Organiser un concert, les étapes indispensables et tous nos conseils

Organiser un concert n’admet aucune fausse note !!

L’organisation d’un concert pour une tête d’affiche ou une troupe d’amateurs nécessite une logistique et une gestion très spécifique.

Retrouvez ici les étapes clés pour organiser votre prochain concert dans des conditions optimales et faire de votre événement véritable show !

Toutes les questions et nos conseils à suivre pour organiser votre concert :

Étape 1 : planifiez votre concert et estimez la taille de votre événement

En répondant à ces questions, vous allez définir la trame de votre événement et remplir les facteurs clés de succès de l'organisation de votre concert :

- Quel est l’objectif de votre événement

- A qui s’adresse cet événement : la nature de la cible aura des conséquences sur le choix du lieu, de la programmation, des moyens de communication…

- Combien de personnes souhaitez-vous inviter ?

- Quel artiste ou tête d’affiches souhaitez-vous faire venir à votre concert

- Combien de musiciens et danseurs accompagne votre artiste ?

- Prévoyez-vous une première partie ?

- Trouvez le lieu idéal pour organiser votre concert

- Le lieu vous propose-t-il une location simple ou vous fournit-il la technique nécessaire

- Et la technique répond-elle aux exigences des artistes

- Quel est le nombre d’invités que le site peut recevoir

- Vérifiez les contraintes liées au bruit

- Tenez compte de l’acoustique de l’espace

- Fixez le jour et l’heure de votre événement

- Tenez particulièrement compte de votre cible pour fixer date et horaire

- Vérifiez également que votre concert ne tombe pas le jour d’un festival réputé et fréquenté par de nombreux artistes limitant votre choix au niveau tête d’affiche

- Quel sera le moyen de financement de votre concert

- S’agit-il d’un concert pour un public privé et invité

- Chaque participant devra-t-il payer un certain montant (et quel montant)

- Pouvez-vous trouver des partenaires ou des sponsors pour participer d’une façon ou d’une autre au financement de votre concert (marques, annonceurs, associations, médias,  influenceurs…)

Étape 2 : gérez la technique de votre concert

- La sonorisation d’un concert en extérieur ou dans une salle est un élément clé de la réussite de votre concert. C’est également une étape complexe ; en effet la sonorisation d’un espace pour un concert varie selon le type de lieux, le genre de musique, l’environnement, le nombre de personnes…

- Suivez la fiche technique de l’artiste qui indique le type de matériel son, lumière et plateau à fournir avec un plan d’implantation scénique, les temps de montage et de répétition nécessaires et les besoins en personnel incluant le nombre et la qualification des techniciens.

- Prévoyez également suffisamment de personnel pour assurer le montage et le démontage du matériel.

- La fiche technique précise également la liste des « exigences » des artistes !

- Prévoyez une scène couverte suffisante pour recevoir les artistes

- Installez des écrans géants qui feront office de tweet wall  

- Installez la technique nécessaire pour retransmettre en live afin de permettre aux personnes qui n’auraient pas pu assister physiquement à votre concert de suivre les artistes en direct

- Planifiez la captation vidéo de votre concert afin de réaliser ensuite une vidéo des meilleurs moments et des temps forts de votre concert. La captation vidéo de votre concert ou le live de votre concert pourra également vous servir à diffuser ultérieurement votre événement sur internet ou sur grand écran afin de le faire durer dans le temps et de lui donner une ampleur dans le temps et l'espace.

Étape 3 : assurez la promotion de votre concert

- Commencez par marketer votre événement en lui donnant un nom et un positionnement cohérent avec votre cible et vos objectifs.

    - Le nom idéal doit être accrocheur, mémorable, unique et différent

    - Le nom de votre événement doit indiquer au public cible en quoi votre concert diffère des autres événements proposés et proposer une expérience chargée d’émotion

    - Une fois le nom validé, créez-en un logo !

- Déclinez un hashtag simple et facilement mémorisable : #NomDeVotreEvenement

- Créez un site web dédié à votre événement

    - Donnez envie à tous les invités de venir à votre concert, voire de s’inscrire via le site web si besoin.

    - Mentionnez clairement le lieu, la date et les artistes présents

- Prévoyez les invitations en amont de votre événementiel

    - Envoyez dans un premier temps un email Save The Date afin que vos invités réservent leur date pour assister à votre concert

    - Selon la cible et le nombre d’invités, envoyez dans un second temps une invitation papier (Voir notre article sur les invitations)

- Usez et abusez des réseaux sociaux pour donner de la visibilité à votre concert et créer le buzz

    - Parlez de votre événement sur les réseaux sociaux

    - Créez une page dédiée à votre événement concert sur Facebook et alimentez votre page avec des posts qui donneront envie d’en savoir plus et surtout de participer

    - Publiez des contenus régulièrement autour de votre événement : programme, artistes, présence d’influenceurs et autres personnalités

    - Postez des photos et vidéos autour de votre concert (lieu, coulisses, avant-première…)

    - Si vous avez besoin de recruter des participants, investissez dans des campagnes Facebook et Instagram.

- Communiquez sur votre concert également en print

    - Concevez et fabriquez des affiches à déployer sur votre zone de chalandise

    - Faites du street marketing si besoin et selon votre cible avec de la distribution de flyers et autres animations événementielles.

Étape 4 : assurez la logistique et respectez les formalités administratives

- Prévoyez la mise à disposition d’un groupe électrogène insonorisé pour la partie scénique

- Mettez en place un service de sécurité avec un nombre d’agents de sécurité en fonction de la jauge public finale

- Pour assurer la sécurité des lieux, installez des barrières Heras autour du lieu d’exploitation et des barrières de police pour encadrer l’espace scénique ainsi que la régie

- Prévoyez si besoin les équipements sanitaires

- Organisez la partie restauration pour votre public et pour les artistes

- L’organisation d’un concert est soumise à certaines obligations légales.

     - Spectacle vivant, l’organisation d’un concert doit être mise en place par une personne titulaire d’une licence d’entrepreneur de spectacles (circulaire n° 2000/030 du 13 juillet 2000)

     - L’organisateur du concert doit faire une déclaration préalable auprès de la préfecture du département du lieu de spectacle au moins un mois avant la date prévue (R7122-26 à R7122-28 du Code du travail)

     - L’organisateur de l’événement doit également déclarer le spectacle à la mairie (ou à la préfecture de police pour Paris). L’autorisation du concert peut être interdite par le maire  ou le préfet, s’il est de nature à troubler l’ordre public ou qu’il ne respecte pas de la sécurité publique (lieu, salles non conformes…) ou la législation ; l’autorisation du concert peut également être soumise à certaines conditions, comme des mesures de sécurité draconiennes.

     - Une commission de sécurité peut déterminer si une manifestation peut être autorisée

    - Avant le concert, il faut demander à la SACEM l’autorisation d’utilisation en public d’œuvres de son répertoire.

Organiser un concert nécessite de respecter certaines étapes pour proposer un spectacle inédit à vos invités.

Organiser un concert, comme tout événement, ne s'improvise pas et est souvent très chronophage.

Comme nous l'avons vu dans cet article, l’organisation d’un concert doit être mise en place par une structure titulaire d’une licence d’entrepreneur de spectacles, comme une agence événementielle. C'est pourquoi il est souvent plus simple et bénéfique de faire appel à une agence événementielle dont c'est le métier.

Vous souhaitez organiser un concert, qu'il s'agisse d'un concert en extérieur ou dans une salle de spectacle, d'un concert d'une tête d'affiche ou d'artistes amateurs, contactez l'agence événementielle Prest'Agency, spécialisée dans l'organisation de concerts et d'événements :

- tél : 01 60 47 89 78

- mail : contact@prest-agency.com

- site web : www.prestagency.com