Quel dispositif pour votre convention virtuelle pour engager votre audience

Organiser un événement virtuel 

Organiser un évènement à distance amène souvent une première réflexion. En effet, concevoir un événement virtuel exige ni lieu physique, ni restauration, ni frais de déplacements des participants. Donc au final un événement beaucoup moins onéreux qu’une convention physique.

Bien qu’elle semble évidente, la réalité est quelque peu différente !

On peut vite être tenté de se dire qu’il suffit de demander à ses collaborateurs de se retrouver devant leur écran d’ordinateur. Le recours à une plateforme de gestion d’événement ou tout autre outil en ligne fera le reste. En effet de nombreuses appli offrent interactivité, information, networking sur des événements en ligne.

Cette façon de fonctionner est tout à fait adaptée aux visioconférences, réunions ou contacts réguliers avec ses collaborateurs en télétravail.

Cependant organiser une convention ou un séminaire d’entreprise à distance ne peut se gérer de la même manière.

Il existe en effet de nombreux points de vigilance à passer sur une convention virtuelle

- Capter l’attention des participants

- Maintenir leur attention durant toute la convention

- Faciliter la compréhension des messages pour pouvoir se les approprier

- Donner du sens à votre événement aux yeux de tous

- Plonger chaque individu dans un environnement propre à une convention d’entreprise.

- Et enfin une convention virtuelle doit plus ressembler à une expérience vs un webinar !

L’organisation d’une convention virtuelle nécessite donc des ressources et moyens spécifiques pour en assurer le succès – et l’impact !

En effet la durée de votre convention ou de votre séminaire et la nécessité de l'impact sur vos collaborateurs vont réclamer de soigner la préparation - et de prévoir des moyens techniques adéquats.

Doivent aussi être pris en compte certains facteurs clés de succès dans l’organisation et la conception d'événements virtuels :

- La durée de cet événement

- Son format

- Les contenus proposés

- Les interactions nécessaires...

Ces facteurs clés de succès sont valables quel que soit le type d'événement virtuel envisagé.

Voir nos articles sur l'organisation d'un défilé de mode virtuel ou d'une journée porte ouverte virtuelle

Quelles ressources techniques pour une convention virtuelle efficace ?

Selon les travaux de John Medina, biologiste et professeur à l’université d’État de Washington, le taux d’attention d’un adulte diminue de 80 % au bout de 10 minutes. Autre chiffre très parlant : en présentiel, l’attention des participants commence à diminuer au bout de 40 minutes.

Suivre une convention d’entreprise à distance à partir d’un écran est un exercice périlleux pour les participants. Le risque de déconcentration est très élevé.

En effet suivre une personne faisant un discours face à la caméra lasse très vite les spectateurs. La monotonie et le moindre temps mort signent une perte d’audience – sans parler des nombreuses sources de sollicitations et de perturbation de l’attention à la maison comme les notifications, le téléphone, les discussions…

Ainsi les moyens techniques et l’aménagement du lieu de diffusion sont des éléments essentiels. L’environnement visuel et l’attractivité des images sont prépondérants afin d’intéresser dans la durée l’ensemble des participants.

Une mise en scène globale permettant de maintenir l’attention du public tout au long de l’évènement doit être envisagée. Ainsi la mise en place d’un plateau TV est une solution dédiée.

Un studio TV pour votre plénière ou votre convention

La mise en scène de vos intervenants sous la forme d’un mini plateau TV nous parait essentielle.

En assurant une présentation dynamique des intervenants, la réalisation d’un studio TV permet de multiplier les plans caméras. Dans la même veine qu’une émission télévisée, un plateau TV aura pour effet de surprendre les participants.

En effet cette mise en scène permet d’éviter les phénomènes de lassitude des participants. ceux-ci peuvent vite décrocher si une image fixe et sans relief apparait sur les écrans durant toute la convention.

La réalisation d’un plateau caméras permettra de varier et de multiplier régulièrement les images. Cette « animation visuelle » contribuera non seulement à la dynamisation de la diffusion des interventions. Elle donne du rythme à la convention. C’est aussi un moyen de renforcer l’impact des contenus car la vue représente 50 % de l’activité cérébrale ! Et on retient 6 fois mieux les informations orales si elles sont appuyées par des visuels.

Ainsi sur notre plateau TV, des écrans leds serviront à réaliser un décor de fond aux couleurs de votre événement. Ils permettront aussi de diffuser des images et un habillage visuel adaptés aux différents temps forts de l’évènement.

Ces écrans donneront aussi la possibilité de visualiser les réactions des participants si les échanges ne nécessitent – comme une remise de prix ou une mise en avant d’un ou plusieurs collaborateurs.

Du mobilier design réparti en plusieurs points sur le plateau permet aussi une répartition homogène des intervenants et favorise l’interactivité entre eux.

Caméras motorisées et caméras mobiles autorisent plans larges et plans serrés. Ces différents plans donnent du rythme à la convention. Ce changement des images limite la lassitude du public que l’on constate dès qu’une image unique est diffusée sur une période relativement longue.

Des éclairages sur le plateau TV viendront ponctuer les interventions afin de compléter la mise en valeur des intervenants.

Une scénographie événementielle

La décoration est aussi un point essentiel pour un événement virtuel.

Sans « choc » des images, on ne se fabrique pas de souvenir !

Contrairement à une convention physique où les 5 sens sont sollicités, un événement virtuel n’en engage que 2.

Une décoration événementielle sur un événement virtuel passe entre autres par une animation vidéo sur l’ensemble des écrans et dispositifs multimédias.

En concevant un plateau TV sur une convention virtuelle, nous disposons d’un environnement multimédia pour interagir en live avec la scène et surtout le public en ligne. En effet la place des écrans est considérable dans une scénographie événementielle. Tout comme l'intégration des techniques numériques offre de nouvelles possibilités d'expression.

Cette animation scénographique permet aussi de refléter l’identité de l’entreprise et de l’événement. Et elle donne la possibilité de créer une ambiance sur le plateau et d’en imprégner les spectateurs.

Ces ressources permettent ainsi de maintenir l’intérêt de votre audience tout au long de la plénière – dans un seul objectif donner un impact à votre plénière et aux messages transmis.

Mais plus encore qu’un seul capteur d’audience, vidéo mapping, jeux de lumière, mise en scène et animation scénographique multimédia vont transformer votre événement en une véritable expérience pour vos collaborateurs.

Des intervenants au service de l’événement

Bien que la technique soit prépondérante, le contenu et les intervenants restent l’élément central de votre plénière.

Or intervenir sur un plateau TV sans public n’est pas le même exercice qu’une présentation physique devant un auditoire bien présent !

C’est pourquoi il nous parait important de soigner tout particulièrement le contenu de l’évènement tout comme sa présentation. Encore une fois ces dispositifs sont au service de votre événement pour obtenir des résultats suffisamment impactant.

Les conférenciers ou autres intervenants doivent aussi être préparés à l’exercice. Nous recommandons même de les accompagner d’un ou plusieurs intervenants extérieurs pour les aider à faire passer les messages importants.   

Organiser une convention virtuelle

La mise en scène et le dispositif technique événementiel que nous proposons est une réponse pour faire vivre une expérience en ligne captivante et attrayante.

Malgré tout, pour nous, la technique ne doit pas prendre le pas ou faire le hold-up sur l’expérience.

La technique événementielle est au service de l’événement.

Notre approche ne se limite pas à un mettre un contenu en live en espérant qu’il soit écouté et entendu.

C’est avant tout un dispositif d’ensemble qui permet à votre convention, votre séminaire ou votre plénière de ressembler à une expérience vs une énième réunion Zoom !

Et plus que de réduire drastiquement le budget en passant sur un événement virtuel, l’idée est plus de transférer certains postes. En effet tout ou partie du budget salle et traiteur peut permettre de renforcer les moyens techniques, visuels et les supports de présentation. Ces ressources vont ainsi concourir au succès de votre évènement à distance sans lesquels vous risquez de ne pas répondre à vos objectifs de motivation – ni d’attachement à votre entreprise de la part de vos collaborateurs.

Vous souhaitez organiser une convention virtuelle, un séminaire en distanciel ou une plénière digitale ?

Prest'Agency, agence événementielle, vous accompagne pour digitaliser vos événements, qu'il s'agisse de :

- convention

- séminaire

- salon

- journée de partage

- journée porte ouverte

- défilé de mode...

Nous construirons votre événement virtuel dans un objectif d'impact et de participation. Nous vous proposerons ainsi une mise en scène capable de créer une expérience mémorable auprès de votre audience.

Rencontrons-nous pour échanger autour de votre prochain événement virtuel.

Prest'Agency, agence événementielle

- tél : 01 60 47 89 78

- mail : contact@prest-agency.com

- site web : www.prestagency.com