Organiser une soirée d'entreprise en 2020, les facteurs clés de succès

Organiser une soirée en 2020

Sur-sollicités, les clients souhaitent dorénavant vivre une expérience et ressentir des émotions lors d’un événement.

Que faire pour que l’expérience de vos invités soit marquante lors de votre prochaine soirée ?

Comment faire naître l’émotion sur votre soirée d’entreprise en 2020 ?

Les facteurs clés de succès de votre événement

Organiser une soirée ou tout autre événement doit répondre avant tout à des objectifs précis :

- Remercier vos collaborateurs

- Faire passer des messages

- Créer du lien avec les clients…

Ainsi toute l’organisation et la conception de votre soirée doit tenir compte de ces objectifs et surtout les servir efficacement.

Votre événement doit aussi prendre en considération votre public-cible.

Il doit être construit autour et pour cette cible en tenant compte :

- De ses besoins

- De son comportement

- Et surtout de ses usages.

=>Là aussi il vous faut répondre aux questions suivantes

- Quelles sont les motivations qui vont pousser vos invités à participer à votre soirée d’entreprise

- Quels sont les freins qui les limiteraient à se déplacer ?

- Quels sont leurs peurs/obstacles, leurs attentes ?

- Quels ont été leurs retours jusqu’alors…

- Plus généralement, qu’est ce que l’on souhaite apporter aux participants

- Quel changement de comportement souhaite-t-on déclencher, quelle est la promesse de l’évènement…

- Et enfin quel parcours d’expérience va-t-on proposer sur place ?

Dernière question à se poser et à prendre en compte dans l’organisation de la soirée :

- Que souhaitez-vous obtenir comme résultats auprès de votre cible ?

- Quels nouvelles attitudes, comportements ou encore connaissances voulez-vous que vos invités aient acquis grâce à votre soirée d’entreprise ?

Pour être authentique et conforter vos invités, votre soirée d’entreprise doit être cohérente avec votre entreprise, avec ses valeurs et son ADN. Elle doit ainsi s’intégrer dans sa mission d’entreprise et son image de marque pour que les invités y adhérent.

Votre événement doit aussi faire sens pour vos invités, qu’ils soient extérieurs ou non à l’entreprise.

Savoir donner du sens à votre événement autour de valeurs communes servira votre entreprise tout en favorisant la confiance envers ses responsables.

 N’oubliez pas que votre événement et votre entreprise doivent créer de l’empathie auprès de vos publics.

Sur-sollicités, vos cibles sont lassées des formats d’événements classiques qu’ils connaissent par cœur. Il est important de les surprendre et leur faire vivre des expériences mémorables

Comment faire vivre une expérience client lors de votre soirée d’entreprise à votre public-cible ?

1 - Chaque étape constitutive de votre événement doit être réfléchie en ce sens.

> Sélection du lieu

Proposez un lieu inédit voire improbable qui va surprendre vos invités  et surtout l’inciter à se déplacer.

Ce lieu peut être :

- inédit en termes d’utilisation habituelle comme une boutique, une usine, un lieu qui ne sont pas utilisés dans leur fonction de base

- atypique et qui positionne les invités comme des privilégiés en leur donnant accès à un lieu pas toujours accessible comme un musée, une fondation, un atelier d’artiste, un showroom

- élitiste comme un loft ou un penthouse luxueux, un hôtel particulier, un hôtel de luxe

- singulier comme les monuments historique, des châteaux, des musées…

- hors norme comme des parkings, gares, stations de métro, rues et autres avenues publiques

- inhabituel comme des jardins, parcs ou « street espace ».

Parallèlement à ces lieux atypiques, vous pouvez organiser votre soirée d’entreprise dans vos locaux ou dans un espace plus classique mais en les sublimant et en créant un décor unique et magique.

> Décoration et scénographie

Mettez en valeur vos espaces et créez une expérience immersive grâce à une décoration et une scénographie innovante qui vont illustrer le concept de votre événement.

Une scénographie peut être réalisée à l’aide de maping vidéo, de vidéo projection, de sons et lumières, de la projection sur de l’eau voire encore des mapping 3D, 4D et 5D.

Ces techniques vont immerger vos participants dans un univers de marque fort et des ambiances sensorielles étonnantes et mémorables.

> Thème et animations

Proposez un thème et des animations pour votre soirée qui vont transporter vos invités.

Privilégiez des animations innovantes, technologiques et digitales aux effets immersifs.

Sachez toutefois les mettre en situation pour créer l’effet waouh car l’animation seule ne fait pas toujours le job !

Il faut créer un environnement et raconter l’histoire qui va faire vivre une expérience à vos participants.

Dépassez par exemple le simple photobooth et ses accessoires en recourant à un décor à l’envers. Préférez un selfie 3D ou un studio 360° avec effet apesanteur à une simple animation photo

Privilégiez la réalité virtuelle collaborative comme un espace réalité virtuelle offrant une véritable expérience vs un casque devant un écran…

Encore une fois ces animations doivent être au service de l’événement et venir le nourrir.

Car ces nouvelles expériences événementielles augmentent l’affinité et la fidélité de vos publics-cibles à l’égard de votre marque ou de votre entreprise. Ne pouvant être reproduites en ligne, ces expériences immersives génèrent aussi beaucoup de conversations sur les canaux digitaux.

2 – favoriser l’engagement sur votre événement

Le web 2.0 a fait de nous des contributeurs au quotidien. Nous avons pris l’habitude de commenter, de donner un avis et de prendre la parole.

Ce comportement doit se retrouver sur votre événement.

Engager votre audience et créer de l’interaction sur votre soirée d’entreprise lui permettra de se créer des souvenirs forts et de vivre une expérience !

Comment engager votre public sur votre soirée d’entreprise :

- Tirez parti d’un hasthag

- Libérez la parole et incitez à participer, à poser des questions avec une application mobile intuitive et ergonomique

- Privilégiez des outils comme un social wall

- Diffusez en live

- Concevez une soirée compatible avec Instagram

3 – raconter une histoire sur votre soirée d’entreprise

Les émotions véhiculées par une expérience ou une histoire aident à mémoriser et embrasser les informations qu’elle contient. La confluence de ces deux approches explique d’ailleurs l’importance accrue de la production de contenus dans l’organisation des événements de marque.

Finis les discours top-down et le spectateur passif. Faites place au spect’ateur.

Storytelling et brand content permettront de susciter l’intérêt du public et de propager votre soirée sur les réseaux sociaux.

Comment générer des émotions sur votre prochaine soirée d’entreprise ?

Vos invités ne se souviendront pas forcément en détail de tous les moments de votre soirée, de votre discours, des différents échanges ou animations.

Par contre ils garderont en mémoire ces instants où vous leur avez fait ressentir des émotions positives !

Comment faire naître une émotion sur votre événement ?

Procédez comme pour la création d’une expérience en la distillant sur chaque étape constitutive de votre soirée d’entreprise :

- Concevez un concept avec une âme qui parlera à vos invités.

- Racontez une histoire qui va venir enrichir votre event

- Faites appel à des influenceurs, des personnalités exceptionnelles ou des orateurs convaincants qui sauront engager votre public.

- Mobilisez tous les sens de vos invités pour leur faire vivre des expériences émotionnelles

Sur une soirée de lancement de produit, n’hésitez pas à laisser vos invités manipuler votre nouveauté voire à l’essayer. Concevez des décors exceptionnels qui mettront en scène vos produits.

    - Proposez des artistes et des concerts en live.

    - Faites-leur vivre des spectacles inédits en direct.

    - Créez l’émerveillement avec des décors et des scénographies grandioses en jouant simultanément avec les images, la lumière, le son et pourquoi pas les odeurs !

    - Décorez les murs avec des projections 360° ou 3D

    - Intégrez des hologrammes à votre soirée d'entreprise

    - Mettez en avant photos et surtout vidéos, format très engageant.

    - Incitez à l’échange et aux conversations génératrices d’émotion.

    - Créez une expérience holographique en implantant un mur de brume aux couleurs de votre marque ou de votre produit qui vont surprendre vos invités dès leur arrivée.

    - Proposez un bar à parfums ou à oxygène et donnez-lui du sens en offrant un moment privilégié avec l’artisan parfumeur.

    - Présentez une animation insolite et amusante avec un bar à insectes. Ces petites bêtes seront sources de curiosité pour vos participants.

Comme vous le voyez, les possibilités de mobiliser les sens et de faire vivre des expériences émotionnelles sont immenses. Par contre il faut veiller à ce que les technologies n’entravent pas les ressentis.

N’oubliez pas de concevoir un key visual pour votre soirée d’entreprise. Ce visuel générique résumera à lui-seul votre événement et en sera l'identité visuelle. C’est le visuel qui servira à la digitalisation de votre événement.

Vous souhaitez organiser une soirée d’entreprise en 2020

Aujourd’hui une soirée d’entreprise n’est pas qu’un moment festif et ludique que vous offrez gratuitement à votre public.

Une soirée événementielle est un levier très puissant au service de la stratégie de votre entreprise.

Concevez ainsi votre événement dans une optique de convergence : l’hybride physique-numérique.

Construisez des événements qui proposent à votre public-cible, présent ou online, de vivre une expérience unique source d’émotion.

Mettez en place des dispositifs immersifs et expérientiels.

Replacer vos invités dans un univers spécifique en stimulant leurs sens.

Pour vos prochaines soirées, retenez les facteurs clés de succès d’une expérience mémorielle et mémorable :

Interaction – réaction et partage.

Vous souhaitez organiser une soirée d'entreprise, l'agence prest'Agency, agence événementiel, est à vos côtés pour concevoir un événement mémorable au service de votre entreprise ou de votre marque.

Confiez-nous votre brief pour l'organisation de votre soirée d'entreprise, qu'elle soit rattachée ou non à un autre événement comme un défilé de mode, un team building, un salon, une inauguration, un anniversaire d'entreprise.

- Prest'Agency, agence événementielle

- tél : 01 60 47 89 78

- mail : contact@prest-agency.com

- site web : www.prestagency.com