Passer son événement physique en format digital ou hybride en urgence

Vous avez ainsi conçu un événement spécifique en présentiel. Pensé depuis 6 mois. cet événement est un élément stratégique dans votre communication.

Entre temps, la crise sanitaire se rappelle à nous et impose de nouvelles contraintes.

La question s’impose : que faire ? maintenir son événement ? le reporter encore une fois alors que les équipes ont besoin de proximité…

Il existe des solutions simples, rapides à mettre en œuvre et qualitatives pour numériser votre événement physique. Voyons comment réussir cette digitalisation.

Organiser un événement

Vous avez donc prévu d’organiser un événement.

Qu’est-ce qu’un événement ? Un rassemblement physique de personnes visant un but précis.

Ces raisons ou objectifs peuvent être variés :

- Recréer du lien après des mois de crise sanitaire

- Récompenser vos collaborateurs pour leurs résultats et investissement

- Renforcer la fidélité de vos clients ou réseaux de vente…

Les formats de vos événements aussi peuvent être multiples :

- Soirée d’entreprise

- Convention

- Assemblée générale

- Journée d’intégration

- Remise de prix

- Séminaire…

Les formats, thématique, lieu, dimensionnement des événements sont sans limite !

Que faire quand les conditions sanitaires empirent et imposent une limitation des rassemblement ?

Il est possible de maintenir son événement en le digitalisant. En le rendant virtuel pour les participants mais aux bénéfices bien réels !

Mais comment ? Et quel est le délai nécessaire pour digitaliser son événement ?

Quelles sont les actions à mener pour passer du présentiel au distanciel? 

Redéfinir les objectifs de l’événement digital

Il est utile de réécrire ses objectifs en se posant les questions suivantes :

-Que va apporter cet événement digital aux participants

- Quel est le degré de maturité de la cible par rapport au digital : peurs, frustrations… Ces obstacles sont à intégrer pour le choix du format de l’événement.

- Quels sont les bénéfices recherchés par le public-cible à travers l’événement numérique proposé ?

Les réponses à ces questions permettront d’orienter les choix techniques, logistiques et organisationnels.

Quels sont ces choix à opérer en passant au virtuel ?

Choisir la bonne solution technique

De nombreuses questions se posent :

- Quel sera le format adapté à mon événement : streaming, vision, atelier

- Quelle captation vidéo pour cet événement ?

La régie technique est un élément essentiel de la réussite de votre événement numérique.

Elle doit prévoir

- Un système de captation vidéo

- Un dispositif de gestion des flux vidéo entrants

- Un outil de diffusion des différents contenus vidéos, Powerpoint, images, animations…

- Un matériel son et lumière de haute technologie

Un dispositif global pour maintenir l’intérêt de l’audience

Un espace physique dédié à l’événement

Il est impératif de concevoir un espace physique à l’événement : créer un plateau TV permet de donner une réalité à l’événement.

Ce plateau TV peut prendre différentes formes :

- Un espace desk et écran vidéo pour faire passer des messages

- Un environnement plus cocooning ou un appartement pour créer de la proximité

- Une scénographie très futuriste et digitale…

Concevoir une scénographie peut être très rapide. De nombreux sites se sont adaptés aux contraintes du digital.

Il est très aisé d’installer une régie autonome sur un lieu et de le décorer aux couleurs de la marque et de la thématique.

Adapter les contenus au format digital

Par nature, le format digital crée de la distance entre participants et intervenants.

Les contenus doivent tenir compte de cette nature distancielle.

Ils doivent être complètement repensés pour délivrer des messages directs, visuels et percutants.

En effet, seuls devant leur écran, les participants doivent être en permanence sollicités pour maintenir leur intérêt.

Proposer des animations interactives

Les participants doivent pouvoir interagir. Un événement digital doit impérativement proposer des animations telles que :

- quiz

- questions

- sondages

- nuages de mots

- jauge

- et autres mesures d’humeur !

Sans oublier les animations ice breaking tels que animations selfie, pixel, wall…

Sélectionner les intervenants

Un intervenant doit savoir faire le show pour intéresser les participants en ligne.

Il s’agit plus d’animateur expert vs de simples spécialistes d’une thématique.

Ils doivent être parfaitement à l’aise avec les caméras et autres environnement technologique.

Certains orateurs sont des habitués du format TEDx.

Écoutez-les sur un smartphone. Vous serez à même de juger s’ils sauront captiver vos publics. Et de leur proposer des interventions percutantes et très visuelles.

Accompagner les participants

Votre public ne maîtrise peut-être pas encore les technologies digitales.

Prévoyez un accompagnement pour les technophobes voire les réfractaires pour ne pas les isoler d’avantage.

Passer son événement en digital en urgence

Vous aviez prévu depuis quelques mois un événement physique.

Cet événement est très attendu par votre public-cible.

Pas de panique ! Maintenez votre événement – en adaptant son format au distanciel.

Prest’Agency, agence événementielle, est à vos côtés pour transformer votre événement et adapter son organisation aux contraintes du digital.

Nos solutions ne transforment pas votre événement en une simple visio Zoom ou Teams - dont nous nous lassons tous. Mais bien de reprendre tous les éléments et fonctionnalités imaginés pour votre événement physique. Et de les numériser de façon qualitative sans chercher à faire un copier-coller de la version physique.

Et cette transposition digitale peut se réaliser en une dizaine de jours.

A notre maîtrise des éléments techniques tels que

captation vidéo, prise de son, éclairage, écrans leds, diffusion, streaming…

nous pouvons également prendre en charge :

- la conception éditoriale

- la création de tous les contenus (vidéo, visuel, Powerpoint...)

- la conception et réalisation de la scénographie,

- la création d’une charte graphique événementielle,

- le sourcing et coaching d'intervenants

- les animations,

- la logistique

- les infodécors...

Notre fil rouge dans l’organisation d’événements est la création d’expériences pour les participants, sans oublier la mise au centre de l’humain. Surtout en ces périodes de crise sanitaire !

Notre agence privilégie l’accompagnement de ses clients. Nous sommes toujours présents, même à distance !

Vous souhaitez transformer votre événement physique en événement virtuel en urgence pour maintenir le lien. N'hésitez pas !

Prest'Agency saura vous accompagner pour adapter votre événement aux contraintes du digital.

quel que soit son format :

- convention

- conférence

- défilé de mode

- séminaire...

Rencontrons-nous pour échanger autour de votre événement.

Prest'Agency, agence événementielle

- tél : 01 60 47 89 78

- mail : contact@prest-agency.com

- site web : www.prestagency.com