Organiser votre événementiel : notre checklist pour réussir votre événement

Vous organisez un événement qui peut être :

- une soirée de gala pour vos collaborateurs

- une convention pour vos clients et partenaires

- une inauguration de nouveaux locaux ou novelle usine pour clients et salariés

- un défilé de mode pour présenter votre marque ou votre nouvelle collection

- un anniversaire de votre entreprise pour clients et collaborateurs

- une conférence de presse pour journalistes, blogueurs et influenceurs

- un séminaire pour vos commerciaux...

Voici la liste des étapes à remplir pour organiser dans les bonnes conditions votre événement et toutes les questions auxquelles vous devrez répondre pour que votre votre événement réponde à vos objectifs business et marketing.

1ère étape : Contours et points importants à définir

- objectifs business de votre événement

- objectifs marketing et de communication

- messages à faire passer

- cible concernée et nb d'invités à définir

- invitation des journalistes, blogueurs et influenceurs

- fixation de la date de votre événement

- préconisation d'une zone géographique pour le lieu

- enveloppe budgétaire et définition de KPI pour analyser le ROI de votre événement

- rétroplanning jusqu'au jour J

- définition du type d'événement :

    - séminaire, convention, conférence de presse

    - soirée, anniversaire, inauguration d'entreprise

    - défilé de mode, salon, lancement de produit

2ème étape : lieu de votre événement

- définir les critères principaux pour sélectionner votre lieu : cible, nb d'invités, zone géographique...

- critères à vérifier avant de confirmer et de réserver le lieu :

    - nb de salles suffisant (workshop...)

    - espace suffisant pour le backstage

    - coulisses pour les artistes et tête d'affiche

    - espace cuisine pour le traiteur...

3ème étape : programme de votre événement

- définir un concept d'événement

- imaginer un nom pour votre événement 

- choisir un thème pour votre événementiel

- concevoir une scénographie et une décoration pour plonger vos invités dans une autre dimension

- définir les animations qui vont rythmer votre journée ou votre fête

- prévoir des animations digitales, participatives et instagrammables

- réserver un photobooth et concevoir un fond de photocall pour des selfies et photos aux couleurs de votre événement

- choisir un traiteur cohérent avec votre événement

4ème étape : communication de votre événement

- concevoir une charte graphique

- créer le logo de votre événement

- élaborer un email Save The Date

- concevoir les invitations et penser aux relances quelques jours avant le jour J

- créer un mini-site web dédié présentant les contours de votre événement

- créer une page événement Facebook

- concevoir les supports de communication :

    - programme, flyer, dossier de presse

    - signalétique, fléchage, PLV...

- concevoir une vidéo à présenter le jour J

- commander goodies et cadeaux

5ème étape : logistique et technique de l'événement

- prévoir la sonorisation du lieu

- aménager un éclairage adapté à votre défilé de mode, votre soirée ou votre convention

- installer et mettre en lumière la scène pour vos discours, les artistes...

- disposer des écrans à leds géants pour diffuser vos vidéos, retransmettre en live votre concert, votre défilé...

- envisager un mapping vidéo pour transformer les espaces et offrir à vos invités une véritable expérience immersive

6ème étape : accueil de vos invités le jour J

- imprimer les badges personnalisés pour vos invités

- prévoir des hôtesses souriantes, élégantes et dynamiques pour accueillir et guider vos invités

- gérer l'accueil de vos invités avec un ipad pour donner une image moderne et organisée à votre entreprise

- prévoir un système de navettes pour gérer les retours de vos invités

- offrir un cadeau à vos invités à leur départ remis dans un emballage aux couleurs de votre entreprise

- accueillir les personnalités

7ème étape : visibilité de votre événement

- définir un hashtag dédié à votre événement #VotreÉvénement

- prévoir un tweet wall pour captiver votre public et l'inciter à diffuser autour de votre événement

- utiliser des applications dédiées interactives pour dynamiser vos discours et vos échanges

- filmer et photographier votre événement en faisant appel à des professionnels de l'image

- retransmettre en direct sur les réseaux sociaux

8ème étape : finalisation et anticipation le jour J (et quelques jours avant)

- prévoir des répétitions de vos discours, du défilé des mannequins, de l'animation

- prévoir les balances pour les artistes et les intervenants pour caler les mesures de chaque micro et de chaque instrument en tenant compte ainsi de la sonorité de votre espace et des équipements sonores

- tester toutes les installations techniques

- répéter vos discours

- prévoir un déroulé de votre événement qui sera votre guide de la journée et qui devra certainement être adapté en fonction de différentes contraintes et des aléas

- accueillir personnellement VIP et influenceurs

9ème étape : actions post événement

- envoyer un email de remerciement

- publier vidéos et photos de votre événement pour le promouvoir et le valoriser et donner ainsi de la visibilité à votre entreprise ou votre marque

- animer de même vos réseaux sociaux

- proposer un questionnaire de satisfaction à vos invités pour analyser votre événement et améliorer les prochains

- analyser le KPI mis en place en amont pour faire un ROI de votre opération

- prévoir une réunion de débrief

retrouvez notre checklist pour organiser votre événement en toute sérénité !

Organiser un événement est un travail d'équipe qui nécessite des compétences multiples (créativité, techniques, organisationnel...) et des qualités diverses et variées. Concevoir et gérer un événement nécessite également de coordonner de nombreux acteurs et prestataires en tous genres. Planifier un défilé de mode, une convention, un séminaire ou une soirée d'entreprise prend énormément de temps.

Vous souhaitez organiser un événement pour vos collaborateurs, vos clients, vos partenaires, confiez-nous son organisation afin que vous puissiez être disponible tout au long de cette journée et profiter de vos invités.

Prest'Agency, agence de communication événementielle, peut s'occuper de votre événement dans son intégralité ou n'en gérer qu'une partie si vous le souhaitez.

N'hésitez pas à nous contacter :

- tél : 01 60 47 89 78

- mail : contact@prest-agency.com

- site web : www.prestagency.com