Faut-il faire appel à une agence événementielle pour votre soirée d’entreprise ?

Soirée évènementielle, dans quel cadre faire appel à une agence d’organisation d’évènements ?

La question est posée : faut-il recourir à une agence évènementielle pour organiser une soirée corporate ?

Qu’il s’agisse :

- d’une soirée de fin d’année,

- une soirée de vœux ou de fin d’année,

- une soirée inaugurale

- une soirée anniversaire

- une soirée de gala…

et quel que soit le public visé :

- les collaborateurs de l’entreprise

- le personnel d’une mairie

- ses clients

- ses partenaires

- les habitants d’une commune 

 Évolution du marché de l’organisation de soirée

Le marché de l’organisation des soirées a considérablement évolué au cours de ces dernières années.

> Bon nombre de plateformes de recherche de lieux se sont multipliées. Ce développement s’est fait autant dans la diversité que d’un point de vue original. Certaines plateformes se spécialisent même en proposant des lofts et ateliers divers ou encore des rooftop exceptionnels.

> A côté de cette offre de plateformes de recherche de lieux, on observe les groupes gestionnaires de lieux. Ceux-ci ont continué à se développer en multipliant le nombre d’espaces dont ils assurent aujourd’hui la gestion. Parallèlement à cette gestion, ils proposent aussi très souvent des prestations « clés en main » intégrant un kit technique, le traiteur et l’animation. Les clients se voient ainsi proposer des offres packagées dans le même esprit que celles des hôtels de séminaire. Avec une offre de services limitée et très souvent onéreuse !

Aujourd’hui, ces offres packagées correspondent aux besoins de bon nombre de sociétés. En effet celles-ci souhaitent organiser une soirée évènementielle dont l’objectif principal est le rassemblement.

Pour ce type de soirées très basiques, faire appel à une agence évènementielle n’est pas forcément justifié en termes de valeur ajoutée.

Organiser des soirées d’entreprise sur-mesure

On l’a vu, les offres packagées de soirées peuvent convenir pour des événements très basiques.

Cependant dans certains cas, elles peuvent être insuffisantes pour différentes raisons :

Des objectifs de soirées d'entreprise spécifiques

En effet les entreprises peuvent avoir des objectifs autres que le simple fait de rassembler ses collaborateurs.

Elles peuvent par exemple souhaiter :

o   recréer du lien

o   faire passer des messages

o   marquer un moment dans la vie de l’entreprise…

Face à ces attentes précises, réunir des individus dans un lieu avec traiteur et DJ n’aura aucun effet !

Nouveaux comportements des Millenials

La COVID 19 a exacerbé des tendances latentes. La crise sanitaire a créé des situations nouvelles par rapport aux besoins voire aux exigences des collaborateurs. Ceux-ci deviennent de plus en plus volatiles quant à leur parcours en entreprise.

Organiser une soirée évènementielle sur mesure peut faire partie des moyens utilisés par l’entreprise pour accroitre l’esprit d’appartenance à cette dernière.

Le télétravail a généré de nouvelles habitudes. Le retour au bureau est compliqué pour certains salariés. Organiser un événement d’entreprise peut être envisagé pour redonner envie aux collaborateurs de venir travailler au sein des locaux de l’entreprise. Cependant celui-ci doit être plus nourri qu’un simple repas dans un lieu même exceptionnel.

Le développement du no show

Le no-show consiste à s’inscrire à un événement et à ne pas venir.

Cette tendance se développe fortement depuis le covid.

Même inscrits, certains participants refusent, très souvent par flemme, de se rendre sur l’événement.

Le rapport effort / récompense, stratégique sur un événement, doit être pris en compte très en amont dans l’organisation de votre soirée.

L’idée de ne rien rater d’essentiel ou d’exceptionnel va générer un taux de no show très élevé.

Il est ainsi essentiel de proposer une soirée impliquante pour les participants. Pour créer ce contenu, l’agence événementielle vous sera d’une grande aide. Elle saura proposer un programme tenant compte des attentes et désirs des participants. Et travailler chaque point de contact durant l’événement.

La communication sera également votre alliée pour limiter tout pain point.

Une stratégie de contenu pour votre soirée d’entreprise

Le contenu est essentiel pour tout événement. Qu’il s’agisse d’une soirée ou d’un séminaire, d’une convention, d’une remise de prix…

Le contenu ne se limite pas à un logo, un slogan à décliner ou encore une thématique à promouvoir.

Le contenu événementiel concerne l’ensemble des messages à diffuser pendant l’événement. A chaque point de contact avec les participants.

Le contenu va permettre de créer une expérience pour les invités. L’objectif étant de les impliquer et de les transformer.

Pour répondre à ces attentes et ces objectifs, le recours à une agence événementielle s’impose. Une agence d’événement saura accompagner une entreprise à couvrir et engager son public. Et ainsi à produire contenu et storytelling capables de rendre du sens à l’événement et à répondre aux nouvelles situations vécues par les entreprises.

Organiser une soirée d’entreprise dans les locaux de l’entreprise

Certaines entreprises souhaitent organiser des évènements au sein de leurs propres locaux.

Inviter dans l’entreprise permet de créer de l’attachement vis-à-vis des salariés à leurs bureaux tout en recréant du lien entre eux et envers la société.

En dehors des locaux de l’entreprise, trouver un lieu évènementiel revêt un caractère important. En effet c’est lui qui va conditionner en partie l’ambiance de la soirée.

On s’aperçoit donc que le choix du lieu de l’évènement va jouer un rôle important dans l’organisation de ce dernier. Mais, le revers de la médaille, c’est que le choix du lieu ne fait pas tout.

En effet on oublie trop souvent qu’après la première demi-heure de découverte, le lieu, même le plus original, perd de son attractivité. Et l’effet whaou de l’arrivée s’est complétement estompé.

Il va donc être nécessaire de créer une ambiance autour du lieu en scénarisant la soirée.

L’agence événementielle saura alors au moyen d’éléments décorations, d’éclairages adaptés au contexte transformer vos locaux en un lieu événementiel attractif.

Comment une agence événementielle peut vous accompagner pour l’organisation votre soirée

Très utiles pour réunir rapidement un public, les formules packagées lieu-traiteur-DJ ne répondent pas aux problématiques événementielles pourtant stratégiques.

L’agence événementielle est capable de créer des expériences de marque uniques et inoubliables qui vont dépasser le seul cadre logistique.

Prest'Agency, agence événementielle, vous accompagne pour organiser des soirées d’entreprise selon les principes suivants :

Proposer un programme centré sur l’humain

L’agence événementielle commence toute intervention par la connaissance du public visé.

Ainsi elle va concevoir des expériences événementielles basées sur les besoins et attentes des invités.

Tenir compte du comportement des individus permettra de créer des événements attrayants et favorisant un sentiment de communauté. Objectif primordial pour toute entreprise ou marque.

Favoriser les moments humains

La crise sanitaire a généré isolement et angoisse pour la population. Ainsi les individus ont de nouveau besoin de connexion humaine et de conversation.

L’agence événementielle saura vous proposer des événements créateurs d’opportunités de contacts pour que les participants puissent interagir entre eux. L’agence fera place à la conversation lors de la conception de la soirée d’entreprise.

Offrir une scénographie originale et surprenante

Plus que le lieu, la scénographie a un pouvoir fabuleux : émerveiller les invités !

Décors, lumières, sons, projections vidéo, écrans leds…

L’agence d’événement saura créer un spectacle époustouflant et créer une expérience immersive.

Proposer des contenus puissants

Le contenu est essentiel sur un événement. C’est une clé de facteur de succès limitant le no-show.

Professionnelle de la communication, une agence événementielle saura vous assister dans votre production de contenus. Elle saura concevoir des contenus pertinents, faisant sens et répondant aux attentes des participants. Et vous conseillera dans le timing de diffusion.

Cette présentation des contenus pendant l’événement, à tous les points de contacts, sera à même de légitimer votre événement.

Concevoir des événements utiles

Face à la profusion d’événements en tous genres, il est essentiel de proposer des événements utiles à vos cibles. Des RDV qui répondront à leurs problématiques.

Une société d’événement saura vous proposer des soirées offrant une plus-value aux invités.

Chaque point de contact sera travaillé pour proposer un bénéfice aux participants. Qu'il soit informatif, divertissant, culturel, humain, commercial, financier…

Proposer des animations pertinentes et faisant sens

La diversité et le choix des animations prévues vont également jouer un rôle important lors de la soirée d’entreprise. en effet elles vont permettre de créer une émulation entre les participants et ce au-delà du désormais traditionnel et incontournable Photo Booth et du DJ.

Proposer et diversifier les animations participatives orientées autour du jeu, de la présence d’artistes musicaux ou visuels ou encore d’ateliers va permettre d’accroitre et de multiplier les échanges entre les participants.

Faire appel à des intervenants convaincants et cohérents avec l’événement et sa problématique

Un événement permet de faire passer des messages.

Pour plus d’impact et de légitimité et/ou crédibilité, il est souvent plus efficient de faire appel à des intervenants extérieurs.

Une agence événementielle saura vous conseiller sur le choix de l’interlocuteur en fonction de votre problématique, du profil de votre public et de la qualité des orateurs.

Plus qu’un nom, l’agence vous recommandera une personnalité qualitative et adaptée capable de surprendre, de captiver et d’impliquer vos invités.

Faire vivre des émotions

Les émotions ont un impact puissant sur le comportement des invités et leurs actions futures.

Elles font vivre une expérience mémorable et inattendue sur une dimension très personnelle. Les émotions sont ainsi capables de générer de la confiance et de renforcer la fidélisation.

Une agence événementielle saura intégrer une dimension émotionnelle dans sa stratégie événementielle et dans la conception de votre soirée d’entreprise. Les invités pourront ainsi associer positivement ces moments d’enchantement à l’entreprise.

Faire appel à une agence événementielle pour votre soirée d’entreprise

A l’heure de l’individualisation et de la dépersonnalisation vécue par les entreprises, il est primordial de repenser ses évènements.

Le travail du contenu d’une soirée devient un véritable leitmotiv de l’organisation afin de rendre du sens et favoriser de l’attachement vis-à-vis de ses collaborateurs à son entreprise. Le contenu de la soirée va alors être primordial pour faire adhérer au mieux ses participants à l’évènement.

C’est dans ce cadre que le fait de faire appel à une agence de communication évènementielle prend tout son sens afin de concevoir un véritable évènement sur mesure.

Faire appel à Prest’Agency pour votre soirée d’entreprise

Plus que vous proposer un lieu, un traiteur et un DJ pour votre soirée, Prest’Agency est avant tout un concepteur d’expériences.

Notre agence événementielle ne fait pas que réunir les publics cibles. Prest’Agency organise de véritables moments transformatifs pour chaque participant.

Chaque événement conçu par notre agence d’événements optimise son ROE, Return On Emotion.

Pour vos soirées, mais également pour des défilés de mode, des conventions, séminaires, conférences, anniversaires d‘entreprise…tous nos événements visent à déclencher des émotions positives favorisant engagement et lien durable.

Chez Prest’Agency, chaque événement est travaillé pour l’humain, autour de l’humain et avec des humains !

Notre agence vous accompagne à différents niveaux pour tous vos événements : d’un point de vue stratégique, créatif, esthétique, technique et technologique, pour faire de vos événements des expérience immersives mémorables.

Organiser une soirée d'entreprise implicante et marquante

Vous souhaitez organiser une soirée pour vos collaborateurs ou vos clients.

Prest'Agency, agence événementielle Paris, est à vos côtés pour vous proposer un événement mémorable faisant sens avec votre problématique et pour vos cibles.

Rencontrons-nous pour échanger autour de votre problématique et de votre marque.

Prest'Agency, agence événementielle

- tél : 01 60 47 89 78

- mail : contact@prest-agency.com

- site web : www.prestagency.com