Organiser une Soirée d'Entreprise Mémorable : 17 Conseils Précieux

Savoir comment concevoir une soirée d'entreprise est essentiel si vous souhaitez qu'elle soit mémorable aux yeux des invités.

Organiser un tel événement est impliquant pour une société. Et reconnaissons-le n’est pas chose aisée !

Il faut anticiper, imaginer, prévoir, réserver ; penser à de nombreux détails, imaginer tous les imprévus possibles ; contacter et coordonner de multiples fournisseurs.

La liste est longue pour réussir un tel événement. Et peut s’apparenter pour certains à un défi insurmontable.

Cependant pour réussir un tel événement, vous devez probablement vous poser la question suivante : Comment trouver des suggestions qui fonctionnent vraiment pour créer une soirée d’entreprise mémorable?

Bien, aujourd’hui nous allons vous faciliter la tâche.

Tout ce dont vous avez besoin à présent est de suivre ces 17 recommandations et astuces pour maximiser vos chances de réussir votre soirée professionnelle.

Vous êtes prêt ? alors allons-y.

1. Définissez bien les objectifs à atteindre avec cette soirée d'entreprise

Comme nous l’avons précédemment précisé, une soirée d’entreprise sert avant tout à faire passer un moment agréable à tous les collaborateurs de l’entreprise. Elle donne l’occasion de créer une véritable convivialité et une bonne ambiance au sein de la société.

C'est aussi un excellent levier managérial qui répond à de nombreux desseins pour l'entreprise.

Donc préparer une fête est une très bonne idée. Cependant sans avoir défini un objectif précis, cela ne sert à rien. Et représente une dépense sans aucun retour sur investissement…

Remercier

Une soirée corporate est un outil puissant pour remercier son personnel pour le travail effectué, l’implication et l’investissement des équipes.

C’est un formidable levier pour faire preuve de reconnaissance aux collaborateurs qui peuvent avoir subi de fortes pressions sur certains projets par exemple.

Une soirée peut aussi permettre de gérer des périodes compliquées entre collègues et de dissoudre des tensions.

Mobiliser

L’événementiel est un outil essentiel pour la communication interne.

Au même titre qu’un séminaire, concevoir une soirée permet de mobiliser les collaborateurs.

Passer un moment précieux et festif va leur permettre de créer ou de renforcer leur esprit d‘équipe.

L’ensemble des échanges, rencontres et liens créés lors d’une soirée d’entreprise renforcera aussi les relations internes entre collègues. Et par la suite offriront un environnement de travail plus collaboratif et plus convivial.

Échanger

Participer à une soirée professionnelle donne l’occasion d’apprendre à mieux se connaître entre collègues

Ces rencontres dans un contexte décontracté donnent aussi la possibilité aux salariés d’interagir avec leurs responsables hiérarchiques et la direction. Et inversement les dirigeants peuvent réellement découvrir leurs salariés.

Une soirée facilite également l’intégration de nouveaux collègues et développe rapidement un sentiment d’appartenance.

Organiser une soirée pour une société devient un outil managérial réellement efficace.

Impliquer

Outre mobiliser et échanger, les soirées d’entreprise renforcent l’implication des salariés et leur engagement.

Et c’est prouvé que cet engagement a un fort impact sur la performance des entreprises.

Les travailleurs engagés ont 87% moins de chances de quitter leur emploi (Corporate Leadership Council). On voit l’importance de ce facteur sur les coûts liés au recrutement.

De même, les entreprises ayant des salariés fortement engagés ont augmenté 2,5 fois plus leur chiffre d’affaires que celles ayant un faible niveau d’engagement (Bain & Company).

Attirer

Une soirée d’entreprises c’est aussi l’occasion de mettre en avant la culture de l’entreprise et les valeurs que vous défendez. Ça vous permet de travailler et diffuser une image de marque employeur attractive. Vous pouvez aussi au travers de ce type d’événement renforcer votre leadership personnel.

Networker

Organiser une soirée professionnelle est vecteur de networking.

Pour un client ou un prospect, rencontrer ses pairs lors d’un event va lui permettre de construire son réseau. Et de se créer des opportunités professionnelles si précieuses.

Séduire

En parcourant votre site corporate, des candidats potentiels peuvent être aussi séduits par les événements organisés. Notamment selon la typologie de votre cible interne.

Ainsi une soirée mémorable bien relayée sur vos réseaux sociaux peut servir « d’appât » pour certains candidats.

Annoncer

Rassembler son personnel lors d’un événement interne permet aussi à l’employeur de faire passer toutes sortes de messages :

- Nouveaux contrats ou nouveaux clients impactants

- Fusion, rachat ou autre actualité forte et positive pour l’entreprise

- projets à fort potentiel…

Une soirée d entreprise est ainsi un véritable levier de communication interne pour l’entreprise. Elle peut également jouer ce rôle pour de la communication à l’attention de cibles externes.

La définition des objectifs passe également par la caractérisation de vos cibles.

2. Prévoyez le budget nécessaire au bon déroulement de la soirée

Après avoir défini vos intentions et caractérisé vos cibles, l’étape suivante consiste à déterminer votre enveloppe budgétaire.

Prévoir le budget nécessaire pour votre soirée d’entreprise est essentiel.

Il va permettre de savoir où vous allez et surtout où vous pouvez aller. Et ainsi vous allez pouvoir construire votre soirée.

Le budget varie selon le nombre de participants, le lieu et le dimensionnement de votre événement.

Vous allez donc lister les différents postes de dépenses, en n’oubliant aucun détail.

Voici une liste non exhaustive pour l’organisation d’une soirée événementielle :

• Le lieu : location d’un espace spécifique
  • Si vous organisez votre événement dans vos locaux, intégrez des frais d’aménagement et de décoration.
  • Vérifiez la plage horaire comprise dans le contrat de location
  • Avez-vous besoin d’une connexion internet spécifique (selon les activités proposées)
  • Location de matériel d’aménagement

• Les frais de transport si vous devez acheminer vos invités et les reconduire à la suite de votre soirée, frais de navette et de taxi
• Les frais d’hébergement doivent-ils être pris en charge par vos soins
• La restauration : alimentation et boissons
• Pensez-vous inviter les conjoints ?
• Pensez aussi à la restauration des équipes techniques et des artistes et autres intervenants
• La technique : c’est un poste important si vous souhaitez immerger vos invités dans un environnement spécifique
• Sonorisation, éclairage, écrans leds, scène, captation vidéo, plateau caméra…
• Équipe de montage et démontage
• La scénographie, la décoration, le mobilier, la décoration florale
• La communication en amont de votre événement : création d’un nom et d’un logo pour votre soirée, création d’un Save The Date, invitation, page web, formulaire d’inscription, email de relance, phoning, communication réseaux sociaux…
• La communication le jour J : le programme, les vidéos, les badges, une présentation PPT, des PLV et autres signalétiques, le fond de scène, les infodécors
• La communication post événement : envoi email remerciement
• Les frais d’accueil : hôtesses, émargement
• Les frais de personnel
• Le régisseur de votre événement : interlocuteur en charge de l’installation, de l’exploitation, du démontage
• L’équipe technique : Technicien son, éclairage, vidéo
• Le personnel de sécurité
• Le personnel de nettoyage
• Les activités et autres animations proposées
• Vérifiez les besoins en équipements audiovisuels de certaines animations comme les shows numériques et digitaux
• Les cachets des artistes
• Les rémunérations des intervenants, animateurs et autres conférenciers
• Pensez à intégrer les frais Sacem des artistes et autres têtes d’affiche
• Si vous faites appel à des têtes d’affiche ou autres intervenants VIP, prévoyez des loges avec le mobilier et le confort nécessaire
• Un photographe et un réalisateur vidéo pour une captation le jour J
• Une vidéo aftermovie à la suite de votre soirée
• Cadeaux remis aux invités à leur départ ou pendant la soirée aux couleurs de votre soirée
• Achat de trophées et de cadeaux en cas de remise de prix lors de votre soirée
• Comme un événement est toujours plein d’imprévus, prévoyez un montant pour des dépenses imprévues. Vous pouvez tabler sur une dépense supplémentaire entre 5 à 10% du budget total.

3. Trouvez le lieu où organiser votre soirée événementielle

L'espace a un effet whaou évident sur les invités.

Rien qu’à lui, il peut inciter vos convives à venir à votre soirée. Ou pas !

Il a une capacité à laisser un souvenir mémorable auprès de vos participants.

Il va de plus offrir une cohérence à votre soirée et ses animations.

On le voit, les salles doivent donc être choisies avec beaucoup de soin. Un espace doit surtout être sélectionné en fonction de votre public cible.

Voici les points à vérifier avant de sélectionner une salle :

• En premier item, sa capacité d’accueil
• Sa localisation
• Les facilités d’accès et de stationnement
• La configuration de la salle doit être adaptée à votre type de soirée, aux activités proposées
• Les équipements sur site
• Lister les équipements disponibles notamment au niveau technique
• Vérifiez la puissance électrique
• Assurez-vous que vous pouvez ramener votre technique si l’équipement est insuffisant
• La qualité des infrastructure (sanitaires, confort des chaises, climatisation et chauffage…)
• Les capacités des lieux à recevoir vos animations et autres activités
• Possibilité de faire du bruit le soir si vous prévoyez une animation DJ
• Les conditions d’installation et de démontage
• Des espaces suffisants pour vos partenaires (traiteur…)
• Des loges pour vos invités VIP, les têtes d’affiche ou autre animateur
• Le détail des prestations proposées dans la location
• Dernier détail et pas des moindres : évaluer l’empreinte écologique des lieux.

Le choix du lieu dépendra en grande partie de la typologie de vos invités, des buts de la soirée, de son format et de son concept.

Vous pouvez opter pour différents types de lieux :

• Hôtel de standing haut de gamme
• Une salle historique voire un château
• Un musée que les présents pourront visitr en exclusivité
• Un endroit au vert pour votre garden party
• Une péniche avec promenade découverte
• Un théâtre, un cabaret ou un auditorium
• Un loft exceptionnel
• Une maison, un hôtel particulier ou un appartement haussmannien… 

4. Trouvez la bonne date pour organiser la soirée corporate

Vous pouvez concevoir une soirée exceptionnelle. Si la date n’est pas opportune, votre événement restera mémorable sur le papier !

Une bonne planification tient compte de critères à la fois internes et externes.

Et dépendra de vos cibles (internes ou externes).

A vérifier pour fixer la date de votre soirée professionnelle :

• Un événement majeur professionnel ou non n’est pas programmé le même jour, la veille ou le lendemain
• Contrôlez l’agenda de votre direction
• Gardez-vous d’organiser une soirée en période de forte charge professionnelle pour les équipes
• Planifiez votre soirée en dehors des vacances scolaires
• Évitez les jours fériés et jours de grève quand elles sont programmées
• Si vous invitez une personnalité, une tête d’affiche, un invité VIP, vérifiez ses disponibilités avant d’arrêter votre date
• Ayez une vue d’ensemble sur les événements locaux, nationaux ou internationaux
• Abstenez-vous si un événement concurrent est déjà programmé sur la date envisagée
• Privilégiez les soirées le jeudi soir. Le week-end reste proche !

Et dès que vous avez envisagé une date, vérifiez la disponibilité du lieu.
Prendre le temps de choisir la bonne date pour organiser votre soirée professionnelle participe au succès de votre événement.

5. Faites les préparations 2 mois à l'avance

Organiser une soirée nécessite du temps.

Une fois que vous aurez défini vos intentions, caractérisé votre public-cible, arrêté un lieu et fixé la date, il est temps de spécifier les actions à lancer.

Vous devez ainsi réaliser un rétroplanning événementiel en partant de la date de votre event. Cette date devenant ainsi à la fois une contrainte et un objectif.

Ce calendrier prévisionnel sera votre outil de conduite de projet. Il vous permettra de mener à bien tous vos projets en visualisant les différentes étapes d’organisation. Ainsi que leur faisabilité.

Ce timing permet aussi de déclencher les actions et opérations nécessaires à la bonne mise en place de votre soirée événementielle.

Le délai nécessaire à une bonne organisation varie selon l’ampleur et le format de votre soirée.

Chaque événement étant spécifique et ayant ses propres contraintes, votre rétroplanning sera aussi sur-mesure. Il vous faudra très certainement vous adapter. Et reconsidérer le timing de chaque étape de préparation.

Quelles sont les grandes étapes d’organisation de votre soirée ?

L'objectif principal, la salle et la date ayant déjà été définis, voici les éléments à préciser ou concevoir :

• Invités : Identifier dans le détail les invités et leur nombre
• Messages : définir les principaux messages et les intervenants internes
• Création des contenus vidéos, images, sonores et PPT
• Communication de votre soirée
• Trouver un nom pour votre soirée et son hashtag
• Concevoir une charte graphique dédiée
• Créer et envoyer un Save The Date et une invitation
• Mettre en ligne un site web dédiée avec formulaire d’inscription
• Définir un plan promotionnel de votre soirée
• Concevoir les outils de communication pour le jour J
• Fabrication des cadeaux et goodies
• Fabrication des badges
• Définition de votre soirée
• Arrêter son format
• Définir un thème et un concept pour votre soirée
• Concevoir la soirée avec ses animations, ses activités, ses intervenants
• Lieux
• Repérage sur site
• Définition des besoins techniques et équipements
• Tests des équipements
• Aménagement du lieu
• Création d’une scénographie et d’une mise en scène
• Définition des besoins techniques
• Définition des besoins en décoration, mobilier, matériel et autres accessoires des différentes salles
• Conception des infodécors
• Création du projet
• Création de la soirée étape par étape
• Sollicitation et sélection des fournisseurs (technique, traiteur, logistique, accueil, photographe, réalisateur vidéo…
• Choix des animations
• Réservations des prestataires activité
• Réservation des navettes et autres hébergements pour invités et prestataires

6. Proposez une invitation qualitative pour valoriser vos invités

Une invitation est capitale pour le succès de votre soirée. C’est elle qui va inciter vos invités à participer.

Votre invitation doit donner envie et montrer que les convives vont vivre une expérience mémorable.

Elle doit véhiculer le FOMO, Fear Of Missing Out : la peur de passer à côté quelque chose – de rater une soirée exceptionnelle !

L’invitation doit ainsi mettre en avant la reason why de votre soirée. Les bénéfices que vos invités vont en retirer.

En mettant des barrières à la sortie de votre événement, vous lui transmettez une valeur extraordinaire.

Faites ainsi rêver vos invités avec une charte graphique harmonieuse et cohérente avec votre soirée.

L’invitation doit préciser toutes les informations indispensables :

• Le lieu de votre soirée
• La date et les horaires
• Les modalités d’inscription
• Les facilités d’accès pour limiter les no go.

Donnez envie en dévoilant partiellement le nom de certains intervenants prestigieux ou exceptionnels et difficiles d’accès. Révélez à demi-mots certaines animations ou activités inédites qui offriront un moment mémorable à tous les participants.

7. Prévoyez de la décoration pour transporter vos invités dans l'univers de votre choix

La décoration va transformer vos salles en travaillant autour de visuels.

La scénographie utilisera les 5 sens pour immerger vos invités dans une expérience chargée d’émotion.

Décoration et scénographie vont créer une atmosphère spécifique, cohérente avec l’image de votre société. Et bien sûr avec l'objet de votre soirée. Tout en s’adaptant aux contraintes du lieu.

Elles doivent être en accord avec le sujet tout en venant le nourrir.

Qu’entend-on par décor et scénographie pour votre soirée ?

• La technique est essentielle pour transformer et mettre en scène votre lieu avec l’éclairage, la sonorisation, la scène, les mises en lumières
• Les décors extérieurs : éclairage extérieur, ballons lumineux, lanternes, photophores, projections vidéos, guirlandes lumineuses…
• Décors inspirés d’une époque spécifique, d’un film, d’un pays, d’un personnage…
• Le mobilier, les accessoires
• La décoration florale
• Le matériel de réception et la décoration des buffets
• La déclinaison de votre identité visuelle avec des logos en volume
• Des décors digitaux comme le mapping vidéo, les hologrammes, les espaces immersifs, la réalité virtuelle ou augmentée répartis dans différentes salles…
• Les écrans leds géants deviennent de formidables vecteurs de scénographie avec des infodécors immergeant

L’ensemble de ces décors va mettre en valeur votre soirée événement.

En immergeant vos hôtes dans des univers magiques, ils sauront créer des expériences uniques et mémorables.

8. Organisez une soirée événementielle à partir d'un thème ou concept original

Un thème est l'idée ou le concept qui va inspirer votre événement. C’est le fil rouge qui va enrichir votre événement et l’orienter. Il va vous permettre de proposer un événement unique et singulier.

C’est aussi une véritable aide. Car chaque élément constitutif de votre soirée sera en lien avec celui-ci : la décoration, la scénographie, les animations, les artistes, la musique, la restauration, la communication, les contenus…

Quel concept pour votre soirée ?

Vous n’avez que l’embarras du choix.

Il dépend en premier lieu du profil de votre public-cible. Leur âge, leurs goûts, leurs fonctions, leurs personnalités, leur sexe… sont des critères à prendre en compte pour choisir le sujet susceptible de les transporter dans votre univers !

Quelques idées de thèmes originaux :

• L’histoire et ses périodes marquantes comme la préhistoire, la royauté, le moyen-âge, l’époque romaine…
• Des périodes moins historiques mais néanmoins très symboliques comme la Prohibition, les Western avec ses cow-boys et ses indiens,
• La géographie avec des pays très évocateurs et inspirants : Brésil, USA, Bollywood, l’orient, l’Asie…
• Vous pouvez aussi opter pour Venise ou Rio et leur Carnaval
• Des villes très évocatrices comme New-York, Paris, Las Vegas
• Le cinéma, les films et les séries : James Bond, Star Wars, Game of Thrones, Indiana Jones, Gatsby le magnifique, Casa de Papel
• Pourquoi pas aussi tenter un event autour des Césars des Oscars, du Festival de Cannes
• Ou encore autour de "Pirates des caraïbes"
• Les super héros sauront aussi ravir votre public
• Le sport avec aussi les JO, la coupe du monde de football
  La fête foraine avec des lieux dédiés ou la soirée Casino
• Le cirque, source d’inspiration très riche pour les animations à proposer
• Les grandes années : années 20, années 50, années 80…
• Des ambiances du style « givrée » avec une décoration glacée ou inversement tropicale !
• La danse avec les années Disco, le cabaret, le Moulin Rouge
• Pourquoi pas des thématiques plus proches comme les régions françaises
• L’écologie peut aussi être un thème fédérateur et illustrer les valeurs d’une entreprise
• La musique et la danse, les comédies musicales…

 

• Soirée d'entreprise été indien

 

9. Créez une animation culinaire pour votre soirée corporate

La restauration fait partie intégrante de votre soirée.

Elle ne créera peut-être pas de trafic. Sauf si vous annoncez la présence d’un chef étoilé sur votre invitation !

Par contre elle contribuera à l'efficacité de votre soirée.

Jouer avec le goût, l’odorat, la vue, le toucher mais aussi l’ouïe fera vivre une expérience sensorielle exceptionnelle aux personnes conviées. En effet en créant une connexion émotionnelle forte, ces animations culinaires participeront à la mémorisation de l’événement et ainsi de votre entreprise ou de votre marque. Si votre espace événementiel est important, répartissez les buffets dans les différents salles.

Ces animations gustatives viennent en complément de la restauration. Elles vont la sublimer.

Elles vont ainsi servir et « nourrir » le concept.

• Il peut s’agir d’histoires gustatives autour d’un produit d’exception invitant à l’échange autour de son histoire, ses origines, sa préparation…
• Un chef peut aussi faire la démonstration en live d’une de ses recettes emblématiques, comme Thierry Marx et ses œufs à la truffe…
• Plus que de proposer des bouteilles de vins, offrez une séance d’œnologie avec une experte reconnue et charismatique
• Vous pouvez aussi présenter toutes sortes de bar :
• bar à oxygène
• bar à eaux
• bar moléculaire
• bar à cocktail
• bar à bière pression à personnaliser

Le thème de votre soirée sera source d’inspiration pour des animations culinaires.

Ainsi pas de soirée fête foraine sans son stand barbe à papa ou churros

Pas de soirée cinéma sans son stand de pop-corn !

Au service de votre cocktail dinatoire ou votre repas assis, ces animations culinaires viendront sublimer votre soirée et régaler tous les gourmands.

10. Trouvez les bons partenaires événementiels pour une soirée réussie

Organiser une soirée fait appel à des métiers et des compétences divers et variés.

En organisant votre événement, il faut gérer une multitude de prestataires et réussir à les coordonner. C’est la fonction du chef de projet événementiel

Le chef de projet événementiel

Cette fonction essentielle pour la réussite de votre soirée.

Le chef de projets fonctionne comme un chef d’orchestre. Responsable du projet, c’est lui qui l’organise, le planifie et le gère du début jusqu’à la fin. Il a un rayon d’action transverse.

Il est garant du succès de l’événement, quel qu’il soit.

Il doit savoir fédérer l’ensemble des intervenants. Et être capable de gérer le stress, un événement ne s’organisant pas sans aléas ou imprévus.

L'équipe technique

Le prestataire technique événementiel va gérer toute la partie technique sur une soirée.

Il s’occupe ainsi de :

• Sonorisation
• Eclairage extérieur et intérieur
• Matériel vidéo et caméra
• Matériel scénique
• Captation vidéo
• Mises en lumière
• Ecrans leds géants
• Plateau TV
• Effets spéciaux…

Il assure le montage et le démontage de ses équipements techniques.

Pendant la soirée, il va gérer son matériel à partir de ses régies son, lumière et vidéo.

Le scénographe

Le scénographe est indispensable pour transformer le lieu et créer une véritable atmosphère.

Il intervient très en amont de la soirée. Il va scénariser le lieu et en tirer parti au maximum.

En charge de la conception et de la fabrication des décors, il gère aussi sur place l’installation de la décoration.

Combinant à la fois la technique et la création, il joue également le chef d’orchestre avec un certain nombre d’intervenants. Il travaille de concert avec les responsables son et lumières.

Sur place il gère les décors, le mobilier, les accessoires, les écrans, les infodécors, la décoration florale…

Les artistes et performers

Les animations sont déterminantes sur la réussite de la soirée.

En effet passé l’effet de surprise du lieu et de la scénographie, les invités ont besoin d’activités. Il faut réussir à les surprendre pour marquer les esprits.

Les animations et spectacle vont également rythmer la soirée, éviter les temps morts et contribuer à la création de l’ambiance.

Pour capter l’intérêt et séduire vos cibles, vous devez leur concocter un programme sur-mesure mêlant différents types d’animations.

Les métiers de la scène

La présence d’un animateur est une solution pour dynamiser votre soirée. Et assurer son bon déroulement.

Il fait le lien entre le public et les différents intervenants, artistes ou numéros.

Il va aussi valoriser les temps forts de la soirée tout en captivant l’attention du public. Et transmettre une énergie positive.

Parallèlement à l’animateur, les intervenants jouent un rôle important pour une soirée en fonction des objectifs impartis.

Ils contribuent à l’engagement de votre public.

Le celebrity marketing aide à faire passer les messages.

Selon les buts à atteindre, vous pouvez faire intervenir :

• Un expert reconnu
• Une personnalité VIP
• Un économiste
• Un scientifique
• Un sociologue
• Un sportif
• Un aventurier
• Un blogueur célèbre
• Un journaliste
• Un influenceur…

Le traiteur événementiel

La pertinence d’une soirée organisée passe aussi par une prestation de restauration de qualité.

Les repas doivent être cohérents avec le principe retenu et venir le nourrir !

Le goût étant essentiel, l’apparence, l’esthétique de la nourriture et la mise en avant des aliments n’en reste pas moins crucial.

La décoration des buffets doit aussi être en harmonie avec le thème de la soirée.

Comment choisir son traiteur événementiel ?
Voici quelques critères et détails à contrôler pour retenir un prestataire culinaire :

• Maîtriser l’empreinte carbone étant un incontournable, vérifiez la politique RSE et de sourcing du partenaire pressenti
• Exigez ses certifications
• Vérifiez le niveau d’hygiène
• Quel est le niveau de service proposé ?
• Le traiteur met-il à disposition des animations culinaires inédites, innovantes et gourmandes en plus des repas ?
• Quels sont les méthodes de préparation et de cuisine des aliments ?
• Utilise-t-il du surgelé ou cuisine-t-il tous ses produits, des petits fours aux desserts
• Quel est le nombre de serveurs prévus par rapport au nombre d’invités pour le dîner assis ou diner cocktail ?
• Comment gère-t-il les déchets ?
• Propose-t-il des contenants recyclables…

11. Définissez bien les différentes animations pour la soirée

Les animations sont au service de votre soirée.

Elles viennent nourrir votre concept. Et surtout répondre aux vocations de votre événement : divertir, informer, remercier, motiver, créer du lien…

Ainsi le choix des animations est essentiel pour impliquer vos invités dans votre dispositif. Et éviter tout temps mort.

La pratique des animations doit aussi favoriser les échanges entre participants.

Pour favoriser l’expérience immersive, chaque animation doit être mise en scène. Cette scénographie va permettre de générer émotion et imagination chez les participants. Et ainsi offrir une expérimentation unique et personnelle.

Pour faire vivre une expérience mémorable à vos hôtes, vous devez concevoir un programme sur-mesure en compilant différents types d’animations.

• Animation musicale avec des formations en live, des orchestres…
• La thématique de votre soirée orientera le type de musique et de formation.
• Animation artistique allant de la déambulation à la performance scénique
• Proposez des shows sur-mesure et novateur alliant performance artistique, danse digitale et images numériques personnalisés à votre logo, vos couleurs et vos messages
• Animation créative avec des ateliers de customisation, DIY…
• Animations culinaires autour de produits gourmands
• Sortez des sentiers battus et des animations autour du foie gras ou du jambon ibérique et tentez les animations autour de la truffe, du poulpe ou autre bar à ceviche !
• Pourquoi ne pas faire intervenir un chef étoilé autour d’une animation gourmande !
• Animation digitale mêlant réalité virtuelle et augmentée, les robots, les hologrammes, les drones, les objets connectés…
• Animations bien-être avec massage, relaxation, sophrologie, yoga, méditation…
• N’hésitez pas à faire intervenir un coach en bien-être ou une psychologue experte
• Animations photos avec photobooth, photocall, borne photo en slowmotion…
• Vous pouvez sortir du photobooth classique et opter pour une expérience vidéo qui sera très certainement partagée sur les réseaux sociaux
• Animations ludiques avec des jeux, des escapes games, des simulateurs de réalité virtuelle…
• Animations participatives avec karaoké, quiz et autre défi
• L’actualité internationale et les crises qui se succèdent poussent à la nostalgie et aux activités qui ont fait leur preuve, comme le karaoké ou autres burger quiz..

 

• Voir une performance artistique digitale

 

12. Amenez les invités à interagir entre eux

Une soirée réussie est un événement où les invités peuvent pleinement participer et être acteur.

Quels que soient les buts dédiés à votre soirée, il est primordial de créer des conditions optimales d’échange entre les participants.

La valeur et la réussite d’une soirée professionnelle se mesurent aussi au niveau d’interactions atteint.

Il est donc essentiel de proposer aux convives tous les moyens possibles pour s’exprimer et échanger. Et dès leur arrivée de les mettre en confiance.

De plus un événement est bien souvent l’occasion de se rencontrer entre pairs et de tisser des liens.

Tout dans l’organisation de la soirée doit faciliter les conversations et les mises en relation, comme par exemple :

• Les aménagements des espaces
• L’accueil de vos invités
• La circulation des convives
• La scénographie et la décoration
• Les animations
• La disposition du buffet traiteur ou l’aménagement des tables en cas de repas assis.

Selon le format de votre soirée et la typologie de votre public, vous pouvez aussi recourir à des animations interactives. Ces animations leur permettront de :

• Poser des questions
• Participer à des quiz
• Répondre à des sondages…

Faites appel à des ice breakers pour créer une ambiance détendue propice aux échanges et vecteur de souvenir positif.

13. Mettez l'ambiance avec la musique et les divertissements

Une soirée est avant tout un moment festif.

Elle se doit d’être divertissante, ludique et agréable.

La musique joue un rôle essentiel pour installer une ambiance conviviale.

De plus elle rend de bonne humeur et offre à tous une énergie positive et pétillante.

Une animation musicale est aussi vecteur d’émotions fortes. Or l’émotion est engageante.

Et les participants associeront l’entreprise ou la marque aux émotions ressenties et développeront un sentiment de sympathie et de proximité.

En fonction de votre public, vous adapterez le style musical à votre soirée.

Vous avez l’embarras du choix parmi les animations musicales suivantes :

• Une musique d’ambiance de fond
• Une formation musicale en live et en déambulation
• Un concert avec une tête d’affiche
• Un groupe de musiciens du monde
• Un spectacle musical tel une comédie musicale, une revue cabaret…
• Un concert classique ou lyrique
• Une animation DJ
• Une déambulation batucada…

14. Faites passer vos messages grâce au storytelling et à la vidéo

Sur un événement, capter l’attention des participants est essentiel.

Une soirée est souvent l’occasion de faire passer des messages.

Or les discours descendants et unilatéraux ne fonctionnent plus.

Les réseaux sociaux ont aussi entraîné un changement dans la façon de transmettre des messages.

Les individus ont besoin d’entendre des histoires. Et de pouvoir échanger et interagir.

Le storytelling ou l’art de raconter des histoires dispose de ce pouvoir. Il va en effet susciter des émotions et des sensations chez les participants. Or les émotions vont toucher votre audience et ainsi ancrer vos messages, quels qu’ils soient.

Une histoire va en effet captiver votre public plus qu’un long discours top-down !

Les messages passent mieux quand on les raconte.

Les participants seront piqués au vif. Et voudront attendre la suite de l’histoire et entendre la fin.

De plus, un contenu impactant et chargé en émotions va vous permettre de créer un sentiment communautaire fort. Objectif majeur en événementiel.

Comment créer un storytelling pertinent sur une soirée ?

Une histoire passionnante suscite des réactions et des émotions diverses. Pour ce faire, elle passe par des hauts et des bas. Elle n’est jamais linéaire.

Une bonne histoire doit intégrer différents éléments tels que :

• Un décor spécifique
• Un élément déclencheur qui va venir désorganiser voire bouleverser un certain équilibre
• Un conflit avec une personne, un groupe, une idée… contre lequel le « héros » ou votre entreprise doit se battre
• Les échecs et les fêlures qui se résument en moment douloureux pour les protagonistes
• La progression ou le rebond en établissant une évolution dans les émotions.

Nourrir votre storytelling événementiel

Chaque élément de votre soirée doit être au service de votre storytelling :

• Le lieu
• La scénographie et la décoration
• Le thème
• Les animations
• L’animateur
• L’intervenant…

Les individus sont hyper sollicités par de nombreuses soirées. Pas toujours à la hauteur.

Le storytelling saura vous accompagner pour marquer la différence avec vos concurrents.

Il vous permettra d’immerger vos invités dans votre univers.

Vous saurez ainsi créer l’enchantement et l’émerveillement, sources de souvenir mémorable pour les participants.

15. Faites participer vos employés pour améliorer la cohésion d'équipe

La cohésion d’équipe est essentielle pour une entreprise.

Véritable enjeu stratégique, la qualité du lien et le sentiment d’appartenance favorisent la performance et l’agilité de l’entreprise.

Une soirée professionnelle permet non seulement de créer un environnement professionnel agréable.

Mais aussi de renforcer l‘esprit d’équipe tout en créant du lien.

Déléguez les responsabilités pour l'organisation de la soirée

L’implication de vos équipes commence dès l’organisation de votre soirée institutionnelle.

Une fois que vous aurez listé les actions à mener avant, pendant et après votre soirée, déléguez leur gestion à des assistants. En fonction bien sûr de leurs compétences, de leur appétence et de leur accord !

• En amont de votre soirée : organisez des séances de brainstorming avec quelques membres de vos équipes pour vous aider à construire votre soirée : thème, animation, intervenant…
• Si vous avez un studio graphique en interne ou si un de vos employés maîtrise cette compétence, demandez-leur de travailler sur le logo de la soirée et les outils de communication.
• Pourquoi pas en appeler à un photographe de votre équipe !
• Et laissez untel animer le karaoké ou jouer avec ses jazz band…

Proposez des activités de team building pour animer la soirée

La cohésion d’équipe se travaille aussi à travers des activités de teambuilding.

Elles permettent ainsi de sensibiliser vos équipes internes aux prochains défis qui les attendent. Qu’ils soient professionnels ou personnels.

Ces teambuilding peuvent être de nature différente et travailler des compétences et valeurs variées.

Quelques exemples d’animation teambuilding pour votre soirée événement:

• Teambuilding ludique
• Escape game
• Rallye urbain
• Chasse au trésor
• Quiz
• Blind test
• Murder party…
• Teambuilding culture
• Team théâtre
• Atelier mimes
• Improvisation
• Tournage d’un court métrage ou d’un clip
• Teambuilding RSE
• Teambuilding sportif
• Olympiades
• Défi sportif
• Rallye interactif
• Flashmob
• Jeu de piste
• Jeu de construction
• Teambuilding artistique
• Atelier Gospel
• Atelier musical
• Atelier graffiti
• Fresque collective
• Création de logo
• Création d’une publicité
• Karaoké
• Concours photo ou selfie
• Atelier percussion
• Teambuilding détente
• Séances de massage
• Atelier respiration
• Méditation
• Yoga…
  • TEST TEST 

16. Veillez à bien immortaliser votre soirée interne en images

Marquer les esprits lors de votre soirée est essentielle.

Immortaliser les meilleurs moments et les émotions vécues par les participants vous sera aussi très utile.

Faites intervenir un photographe spécialisé en événementiel. Il saura ainsi saisir le moment d'exception, l'émotion furtive...

Vous pourrez faire perdurer ce souvenir chez tous vos invités.

C’est aussi l’occasion de mettre en avant votre entreprise et de développer votre viralité sur les réseaux sociaux.

Selon votre public cible et vos ambitions, la diffusion sur Internet peut aussi servir vos objectifs de recrutement, notoriété, image…

Installez un photobooth

Pensez aussi à installer une animation photobooth lors de votre soirée professionnelle.

Le photobooth permet ainsi à vos invités de profiter d’une expérience ludique et sympathique. Il participe à créer une ambiance festive.

Un photobooth permet aussi à tous les convives de repartir avec une photo souvenir de la soirée.

C’est un divertissement qui permet de créer de l’interaction entre les participants.

De plus le photobooth offre des possibilités de personnalisation :

• toutes les photos seront aux couleurs de votre événement et de votre entreprise.
• plusieurs cadres photos sont à la disposition des invités.
• Ils peuvent aussi rajouter en direct des accessoires drôles et inédits.
• prévoyez aussi un photocall aux couleurs de votre soirée qui fera office de fond de scène. La diffusion des photos sur les réseaux sociaux saura mettre en avant votre entreprise.
• vous pouvez aussi installer un social wall qui affichera en live les selfies et autres photos des convives pour le plus grand plaisir de tous. Et le partage sur les réseaux sociaux.

Quel photobooth pour votre soirée d’entreprise ?
Il existe de nombreuses possibilités. Vous n’aurez que l’embarras du choix parmi :

• La simple borne photo à selfie s en passant par la borne vintage ou technologique ou encore la borne complètement personnalisé à votre événement
• Le photobooth en forme de miroir
• La videobooth 360 qui offre des vidéos inoubliables
• L’animation photobooth dans un espace immersif ou encore avec des filtres et de la réalité augmentée…

Réservez un photographe

Prévoyez un photographe professionnel pour votre soirée d’entreprise.

Il saura capturer les moments importants et l’ambiance de votre événement.

Les photos retranscriront également les émotions et expressions de vos invités.

Vous disposerez ainsi de photos de qualité de votre soirée que vous pourrez utiliser pour communiquer. Elles vous permettront de mémoriser cette soirée auprès de vos cibles et de la faire vivre de façon plus longtemps.

Faire appel à un photographe vous dispensera de cette contrainte.

Vous pourrez ainsi profiter pleinement des invités. Et bénéficier par la suite de photos de qualité.

Prévoyez aussi un cameraman pour assurer une captation vidéo de la soirée. Vous pourrez ainsi réaliser un aftermovie et capitaliser sur votre événement.

17. Renouvelez le genre, surtout si vous conviez tous les ans vos salariés à une soirée professionnelle.

Chaque année, vous organisez une soirée pour remercier vos salariés et renforcer les liens. Mais aussi pour leur communiquer votre nouvelle stratégie et leur faire passer un moment divertissant et décontracté.

Pour marquer les esprits et renouveler l’intérêt de vos invités, pensez innover pour l’organisation de votre soirée annuelle :

• Étonnez et émerveillez avec un lieu insolite ou inédit, en dehors des codes de votre cible.
• Pourquoi ne pas innover en organisant votre soirée dans vos propres locaux. Mais en transformant complètement vos espaces pour créer un effet wow et sortir vos employés de leur ambiance de travail. Vous n’aurez plus le budget de location d’un lieu. Par contre prévoyez un budget décoration pour transformer le lieu et plonger vos convives dans un univers exceptionnel.
• Pensez à « gamifier » votre soirée d’entreprise. Que cette gamification concerne les animations ou encore les outils participatifs pour la partie prise de parole. Vous pouvez aussi mettre en place un jeu-concours pendant votre soirée avec révélation des gagnants en fin d’événement.

Engagez un organisateur événementiel pour gérer votre soirée d'entreprise

Organiser un événement est un exercice complexe.

Comme on vient de le voir, un événement nécessite de s’occuper de nombreuses actions et d’innombrables détails. D’autant plus pour des événements d’ampleur comme une soirée qui va concerne un certain nombre d’invités.

organiser une soirée d’entreprise prend du temps. Or très souvent un responsable d’entreprise et ses équipes en manquent cruellement.

Le gain de temps n’est pas le seul avantage à faire appel à une agence d’événements.

• En premier lieu, il concevra une soirée répondant à vos objectifs et tenant compte de vos cibles.
• Parallèlement au gain de temps, un organisateur d’événements a une expertise et une expérience. Il sait ainsi anticiper, gérer les imprévus.
• Une agence événementielle intervient aussi dan un budget fermé. A lui d’assumer d’éventuels dérapages dont l’agence serait responsable.
• Une société d’événement bénéficie d’un réseau professionnel solide, étendu et éprouvé. Il saura choisir les prestataires offrant le meilleur rapport qualité / prix.
• Un organisateur événementiel, c’est aussi une équipe complète comprenant : prestataire technique, scénographe, décorateur, animateur, créatif, prestataires animations… Outre vous faire profiter son carnet d’adresses, il saura gérer l’ensemble de ces intervenant le jour J.
• Un événement c’est aussi des imprévus et des aléas. Une agence événementielle est habituée à gérer ces impondérables. Non seulement vous vous évitez un stress inévitable mais vous limitez aussi des dépenses non prévues. Vous pouvez aussi vous consacrer à 100% à votre travail et à vos invités le jour J.

Pour votre prochaine soirée d’entreprise, faire appel à une agence événementielle est la solution optimale. Elle vous livrera votre event clé en main.

Vous bénéficiez de son expertise, de ses compétences et de son carnet d’adresses. Et surtout il organisera votre soirée en positionnant vos objectifs et vos invités au cœur de sa démarche.

Vous souhaitez organiser une soirée interne ou de gala,

>contactez Prest’Agency, agence événementielle spécialisée en organisation de soirées professionnelles.

Découvrez toutes nos réalisations de soirée.

A vos marques, prêt, organisez votre soirée d'entreprise !

Vous souhaitez remercier vos salariés,

Renforcer la fidélité de vos clients,

Ou encore recruter de nouveaux collaborateurs ?

C’est à votre tour d’agir à présent !

Organisez-leur une soirée inoubliable grâce à nos conseils et nos astuces.

Vous pourrez ainsi leur faire vivre une expérience sensorielle forte et créer ainsi une connexion émotionnelle puissante avec votre entreprise.

Car n’oubliez pas que l’émotion est engageante !

A vous de passer à l’action à présent.

Bonne soirée d’entreprise !!

FAQ : Questions les plus fréquentes sur la soirée d'entreprise ?

Comment animer une soirée d'entreprise ?

Le choix des animations va dépendre avant tout de votre public cible. Et de la thématique de la soirée.

Les animations vont permettre de rythmer la soirée et de divertir vos invités.

Pour une soirée réussie, veillez à combiner différents types d’animations.

Vous pouvez ainsi proposer des animations musicales, ludiques, participatives, digitales, visuelles, culinaires, interactives…

Selon le public intégrez des animations technologiques avec réalité virtuelle ou augmentée, des hologrammes, du laser… vous obtiendrez un effet whaou pour vos convives.

N’oubliez pas le photobooth aux couleurs de votre entreprise et de votre soirée.

Pourquoi faire une fête d'entreprise ?

Plus qu’une simple occasion de réunir vos collaborateurs et/ou vos clients en dehors du cadre professionnel, une soirée d’entreprise répond à différentes intentions :

• Remercier vos collaborateurs pour leur implication et leur investissement
• Créer du lien après une période de crise ou de télétravail
• Célébrer un événement important dans l’entreprise comme l’anniversaire, un nouveau contrat, une récompense…
• C’est aussi l’occasion de faire passer des messages dans un cadre différent.

Comment réussir sa soirée d'entreprise ?

Réussir sa soirée nécessite avant tout de définir précisément l'objectif attendu.

Une soirée parfaite ne s’improvise pas.

La réussite de votre événement passe par l’élaboration d’un plan d’action précis avec son rétroplanning.

Il est essentiel d’anticiper.

Préparer votre soirée plusieurs semaines à l’avance est gage de succès. 2 mois sont en général nécessaires et confort pour une organisation sereine et optimale.

Réussir sa soirée passe aussi par l’accompagnement d’un organisateur événementiel expérimenté pouvant justifier de réalisations en la matière.

Quels sont les différents types de soirée d'entreprise ?

Il existe différents formats de soirée d’entreprise. On peut ainsi organiser :

• Une soirée de gala pour clore un salon, un congrès, un lancement de produit, un défilé de mode…
• Une soirée anniversaire de l’entreprise
• Une soirée de fin d’année ou une cérémonie des vœux
• Une summer party ou inversement une soirée de rentrée
• Une soirée incentive à l’occasion d’un séminaire interne
• Une soirée d’inauguration pour célébrer une nouvelle usine, une nouvelle machine, un nouveau siège social
• Une soirée team building avec des activités de motivation de groupe...

Comment divertir les invités d'une soirée d'entreprise ?

Les animations sauront divertir vos invités.

Vous pouvez proposer des spectacles visuels, musicaux ou artistiques.

Les quiz musicaux auront un franc succès tout comme le karaoké.

Le photobooth est un incontournable sur une soirée.

Proposez aussi des animations en déambulations pour aller vers vos convives et faire office d’ice breaker.

Faites intervenir un animateur, des performers, des influenceurs et autres intervenants faisant sens avec votre thématique.

Surtout favoriser les échanges entre votre public tout en donnant du rythme à la soirée.