surtout après une année « d’isolement sanitaire » - et l’événement hybride offre ces possibilités de contact physique.

Autre avantage du virtuel c’est de pouvoir maintenir le lien quelles que soient les conditions extérieures ou internes à l’entreprise. Mais on pense plus facilement aux confinements subis cette année pour cause de crise sanitaire. Le virtuel permet de continuer à communiquer avec ses équipes et de maintenir une cohésion de groupe minimale.

Mais pour faire de ces réunions virtuelles de véritables expériences, certaines conditions doivent être réunies – conditions sine qua non que nous verrons ultérieurement.

Exploitation de l’événement optimisée

L’ajout d’une composante virtuelle ouvre un champ des possibles à plusieurs niveaux !

- Le digital permet d’exploiter l’événement avant, pendant et après – et bien au-delà de la mise à disposition des replays de l’événement. Le digital permet en effet de viraliser du contenu et une expérience.

- Un événement virtuel permet de collecter des données. Cette collecte de données permet de mesurer, chiffres à l’appui, l’efficacité et la performance de votre événement.

- Plus qu’un simple outil de mesure, ces informations nous permettent de mieux connaître nos participants, leurs besoins et attentes.

En effet autant il est difficile – voire impossible – pour des participants physiques de quitter une plénière, autant la déconnexion de l’audience en ligne est très simple. Ainsi la connaissance de leur comportement, tout comme leur consommation des contenus proposés, aideront à améliorer les prochains événements – et à produire de prochains contenus qui seront plébiscités.

- Enfin le digital vous permet de garder le contact après votre événement.

Cette opportunité accroît le nombre d’interactions entre votre entreprise ou votre marque et ses publics. Ces interactions postérieures à votre événement hybride sont une chance de renforcer la fidélité de vos publics.

La mise en réseau

Cet avantage est offert à tous les participants, qu’ils soient présents physiquement ou en ligne.

C’est en effet une pratique évidente pour les invités physiques qui peuvent s’octroyer des réunions physiques simplement.

Le digital offre également cette possibilité. Les plateformes associées à tout événement virtuel donnent accès

- à des échanges entre participants,

- à des rencontres entre participants et intervenants,

- à des espaces de réunion entre les membres

Cette possibilité de rencontre en ligne entre les différents publics est essentielle pour la réussite de votre événement hybride.

La connexion et l’interaction entre vos publics présents et à distance est indispensable. Si elle n’existe pas, vous n’organisez pas un événement hybride. Vous proposez une simple diffusion en live de votre événement physique.

Une inspiration événementielle

Le mix digital/présentiel offre de nouvelles ressources pour réinventer l’événement. Ce sont des opportunités extraordinaires pour innover et offrir de nouvelles expériences marquantes et inédites à tous les participants.

Nos conseils pour votre événement hybride

Informer pour comprendre

L’information est essentielle sur un événement hybride.

Vous devez en effet dès le début de votre événement informer les participants que vous vous adressez à un public virtuel et physique en même temps.

Il est également indispensable de préparer les publics à ce qui va se passer sur votre événement, au déroulé, aux modalités de fonctionnement…

Une technique irréprochable

La technique est essentielle pour la réussite de votre événement hybride.

Une bonne connexion wifi est indispensable.

La puissance du débit internet aura donc une grande importance pour assurer la qualité des liaisons vidéo diffusées. Les réseaux de connexion internet du lieu physique peuvent être insuffisants. Il est possible de devoir mettre en place une connexion internet très haut débit sur votre événement.

Vous devez également veiller à disposer d’une solution digitale de qualité et sécurisée qui soit fluide et homogène. Sur certains événements, une liaison via Zoom ou Teams peut être insuffisante. Et il vous sera nécessaire de faire appel à une solution technique indépendante des réseaux de masse existants.

La captation live sur votre lieu événementiel et à distance pour les intervenants en ligne doit être professionnelle pour garantir une expérience utilisateur fluide et engageante.

Proposant une expérience à la fois physique et en ligne, vous devez offrir un environnement technique de qualité : une sonorisation optimale, un éclairage et une mise en lumière professionnels, une scène digne de tout événement physique.

Une scène événementielle

Jouant un rôle à la fois pour le public présentiel et distanciel, il faut privilégier la scène qui devient un repère pour tous les publics.

Nous vous conseillons d’aménager un plateau TV

Voir notre article sur le dispositif plateau TV pour événement virtuel

=> En savoir plus et recevoir notre guide pratique "événement virtuel"

La réalisation de ce studio TV permet d’assurer une présentation dynamique des intervenants en soignant leur mise en images. Cette mise en scène permet d’éviter les phénomènes de lassitude des participants online. En effet ceux-ci peuvent décrocher rapidement si une image fixe et sans relief reste sur les écrans durant tout l’événement hybride.

La réalisation d’un plateau caméras permet aussi de varier et multiplier régulièrement les images afin de contribuer à la dynamisation de la diffusion des interventions.

Scénariser l’environnement

Comme on l’a vu préalablement, la scénographie et la décoration sont essentiels pour connecter les publics, jouer avec leurs sens, générer une connexion émotionnelle et générer un souvenir mémorable.

Des écrans leds peuvent ainsi servir à réaliser un décor de fond de scène événementiel.

Ils offrent en outre la possibilité de diffuser des images et un habillage visuel adaptés aux différents temps forts de l’évènement.

Des éclairages traditionnels et robotisés permettent de ponctuer les interventions afin de compléter la mise en valeur de vos intervenants.

Une plateforme pour votre événement hybride

Pour maintenir l’attention et favoriser les interactions avec les participants, une plateforme est essentielle pour engager tous les participants.

De l’inscription, à la diffusion, en passant par les applications interactives ou ludiques, cet outil permet de transformer votre événement en une réelle expérience mémorable.

Celle-ci doit être simple et accessible pour offrir le meilleur à tous vos publics – et capable d’offrir une interactivité entre les participants et les intervenants et entre les participants physiques ou en ligne.

Un scénario et des contenus adaptés

Le public en ligne peut quitter très facilement un événement virtuel.

Il est essentiel de capter et de maintenir leur attention tout au long de l’événement.

Pour ce faire vous devez adapter vos contenus et la durée des interventions pour que personne ne décroche – et proposer des pauses entre chaque intervention.

Et garder à l’esprit 2 éléments importants et structurants pour votre événement :

1 - le public à distance, très volatile, est seul devant son écran et difficile à engager.

2 - Quels sont les messages à faire passer et que les publics pourront mémoriser ?

Cette contrainte et cette question vous aideront à concevoir un événement mémorable et à réussir une alchimie entre les 2 formats – en ayant aussi à l’esprit que l’attention est au cœur de l’événement hybride.

Objectifs et cibles de l’événement hybride

Il ne faut pas penser technologie quand vous organisez un événement hybride ou virtuel. La technologie est et reste un outil à votre disposition.

Il faut raisonner et construire votre événement en fonction de vos cibles et de leurs comportements et surtout des problématiques à résoudre :

- Créer du lien

- Fidéliser

- Donner de la visibilité

- Favoriser l’implication

- Faire connaître

- Remotiver…

Vous devez concevoir votre événement sur la base des objectifs à travailler.

Qu'est-ce qu'un événement hybride pour résumer ?

Un bon événement hybride est un événement qui emprunte les avantages de chaque format.

Le physique n’est pas le rival du virtuel et inversement.

L’événement phygital bénéficie de ses 2 composantes virtuelle et physique qui viennent se nourrir mutuellement et augmenter au final l’impact de votre événement.

Il doit cependant être conçu en fonction des caractéristiques de chaque format, en ayant à l’esprit les interactions et l’émotion.

En effet l’émotion est un levier d’engagement fort sur tout événement tout comme l’interaction est la clé d’une immersion réussie.

Et au cœur même de l’événement, la rencontre doit se faire entre tous les participants et intervenants.

Qu’importe les formats, les événements proposant à la fois

- une rencontre humaine

- un contenu captivant et faisant sens pour les publics

- sans oublier la connexion émotionnelle

auront un intérêt stratégique pour l’entreprise et pour les participants.

Organiser un événement hybride

Vous souhaitez organiser un événement hybride pour vos salariés, vos clients, vos partenaires...

Quelle que soit la cible visée, Prest'Agency, agence événementielle est à vos côtés pour concevoir un événement attractif qui saura maintenir l'attention des participants.

Rencontrons-nous pour échanger autour de votre problématique.

Contactez-nous sans tarder :

Prest'Agency, agence événementielle

- tél : 01 60 47 89 78

- mail : contact@prest-agency.com

- site web : www.prestagency.com