Comment Organiser une Réunion Plénière Événementielle Inoubliable

Créer l'impact en organisant une plénière très événementielle et mémorable 

Les réunions plénières se positionnent comme des moments forts dans la vie d'une entreprise.

Ces plénières sont une occasion unique de partager des stratégies clés et de célébrer les succès collectifs.

Elles peuvent adopter divers formats comme par exemple

• Conférence
• Assemblée générale
• session d'information
• réunions diverses et variées…

L'efficacité et l'impact d'une plénière ne résident pas seulement dans la transmission d'informations.

Un constat interpelle : 40% des participants à un event passent plus de temps sur les réseaux sociaux qu'à écouter les présentations. Ce chiffre monte à 55% passé 20 minutes de speech. 

Ainsi l’efficience d’une plénière réside plus dans sa capacité à motiver, inspirer et engager les participants.

Dans l'article qui suit, nous partageons nos conseils les plus avisés pour organiser une réunion plénière exceptionnelle.

Cet article vous guide à travers les étapes clés pour organiser une réunion plénière qui non seulement atteint ses objectifs, mais reste gravée dans la mémoire des participants.

Des fondements d’une plénière à la manière de la rendre interactive et dynamique, en passant par les détails d'une organisation efficace, nous couvrirons tout. Alors, prêt à marquer les esprits et à rendre votre prochaine plénière inoubliable ? C'est parti !

Qu’est-ce qu’une plénière ?

Avant de plonger dans le vif du sujet, prenons un moment pour définir ce qu'est une réunion plénière.

Le terme "plénière" est dérivé du latin "plenus" qui signifie "plein". Une réunion plénière est donc une réunion où tous les membres d'une organisation ou d'un groupe sont présents.

Les réunions plénières sont des assemblées organisées par les entreprises pour rassembler la totalité ou une partie de leur personnel.

Le but de ces réunions est de communiquer des informations importantes.

Elles se distinguent par leur caractère inclusif, permettant à tous les niveaux hiérarchiques de participer et d'échanger.

Les formats de ces réunions peuvent varier considérablement en fonction des objectifs visés :

• conférence thématique pour présenter les nouvelles orientations stratégiques,
• assemblée générale annuelle pour faire le point sur les performances de l'entreprise,
• session d'information dédiée à la formation continue sur des sujets spécifiques,
• réunion d’entreprise pour présenter un lancement de produit, un nouveau projet ou de nouvelles initiatives. Ou encore pour entendre les résultats financiers, la stratégie d’entreprise et les mesures prises pour l’atteinte des objectifs.
• réunion d’associations pour discuter des prochaines actions et de voter sur des questions importantes
• colloque entre professionnels et experts d’un domaine spécifique
• congrès interprofessionnel
• convention interne
• cérémonie de remise de prix…

Certaines de ces réunions répondent à des obligations légales comme les assemblées générales. Ce qui n’est pas le cas de tous les formats.

Mais alors, quelle est la durée standard d'une telle réunion ? La fréquence ? Le lieu ?

Eh bien, cela peut varier. En règle générale, une réunion plénière peut durer de quelques heures à une journée entière, en fonction de l'ordre du jour.

Quant à la fréquence, elle peut être annuelle, semestrielle ou même trimestrielle, en fonction des besoins de l'organisation.

Le lieu peut être le site de l'organisation elle-même, un centre de conférence, ou même en ligne pour favoriser la participation ou en cas de pandémie.

La polyvalence des réunions plénières en fait un outil précieux dans n'importe quel domaine.

Maintenant que nous avons établi ce qu'est une réunion plénière, plongeons-nous dans le cœur de l'article : comment organiser et animer une réunion plénière très évènementielle !

Pourquoi organiser une plénière ?

Organiser une réunion plénière au sein d'une entreprise répond à différents objectifs stratégiques, essentiels pour le développement de l’entreprise.

Voici pourquoi il est judicieux de concevoir ce type d'événement au sein de votre structure.

Quels peuvent être les impacts d’une plénière ?

Favoriser la communication interne

L'objectif principal de ce type d’event est de stimuler la communication interne. Communication à la fois descendante et montante.

C'est l'occasion idéale pour échanger des informations, partager des idées et permettre à tous les participants de se mettre à jour sur les dernières actualités de l'entreprise.

C'est une possibilité unique à chaque voix d'être entendue.

Et cette capacité d’échange permet aussi de créer une atmosphère de coopération comme le dit si bien Michael Page dans son étude sur le travail en équipe.

De plus les réunions plénières facilitent une diffusion claire et directe des informations importantes. C’est l’assurance assurant que tous les salariés reçoivent le même message en même temps réduisant ainsi les risques de malentendus ou d'informations erronées.

Renforcer la cohésion d’équipe

En créant un environnement où chaque membre de l'équipe peut s'exprimer et partager ses idées, cela renforce le sentiment d'appartenance. Ce type d’échange permet de créer une équipe plus soudée et favorise la cohésion de groupe.

Stimuler la créativité

Une réunion plénière favorise également le brainstorming. Cette technique où chacun peut s’exprimer ouvre le débat vers des idées nouvelles et innovantes.

Prendre des décisions stratégiques

Enfin, une réunion plénière est souvent le lieu où se prennent les grandes décisions stratégiques.

C'est le moment où les responsables de l'entreprise peuvent partager leur vision, discuter des objectifs à long terme et planifier les prochaines étapes pour atteindre ces objectifs.

On le voit les réunions plénières sont essentielles pour l’entreprise.

Cependant pour être efficaces, elles doivent être bien orchestrées. Sinon vous risquez le contre-production et une perte de temps pour tous, participants comme organisateurs.

La section suivante présente les règles d'or pour assurer l'efficacité des plénières, en réponse au défi croissant de maintenir l'attention des participants. N’oublions pas que 50% des participants oublient plus de 80% de l'information partagée.

Les réunions, lorsqu'elles sont bien orchestrées, jouent un rôle crucial dans le succès d'une entreprise. Elles facilitent la communication, renforcent les liens, favorisent l'innovation et aident à résoudre les problèmes. Louis Vareille compare le management à la chorégraphie de réunions, soulignant l'importance de la préparation, de la sélection des participants, de la gestion du temps de parole et de la capacité à synthétiser les discussions.

Pour éviter que les réunions ne deviennent contre-productives et une perte de temps, il est essentiel de suivre des principes clairs pour leur organisation, que ce soit en présentiel ou à distance.

Alors, en gardant à l'esprit l'avis d'Elon Musk qui souligne que "les réunions sont ce qui tue le temps le plus dans une entreprise, mais lorsqu'elles sont bien organisées, elles peuvent être très bénéfiques", êtes-vous prêt à revoir la manière dont vous organisez vos réunions plénières ?

L’art de l'organisation d'une plénière inoubliable

L'organisation d'une plénière réussie est bien plus qu'une simple série d'étapes de planification.

Il s'agit d'un moment significatif dans la vie d'une entreprise, d'une association ou d'un établissement public, qui requiert une attention particulière.

Selon une étude OpinionWay, 1/4 des salariés ne perçoit pas l’utilité des réunions. 40 % des participants se concentrent sur leur smartphone ou leur ordinateur pour faire passer le temps.

De plus les neurosciences nous apprennent que l’attention des participants atteint un seuil critique au bout de dix minutes en moyenne. A partir de là, l’éveil et le maintien de l’attention vont diminuer considérablement plongeant le public dans une attention focale et sélective.

Au final seule une réunion sur quatre va aboutir à une prise de décision.

Ce qui équivaut à perdre l’équivalent de trois semaines par an à se réunir pour rien ou pas grand-chose…

Le défi est de taille. D’autant plus que concevoir un événement de ce type semble simple. Cependant l'omission de certains aspects clés comme la mise en scène et la présentation peut impacter considérablement l'expérience des participants.

Voici donc les éléments essentiels à prendre en compte pour orchestrer une plénière réussie :

Définir les objectifs de votre réunion plénière

Comme pour n’importe quel événement, c'est la première étape cruciale de l'organisation d'une plénière.

Quel est l'objectif de la réunion ?

Est-ce pour :

• partager des informations,
• générer des idées,
• prendre des décisions
• renforcer l'esprit d'équipe
• dresser une politique d’entreprise ?

Une fois les objectifs clairement définis, ils guideront toutes les autres décisions prises lors de la planification de la plénière.

Choisir le format

Le format de la plénière dépendra des objectifs définis.

Par exemple, si l'objectif est de générer des idées, un format de brainstorming sera approprié.

• Si l'objectif est de prendre une décision, un format de débat serait être plus adapté.
• Si l’objectif est de présenter les résultats et de motiver les équipes, la convention sera plus appropriée.
• Si l’objectif est de réunir les associés, un format de small event fera l’affaire…

Sélectionner les participants

Le nombre de participants à une plénière peut varier en fonction de son objectif.

En général, une plénière implique la participation de toutes les parties prenantes, afin de favoriser une communication ouverte et transparente.

Cette sélection permettra de passer à l’étape 4.

Choisir un lieu

Il est crucial de choisir un lieu approprié qui offrira aux participants une visibilité maximale.

L’équipement du lieu est important pour s’adapter à votre format d’événement.

L'ambiance du lieu devrait également correspondre au ton de l'événement.

Ordre du jour

Une plénière suit généralement un ordre du jour précis. Il est essentiel de concevoir un déroulé qui s'appuie sur les moments forts de l'événement.

Cet ordre du jour est essentiel pour l’agence en charge de l’organisation de votre événement.

Mise en scène technique

La mise en scène joue un rôle crucial dans la dynamique de la plénière.

Elle doit mettre en valeur vos contenus, tout en renforçant l'impact des messages transmis aux participants.

Veillez à ce que le site propose un aménagement scénique satisfaisant et efficace.

Il doit aussi proposer une régie technique suffisante pour gérer lumière, acoustique, affichage des contenus, écran de retour…

Cependant un site non équipé n’est pas problématique. Il est toujours possible de recréer une régie, d’aménager des écrans leds…

L’important dans ce cas est de concevoir votre plénière comme un plateau TV

Conditions techniques appropriées

Assurez-vous que les personnes sur scène sont correctement éclairées et audibles.

Exigez des techniciens experts pour gérer l'éclairage, le son, la vidéo et les écrans.

Scénographie

Cette dimension transforme le lieu et plonge les participants dans l'univers souhaité.

C’est un outil exceptionnel pour marquer votre public.
En effet elle permet de structurer l’espace en créant des décors particuliers et une atmosphère spécifique.
C’est une aide très efficace pour faire passer vos messages.
La scénographie joue aussi un rôle prépondérant dans les réunions, quel que soit leur format. Lle son, les lumières ou les décors vont participer à l’engagement de votre public.

Elle est également l'occasion de personnaliser l'événement aux couleurs de votre marque.

Mobilier

Le choix du mobilier contribue également à la valorisation des intervenants.

L'agencement doit être réfléchi pour favoriser une image proactive et dynamique des intervenants.

Il participe aussi à la création de l’ambiance souhaitée.

Captation vidéo

Cette étape est nécessaire si certains participants suivent l'événement à distance.

Elle permet également de garder une trace de l'événement.

C’est une aide si vous devez retranscrire votre assemblée générale par exemple.

Et les rushes vous permettront aussi de créer un aftermovie à diffuser après l'événement.

On le voit, l'organisation d'une plénière efficace n'est pas un jeu d'enfant.

Mais en tenant compte de ces éléments clés, vous pouvez faire de votre réunion plénière un événement mémorable et percutant.

Comment choisir les meilleurs intervenants pour votre plénière ?

Sur une plénière, il est impossible pour les participants de maintenir une concentration et une attention parfaite en permanence.

Selon les tests de Mackworth, la vigilance s’amoindrit dès 30 minutes.

Pire encore selon John Medina : au bout de 10 minutes d’attention sur un même sujet, l’attention baisse dangereusement.

Des stimuli existent pour dépasser cette barrière des 10 ou des 30 minutes si on est optimiste !

• Savoir raconter une histoire ou l’importance du storytelling
• Déclencher des émotions fortes pour renforcer l’aspect mémoriel de l’événement
• Intéresser : la pertinence reste une valeur sûre.

Cette pertinence passe aussi par les intervenants proposés.

Pourquoi choisir des intervenants de qualité est crucial ?

La qualité des intervenants a une influence directe sur l'engagement de vos participants. Un bon intervenant saura captiver l'auditoire, transmettre efficacement le contenu de la plénière et susciter des discussions productives.

Leur qualité peut faire la différence entre une plénière mémorable et un événement qui tombe à plat

En effet un intervenant efficace ne se contente pas de partager des informations. Il inspire, motive et provoque une réflexion profonde chez chaque participant.

La sélection judicieuse d'intervenants garantit que le contenu de la plénière sera présenté de manière claire, dynamique, engageante et accessible.

Les participants connaissent bien évidemment les organisateurs de la plénière – souvent la direction. Et peuvent être réfractaire à leur discours. Un intervenant extérieur pourra être capables de créer une connexion émotionnelle avec l'audience, rendant l'expérience mémorable et significative.

En étant neutres par rapport aux dirigeants de l’entreprise, ils peuvent plus facilement susciter des discussions productives. Et ces échanges pourront ouvrir la voie à des idées innovantes et à des solutions créatives aux problématiques et défis du moment.

Face à l'importance cruciale de sélectionner les bons intervenants, il est indispensable d'adopter une approche méthodique et réfléchie.

En choisissant soigneusement vos intervenants, vous pouvez vous assurer que votre message sera transmis de manière efficace et captivante.

Voici donc nos conseils pratiques pour vous guider dans cette démarche.

Quels sont les différents types d'intervenants possibles pour une plénière ?

Il existe plusieurs types d'intervenants possibles pour une plénière.

 En effet ça peut être :

• des personnalités publiques reconnues,
•  des experts dans leur domaine,
• des journalistes spécialistes
• des animateurs professionnels,
• des coachs spécialisés
• des témoins qui apportent une perspective unique, et bien d'autres encore. Le choix des intervenants doit être aligné avec les objectifs de la plénière.

Quels sont les critères de sélection des intervenants ?

Il n'y a pas de critères universels pour le choix des intervenants.

Cela dépend du type, du format et des objectifs de votre plénière. Cependant, certains critères communs incluent l'expertise dans le domaine, la capacité à transmettre des connaissances de manière pédagogique, la notoriété dans le domaine, le charisme et l'adaptabilité à différentes situations.

Voici des étapes et critères à considérer pour faire les meilleurs choix :

Réputation et crédibilité des intervenants

Recherchez des intervenants ayant une solide réputation dans leur secteur. Les recommandations, les avis en ligne, et leur présence sur les réseaux sociaux peuvent vous aider à évaluer leur crédibilité et leur impact potentiel sur votre audience.

Notoriété des intervenants

Considérez la notoriété de l’intervenant. En effet un intervenant renommé peut augmenter l'attractivité de votre plénière.

Compétences de communication et capacité d'engagement

Optez pour des orateurs capables de captiver et d'engager leur public. Les meilleures interventions sont celles qui stimulent une interaction, invitant les participants à réfléchir, poser des questions, ou même participer à des activités pratiques.

Expérience préalable

Prenez en compte l'expérience des intervenants dans des événements similaires. Une familiarité avec le format plénière et une aptitude à gérer de grands groupes sont des atouts précieux.

Échange et interactivité

Privilégiez des intervenants ouverts à intégrer les questions du public non préparées ou des activités interactives.

Adéquation à la thématique

Assurez-vous que le contenu proposé par les intervenants s'aligne parfaitement avec le thème de votre plénière. Un discours pertinent et bien intégré renforcera la cohérence de l'événement.

Préparation et disponibilité

Engagez des intervenants prêts à investir le temps nécessaire pour préparer leur intervention et s'adapter aux besoins spécifiques de votre événement. Leur disponibilité pour des répétitions ou pour personnaliser leur discours peut faire une grande différence.

Feedbacks et références

Consultez les retours d'expériences précédentes et demandez des références si possible. Les témoignages d'organisateurs d'événements passés peuvent vous offrir des insights précieux sur l'efficacité et l'impact des intervenants.

Comment trouver et contacter des intervenants potentiels ?

Il existe plusieurs méthodes pour trouver des intervenants potentiels.

Vous pouvez utiliser des plateformes spécialisées qui répertorient des experts dans divers domaines ou solliciter votre réseau professionnel. Vous pouvez également utiliser les réseaux sociaux des intervenants.

Une fois que vous avez identifié des intervenants potentiels, il est important de les contacter de manière professionnelle, de présenter clairement vos attentes et de négocier les conditions de leur intervention.

Comment préparer et accompagner les intervenants avant et pendant la plénière ?

Il est crucial de bien préparer vos intervenants pour s'assurer que leur intervention se déroule sans accroc.

Fournissez-leur toutes les informations nécessaires sur la plénière :

• le brief,
• le programme,
• le public cible en insistant sur leur comportement, leurs frustrations, leurs peurs, leurs freins, leurs attentes…
• les problématiques et défis de la prise de parole
• la plus value de cet événement
• les contraintes techniques et logistiques, etc.

Mettez-les en relation avec le responsable de l’agence, le régisseur, le topeur et le modérateur.

Choisir les bons intervenants pour votre plénière est une étape cruciale qui nécessite une préparation minutieuse et une communication efficace. Avec les bons intervenants, votre plénière sera non seulement informative, mais aussi inspirante et mémorable.

En suivant ces conseils, vous maximiserez vos chances de sélectionner des intervenants qui enrichiront votre plénière, la rendant à la fois instructive et captivante.

Les coulisses d'une plénière : les professionnels qui animent votre événement

Pour organiser une plénière réussie, l'harmonie entre une multitude de professionnels est nécessaire. Chacun joue un rôle clé et assure une fonction précise pour que votre événement soit un succès. Jetons un œil aux divers intervenants qui orchestrent cet événement ensemble.

Organisateur de l’événement / responsable agence événementielle ou encore appelé directeur de production

En tant que maître d'orchestre de votre plénière, c’est lui qui coordonne tous les aspects de l’événement. Il gère aussi les équipes sur le terrain.

Il est le responsable de la planification globale et de l'exécution de l'événement.

Il veille notamment au respect des délais, du budget et coordonne toutes les activités de préparation.

Directeur technique événementiel

Pour des événements de grande envergure nécessitant une expertise technique plus pointue, le directeur technique apporte son savoir-faire. Il travaille en étroite collaboration avec le directeur de production. C’est lui qui met en œuvre des plans techniques, des demandes d'autorisation et des demandes techniques spécifiques.

Scénographe événementiel

Si vous souhaitez créer un décor de scène unique pour votre plénière, le scénographe est l'expert qui conçoit et réalise ces décors.

Ce créatif va créer l'environnement visuel de la plénière.

Son rôle est essentiel car il doit pouvoir transformer un espace ordinaire ou peu adapté à l’événementiel en un lieu immersif qui reflète le thème de votre event.

Régisseur général événementiel

Il connaît parfaitement les lieux.

Il supervise la logistique sur le site, s'assurant que tous les aspects techniques fonctionnent harmonieusement.

Il aide aussi les organisateurs lors du montage/démontage, garantissant que tout est installé comme il se doit.

Techniciens régie événementielle

Ces régisseurs techniques s'occupent de la gestion des éclairages, du son, des écrans leds… pendant la plénière, selon le brief qui leur a été donné.

Ils assurent la qualité du son, de l'éclairage, et des projections, éléments essentiels pour maintenir l'attention et renforcer le message de l'intervenant.

Les intervenants extérieurs

Experts, animateurs, intervenants… ils sont sollicités pour animer votre réunion plénière.

Essentiels pour dynamiser et engager les participants.

Même pour une plénière, vous pouvez aussi prévoir une personne « ice breaker » pour détendre l’atmosphère et créer du lien.

Cameraman / Photographe

Ces professionnels captent les moments clés, permettant de prolonger l'impact de l'événement bien après sa conclusion.

Si la plénière est retransmise en live pour un public à distance, un réalisateur sera obligatoire pour assurer une captation impactante et dynamique, seule capable de maintenir l’attention du public.

Animateur de l'événement

Ce professionnel guide les discussions, introduit les intervenants, et veille à ce que l'agenda soit respecté, facilitant un déroulement fluide de la plénière

Toppeuse événementiel

C’est elle qui donne les fameux « tops » aux techniciens et régisseurs pendant l’événement.

A son top départ, les techniciens lancent les slides, jingles, vidéos, synthés, transitions n musique de montée sur scène…

Elle rédige le conducteur technique pour suivre le bon déroulé de l'événement minute par minute.

Infographiste

Cette personne est chargée de créer et de gérer le contenu qui sera diffusé sur les écrans de la plénière.

L'infographiste travaille aussi bien en amont de l'événement qu'au sein de la régie durant l'événement.

Il crée aussi les éléments de branding de l’événement comme le nom de l’event, son logo, le visuel générique…

Modérateur

Ce professionnel veille au respect strict des temps de parole et de discussion.

Il peut aussi guider les discussions, introduire les intervenant.

Son rôle est de faciliter un déroulement fluide de la plénière.

Spécialiste en engagement du public

Expert dans l'art de captiver l'audience, ce professionnel conçoit des activités interactives pour encourager la participation active des participants.

Il est en lien avec la régie technique et la topeuse.

En somme, chaque professionnel joue un rôle crucial pour que votre plénière soit une réussite. Leur sélection doit se faire en fonction de vos besoins et de l'envergure de votre événement. Par exemple, vous n'aurez pas besoin d'un scénographe si aucun décor spécifique n'est à réaliser sur scène. Chacun de ces acteurs contribue à la création d'un événement unique et mémorable, et c'est cette synergie qui donne vie à votre plénière

Engagez votre audience : l'interactivité et la participation au cœur d'une plénière réussie

Selon les travaux de John Medina, biologiste et professeur à l’université d’État de Washington, le taux d’attention d’un adulte diminue de 80 % au bout de 10 minutes. Autre chiffre très parlant : en présentiel, l’attention des participants commence à diminuer au bout de 40 minutes.

On le voit l’attention est un bien précieux et souvent éphémère !

Dans un monde de distractions permanentes, il est essentiel de stimuler constamment l'attention et l'engagement du public. Sinon, on court le risque que l'événement devienne ennuyeux ou monotone. C’est le risque aussi d’une perte de sens pour les participants.

Une plénière interactive et participative offre des avantages tangibles, tant pour l'organisateur que pour les participants.

Plus qu'une simple transmission d'informations, une plénière doit devenir un espace de dialogue, d'échange et de participation active.

Dans les sections suivantes, nous explorerons des stratégies efficaces pour favoriser l'interactivité et la participation pendant votre plénière. Que ce soit par le biais de technologies interactives, de formats de présentation dynamiques ou de méthodes de facilitation engageantes, il existe de nombreuses façons de rendre votre plénière plus engageante et mémorable.

Utiliser des techniques d'animation interactives pour votre réunion plénière

Il existe une multitude de techniques d'animation qui peuvent être utilisées pour stimuler l'interactivité et la participation lors de votre plénière. Cela peut aller de la simple utilisation de questions-réponses à des nuages de mots en passant par des quizz interactifs, des brainstormings, des jauges ou encore des sessions de votes en direct. L'objectif est de favoriser l'interaction entre les participants, et entre les participants et les intervenants.

Intégrer l'Interactivité dès la conception
La clé pour une plénière captivante réside aussi dans son design interactif.

Dès la phase de conception, envisagez des formats et des contenus qui dynamisent et encouragent la participation.

Mettre en place des outils numériques interactifs
Avec l'essor de la technologie, de nombreux outils numériques peuvent aider à rendre votre plénière plus interactive. Les outils de sondage en direct, les applications de questions et réponses, et les plateformes de brainstorming numérique sont tous des moyens efficaces pour engager votre public et favoriser la participation.

Adopter une approche participative
En fin de compte, l'interactivité et la participation dépendent de la volonté des participants à s'engager activement. C'est pourquoi il est essentiel d'adopter une approche participative dès le début. Cela signifie que vous devez inviter les participants à s'exprimer, à poser des questions, à partager leurs idées et à prendre part à la discussion. De plus, il est important de valoriser leur participation et de leur montrer que leur contribution est importante pour le succès de la plénière.

Encourager la participation avec des incitations
Les incitations peuvent être un moyen efficace d'encourager la participation. Cela peut prendre la forme de récompenses pour les participants les plus actifs, de reconnaissance pour les contributions les plus utiles, ou de jeux avec des prix à gagner. L'objectif est de motiver les participants à s'engager et à participer activement à la plénière.

Créer des moments de partage
Encouragez les participants à partager leurs expériences ou leurs idées. Les témoignages, les études de cas présentées par les participants eux-mêmes ou les sessions de partage en petits groupes peuvent enrichir le contenu de la plénière et renforcer le sentiment de communauté.

Dynamiser l'événement avec des activités ludiques
Les activités ludiques et les pauses interactives sont essentielles pour maintenir l'énergie et l'intérêt. Des ice-breakers ou des challenges peuvent dynamiser l'ambiance et favoriser la cohésion de groupe.

Des animations comme la reconstitution d’un logo, d’une phrase-clé ou d’un visuel à partir des photos des participants est un bon moyen pour retenir l’attention. Tout comme l’envoi d’émoji sur l’écran principal de diffusion des médias de votre plénière ou encore un casse-brique interactif qui mettra en lumière un moment marquant pour l’entreprise et les participants.

Évaluation et feedback en continu
Mettre en place des mécanismes de feedback en continu, pendant et après l'événement, permet d'évaluer le degré d'engagement de l'audience. Cela permet aussi d'ajuster les activités en conséquence.

Enfin vous démontrez aux participants que leur avis compte et qu’ils contribuent à l'amélioration continue de vos plénières.

L'interactivité et la participation ne sont pas simplement des ajouts agréables à une plénière. Elles participent activement à l’efficacité de ces RDV.

En mettant en œuvre ces stratégies, vous transformez les participants de spectateurs passifs en acteurs engagés, augmentant ainsi l'impact et la résonance de votre événement.

Engagez votre audience avec créativité et intention et regardez votre plénière se transformer en un moment véritablement inoubliable.

Stimuler l'engagement : techniques pour une plénière interactive et participative

Capter l’attention du public pendant la plénière ne se limite pas à des interactions digitales.

Voici aussi comment rendre une plénière non seulement informative mais également interactive et captivante pour tous les participants.

L'attrait des supports visuels

L'usage de supports visuels est une technique efficace pour retenir l'attention des participants.

Voici quelques outils indispensables pour capturer et maintenir l'attention de votre public

• des présentations PowerPoint bien conçues, plutôt conceptuelles avec des visuels illustratifs impactant et compréhensibles par tous
• des infographies explicatives, synthétiques et encore très visuelles aux couleurs de votre branding
• des jingles de lancement et des transitions pour introduire les différents contenus comme sur un plateau TV
• des vidéos démonstratives ou des animations dynamiques…

Ces outils vont aider à une meilleure compréhension tout en stimulant visuellement l'audience.

Une infographie bien structurée, par exemple, peut clarifier des concepts complexes, facilitant ainsi la compréhension tout en éveillant l'intérêt visuel des participants.

L'intérêt des formats variés

Varier les formats d'intervention est une stratégie clé pour éviter la monotonie et maintenir l'attention du public.

Alterner entre discours formels, présentations interactives, débats animés, ateliers de groupes ou encore sessions de questions-réponses peut créer une dynamique engageante.

Par exemple suite à une intervention magistrale, une activité de brainstorming peut relancer l’intérêt et l’engagement du public.

L’avantage des activités interactives

Proposer des activités interactives telles que des quiz, des sondages, des votes, des ranking, des jauges, des nuages de mots et des animations selfies peut stimuler l'implication des participants.

Ces activités, ne sont pas simplement divertissantes. Elles vont permettre une meilleure assimilation des points clés.

Par exemple, un quiz en direct sur des éléments présentés pendant la plénière peut renforcer la mémorisation tout en apportant une touche ludique.

Le pouvoir des questions et des commentaires

Encourager les questions et les commentaires des participants peut renforcer le sentiment d'appartenance et l'échange d'idées. Réserver du temps pour une session de questions-réponses ou encourager les commentaires en direct peut créer une plénière interactive et inclusive.

En adoptant ces stratégies, vous assurez que votre plénière ne se limite pas à une simple transmission d'informations mais devient une expérience mémorable, stimulante et enrichissante pour chaque participant.

Une plénière rythmée et immersive

Pour assurer le succès d’une plénière, deux éléments-sont essentiels : le rythme et l'immersion.

Pourquoi ? Parce qu'ils permettent de maintenir l'attention et l'intérêt des participants tout au long de l'événement.

Rythmer une plénière, c'est assurer un flux régulier d'activités intéressantes et engageantes pour les participants.

Voici quelques principes de base :

Racontez une histoire : Le storytelling sert à capter l’attention pour mieux la retenir. Le public préfère quand on lui raconte une histoire au lieu de simplement leur lire un discours. L’autre avantage du storytelling réside dans la différenciation vis-à-vis des autres événements.

Proposez des contenus incitant à l’action : Face à l’explosion des informations, vous devez produire des contenus actionnables, utiles et faciles à mettre en place pour votre public. Sinon votre plénière sera, dans le meilleur des cas, un divertissement ou un passe-temps pour les participants.

Alternez les formats d'intervention : Mixez présentations, discours, interviews, discussion, tables rondes, ateliers, sessions interactives et pauses pour éviter la monotonie.

Variez les supports visuels : Utilisez des présentations PowerPoint, des vidéos courtes, des infographies ou même des démonstrations en direct pour captiver l'auditoire.

Changez de speaker régulièrement : Faites intervenir des personnes différentes pour relancer l’intérêt du public. Cette modification d’intervenants permet d’éviter de tomber dans un rythme monotone assoupissant.

Respectez le timing : Chaque intervention doit commencer et se terminer à l'heure prévue pour maintenir le flux et respecter l'agenda des participants.

Rendre une plénière immersive, c'est créer un environnement qui favorise la participation active et l'engagement des participants.

Voici quelques techniques et outils :

Utilisez le digital : Des applications de sondage en direct, des outils de discussion en ligne et des plateformes de partage de documents peuvent aider à impliquer les participants.

Proposez des activités ludiques : Des quiz, des révélations de logos ou d’images ou des défis de groupe peuvent aider à briser la glace et à stimuler l'engagement.

Créez une scénographie adaptée : Un environnement visuellement attrayant et thématiquement cohérent peut aider à immerger les participants dans l'expérience de la plénière.

Choisissez un thème fédérateur : personnalisez le contenu en fonction des attentes des participants et impliquez-les autant que possible dans les discussions et les activités.

Proposez des récits et des études de cas : Les histoires personnelles et les exemples concrets rendent les présentations plus captivantes et mémorables.

Valorisez les questions des participants : le véritable enjeu d’une réunion plénière est le partage d’informations et la communication. Ainsi la priorité est de faciliter la prise de parole du public grâce notamment aux fonctionnalités telles les Q&R.

Concluez avec un moment fort : Planifiez une clôture impactante avec un discours inspirant ou une activité marquante pour laisser une impression durable.

Une plénière rythmée et immersive n'est pas seulement informative, c'est aussi un événement mémorable qui peut motiver, inspirer et rapprocher les participants. C’est aussi un événement qui renforce leur compréhension et leur rétention d’informations présentées.

Le lexique d'une plénière

L'organisation d'une plénière peut sembler compliquée sans une bonne connaissance des termes spécifiques à cet exercice. Voici donc un lexique pour vous aider à mieux naviguer dans cette tâche.

Filage technique : Il s'agit d'une répétition des interventions utilisant tous les aspects techniques de la plénière. Cet exercice est dédié aux équipes chargées de ces dispositifs.

Micros : Ce sont les outils qui permettent aux orateurs de se faire entendre. Il y a divers types, comme les micros HF (sans fil), les micros filaires (avec fil), les micros col de cygne (sur une table ou un pupitre), les micros serre-tête et les micros cravate (accrochés sur un vêtement).

Ecran : Il s'agit du support sur lequel est projeté le contenu (images, textes, vidéos). Certains lieux disposent d’écrans. Vous pouvez aussi installer un écran leds géant pour votre plénière. Ceux-ci sont composés de modules de leds de 50 x 50 cm. Vous pouvez ainsi adapter le format de votre écran au lieu, au format de votre event et à la scénographie souhaitée. Il sera important d’adapter tous les médias aux dimensions de l’écran.

Rough : Un dessin représentant le projet scénographique de l'événement, il donne une idée de l'ambiance et de l'atmosphère que vous souhaitez instaurer.

Montage / démontage : Le processus d’installation et de désinstallation des éléments de l'événement. : Il s'agit de l'installation des éléments de l'événement, y compris le décor, les équipements techniques, le service traiteur…

Intercom : Un système de communication, généralement des talkie-walkies, qui permet aux équipes de se transmettre des informations efficacement pendant l'événement. Chaque membre de la régie dispose d’un intercom. Ceux-ci sont gérés par l’équipe son.

Écran de retour : Un écran placé de sorte que l'orateur puisse voir ce qui est projeté sur l'écran principal sans tourner le dos à l'audience.

Scénographie : Il s'agit de l'aménagement et de la décoration de la scène et/ou de l'espace de la plénière.

Conducteur technique : Un document précis qui décrit le déroulement de l'événement, comprenant toutes les actions techniques nécessaires.

Captation vidéo : L'enregistrement vidéo de la plénière, réalisé pour diffuser l'événement en direct ou en différé.

Infographie : Elle concerne le graphisme et l'image des documents projetés, tels que les vidéos, les présentations PowerPoint…

Filage : C'est une répétition de l'événement du début à la fin, permettant de se chronométrer et de visualiser le résultat final.

En se familiarisant avec ces termes, vous aurez une meilleure compréhension des différents aspects à considérer lors de l'organisation d'une plénière.

Organiser une plénière

Comme le dit si bien Paul valéry, “Qui veut faire de grandes choses doit penser profondément aux détails.”

Ainsi la conception de la plénière et le soin que l’on va apporter à sa mise en œuvre sont essentiels.

Vous souhaitez réunir vos collaborateurs lors de votre prochaine plénière dans un format distanciel, hybride ou présentiel.

N’hésitez pas à faire appel aux équipes de Prest’Agency, agence événementielle Paris pour proposer un événement rythmé et immersif qui saura séduire et intéresser votre public.

Nos équipes sont à votre disposition. Rencontrons-nous pour échanger autour de votre plénière :

Prest'Agency, agence événementielle

- tél : 01 60 47 89 78

- mail : contact@prest-agency.com

- site web : www.prestagency.com