Quel événement après le confinement : virtuel, physique ou hybride ?

Qu’est-ce qu’un événement ?

Un événement est un levier très puissant au service d’une marque qui permet de rencontrer son public.

Son public pouvant être les collaborateurs de l’entreprise ; les clients, les partenaires…

Au niveau événement, on peut imaginer

- Une soirée d’entreprise

- Une soirée de gala

- Un anniversaire d’entreprise

- Une inauguration

- Une journée portes ouvertes

- Un défilé de mode

- Un lancement de produit

- Une convention

- Un séminaire

- Une conférence…

C’est un outil efficace qui offre une forme de proximité grâce à un contact physique.

Selon les conditions extérieures, les contraintes, les objectifs, chaque événement peut être en présentiel, en virtuel ou entre les 2, être sous un format hybride.

Avantages d’un événement physique

Un événement physique permet à un public de partager un moment festif, informatif, instructif, divertissant…

Mais un événement ne se limite pas à un rassemblement.

Quel que soit le format, l’objectif principal d’un event est de réunir et surtout d’engager une ou plusieurs communautés. C’est un moment transformatif.

L’événement physique doit créer une expérience physique qui participe à l’expérience de marque.

L’avantage d’un événement physique est de créer du lien et de jouer sur les émotions.

En effet les 5 sens permettent de véhiculer une grande charge émotionnelle. Cette sensorialité procure une source d’enchantement aux participants présents qui les plonge dans une ambiance susceptible de les influencer dans leur façon de penser voire dans leurs comportements d’achats.

Selon Jack Morton Worldwide, 70% des consommateurs considèrent que les émotions comptent pour 50% dans leur décision d’achat.

Seul l’événement physique permet de jouer avec les 5 sens. Cette sensorialité donne de la profondeur à la relation et fait vivre une expérience aux invités présents. Cette expérience « mémorable » essentielle parvient à toucher des individus sur-sollicités et blasés, devenus exigeants voire insensibles à certains dispositifs – et surtout habitués à vivre et partager leurs expériences sur leurs réseaux sociaux !

Sur un événement physique, cette sensorialité peut passer par

- La scénographie

- La réalité virtuelle ou augmentée

- L’ambiance sonore

- Le traiteur et ses animations culinaires…

- La prise en main des produits ou des animations manuelles…

Sur un événement physique, l’immersion est complète puisque les 5 sens sont mobilisés !

Pourquoi un événement virtuel ?

Le confinement que nous venons de vivre nous impose de repenser le format de nos événements.

D’autres facteurs peuvent nous contraindre à organiser un événement virtuel :

- Facteurs extérieurs comme des grèves, des intempéries…

- Facteurs ou objectifs intérieurs comme le souhait d’accroître son audience et/ou d’internationaliser son événement.

L’événement physique et le digital étaient déjà indissociables. Mais très souvent limités avec une simple diffusion de l’événement en live.

Comme par exemple :

- La retransmission d’un défilé de mode en live sur les réseaux sociaux de la marque donnant l’occasion à de nombreux fans de suivre cet événement souvent réservé à quelques élus

- La diffusion du concert d’un artiste

- La retransmission des intervenants d’une conférence, d’une table ronde…

Comment organiser un événement virtuel ?

Mais virtualiser un événement ne se limite pas à retransmettre un événement physique en live – ni à produire en ligne un contenu pensé pour un événement physique.

Un événement virtuel doit ajouter une vraie valeur ajoutée sérieuse pour attirer les participants.

L’éventail des e-événements est assez large. Il peut aller

- d’une simple vision-conférence

- à des animations d’hypnose ou liée à de la réalité virtuelle ou augmentée

- à une plateforme reproduisant l’offre et l’univers d’un salon, avec ses stands, ses rencontres exposants / visiteurs, ses conférences live, ses contenus à télécharger ou à visionner…

- à une Fashion Week, avec ses défilés, des échanges avec les créateurs, la visite des coulisses et surtout la possibilité de commander en ligne

voir notre article "Organiser un défilé de mode virtuel"

Quels sont les difficultés pour organiser un événement virtuel ?

L’attention des participants est très volatile.

C’est certainement le défi majeur que les événements virtuels doivent relever : maintenir l’attention des inscrits !

En effet de nombreux facteurs peuvent venir perturber le participant et l’inciter à décrocher de votre événement virtuel :

- Téléphone

- Notification

- Internet

- Tout comme le manque d’intérêt avec le sujet traité.

Comment maintenir l’attention des participants à un événement virtuel ?

La perte essentielle d’un événement virtuel concerne le lien physique.

Pour capter et maintenir l’attention des inscrits, 2 facteurs sont essentiels dans l’organisation de votre événement virtuel :

- Créer de l’interactivité avec les participants : les inciter à poser des questions, les faire participer à des sondages, les inviter à des commentaires, des partages d’expériences

- Concevoir des contenus adaptés au format en ligne.

Le maintien de l’attention passe aussi par les actions suivantes

- Rythmer les interventions

- Travailler sur des formats courts

- Proposer de nombreux stimuli au cours de l’événement

- Placer la marque au cœur du dispositif

- Faire appel à la gamification

- Offrir un « photobooth virtuel » sous forme de filtres aux couleurs de votre événement virtuel

- Privilégier l’accueil des participants

- Selon le format de l’événement, prévoir un animateur percutant et charismatique car n’oublions pas que les expériences en ligne peuvent être isolantes

- Concevoir une scénographie adaptée

La vue est un des 2 sens sur lequel le virtuel permet de jouer – et sur lequel il repose le plus.

Il est donc essentiel de mobiliser ce sens pour réaliser une bonne immersion et proposer ainsi une expérience mémorable.

- La qualité sonore participe à la qualité de l’expérience. Une conception sonore peut aussi réengager des participants en phase de décrochage

- Pour qu’une immersion soit réussie, il faut aussi procurer des ressentis et des émotions aux participants à travers du storytelling, de l’immersion, de l’émerveillement…

- Enfin penser au temps d’intervention qui doit rester limité pour maintenir l’attention de votre public.

Un événement virtuel offre de nombreuses et nouvelles opportunités pour aller à la rencontre de ses clients et prospects et maintenir le lien avec sa communauté. C’est aussi une formidable possibilité d’accroitre son audience et d’internationaliser son événement – si tant est que le format virtuel apporte une vraie valeur ajoutée.

Le digital permet aussi d’exploiter son événement 2.0 avant, pendant et après.

Un événement virtuel s’inscrit ainsi durablement grâce à l'empreinte qu’il laisse sur la toile !

Evénement hybride

D’après le rapport « The Experiential Future d’Epson » rendu publique en février 2020, 57% des consommateurs français souhaitent participer physiquement et non plus seulement visuellement aux événements. En effet des expériences en ligne peuvent être isolantes pour les participants.

Certains mouvements, hormis les phénomènes de violence et de manipulation, exprimaient aussi ce besoin de se rencontrer, de parler, de prendre la parole.

Comme on peut le voir, l’interaction humaine demeure importante.

L’événement reste le seul média capable de proposer une expérience de marque en présentiel.

Ainsi nous pouvons également imaginer un concept hybride : un événement en direct avec la possibilité de participer virtuellement !

Cet événement hybride peut ainsi prendre plusieurs formes :

- La présence physique pour quelques happy few et la participation virtuelle pour un plus grand nombre.

- Un suivi de l’événement online par tous les participants mais avec une organisation et des intervenants en présentiel.

Cette solution hybride peut aussi être la réponse de l’événementiel à un souci environnemental. En faisant participer physiquement un public proche géographique et en virtuel une cible éloignée, l’empreinte carbone de votre événement n’en sera que meilleure !

Ce concept d’événement hybride permet également de répondre aux contraintes liées à la pandémie que traversent nos sociétés – mais également au risque de lassitude suite à des événements à 100% dématérialisés.

 Cependant tout comme pour un événement virtuel, il est essentiel de penser « contenu » avant de songer « technologie ». Votre public virtuel ne participera à votre événement hybride seulement si on lui apporte une vraie valeur ajoutée – et si on lui offre une expérience adapté à ce format.

Chaque nouvel événement ne doit pas être conçu en opposant les formats physique et virtuel.

L’objectif principal de l’événement doit jouer son rôle d’arbitrage - adossé aux contraintes extérieures comme peut l’être la pandémie qui secoue nos sociétés.

> Les consommateurs souhaitant avant tout vivre et partager des expériences mémorables

> Les marques ambitionnant de conserver un lien émotionnel avec leurs clients,

Le choix d’un format d’événement doit plus s‘arbitrer sur la part de digital dans un environnement physique pour renforcer l’engagement de mon public-cible et favoriser les interactions avec lui.

Organiser un événement, physique, virtuel ou hybride ?

Vous souhaitez organiser un prochain événement pour vos collaborateurs ou vos clients.

La pandémie que traversent toutes les sociétés vous amène à vous poser la question sur le meilleur format pour atteindre vos objectifs.

Prest'Agency, agence événementielle Paris, est à vos côtés pour vous proposer des solutions éprouvées qui vont privilégier l’expérience humaine de façon authentique et empathique tout en positionnant votre public-cible au cœur de votre marque.

Nous privilégions pour événement que nous concevons et déployons des dispositifs porteurs de sens pour vos participants et valorisant votre Marque sans opposer format physique ou virtuel !

Rencontrons-nous pour échanger autour de votre problématique et de votre marque.

Prest'Agency, agence événementielle

- tél : 01 60 47 89 78

- mail : contact@prest-agency.com

- site web : www.prestagency.com