Journée Porte Ouverte, quelle communication pour votre JPO

Les raisons pour organiser une JPO

Une journée portes ouvertes destinée aux salariés de l’entreprise permet de réunir votre personnel dans un contexte  informel et détendu. Vous avez ainsi l’occasion de faire passer des messages forts et de rappeler à chacun son rôle dans la bonne marche de l’entreprise et l’intérêt que vous lui portez.

Une JPO réussie aide à resserrer les liens au sein du groupe, de renforcer l’esprit d’appartenance et la motivation de chacun. C’est un véritable facteur clé de succès notamment si l’entreprise a des échéances ou des enjeux importants, tels qu’une fusion, des objectifs audacieux…

C’est aussi l’occasion de passer un moment chaleureux et festif, et de favoriser les contacts entre les collaborateurs.

Pour réussir sa JPO et favoriser la participation de chaque collaborateur, un plan de communication est indispensable pendant les 3 phases de votre événement.

Phase 1 : la communication avant la journée portes ouvertes

- Email Save The Date

Dès que la date de votre JPO est arrêtée, envoyez un email SaveTheDate à tous vos collaborateurs 6 à 8 semaines avant l’événement. La période d’envoi peut varier selon le temps dont vous disposez pour l’organisation de votre porte ouverte. Le « save the date » permet juste aux invités de bloquer la date. Soyez suffisamment accrocheur sans révéler les détails de votre événement !

- Invitation

Un mois avant votre JPO, vous pouvez envoyer une invitation à chaque participant.

Selon votre budget et le public ciblé, vous enverrez une invitation papier ou une invitation par email.

L’invitation précisera les détails de votre journée portes ouvertes et une partie du programme.

- Site web dédié

Vous pouvez concevoir un mini-site web dont l’objectif principal sera l’inscription à la JPO.

Un formulaire permettra en effet à chaque salarié de s’inscrire à votre événement.

Le site web de votre porte ouverte permet également de mettre en avant le programme et les animations prévues.

Il fait office d’incitateur à participer !

Il informe également des modalités pratiques (horaires, lieu, parking…).

Si vous organisez des visites de votre entreprise et des ateliers découvertes, proposez aux invités de s’inscrire sur des créneaux horaires précis pour faciliter les visites et votre organisation via votre site web dédié.

- Affiches

Incitez les salariés à participer et à s’inscrire en placardant dans l’entreprise à des emplacements clés (cafétéria, accueil, photocopieuse, espace restauration…) les affiches de votre JPO.

- Page Facebook

Vous pouvez créer une page Facebook dédiée à votre portes ouvertes.

En postant régulièrement, vous inciterez les salariés à s’inscrire et surtout à être présents le jour J !

Vous allez également créer une véritable communauté autour de votre événement.

Tout comme sur votre site web dédié, postez les coulisses de votre événement ! Révélez au compte-goutte certaines activités ou la participation d’invités spécifiques pouvant inciter à s’inscrire.

N’oubliez pas de créer un hashtag pour votre JPO qui permettra le suivi des discussions autour de votre événement #JPOEntreprise qui sera repris sur toutes vos communications.

- Email de relance

Selon votre public, n’hésitez pas à relancer les inscrits pour les inciter à participer en révélant au fur et à mesure des surprises, des inédits, des invités surprise…

La veille de votre porte ouverte, envoyez à tous les inscrits un dernier email avec toutes les informations pratiques pour le lendemain.

Et n’oubliez pas qu’une personne même inscrite peut ne pas venir à votre JPO. Des emails de relance accrocheurs sauront la persuader qu’elle risque de rater un événement d’importance en ne venant pas !

Phase 2 : la communication pendant la journée porte ouverte

La communication déployée lors de votre porte ouverte va dépendre de votre public, des objectifs assignés à votre événement et de son format.

L’objectif principal de cette communication est de donner de la visibilité à votre événement !

- Réseaux sociaux

Contrairement à un événement avec un public extérieur, vous n’avez pas besoin de faire vivre votre événement sur vos réseaux sociaux.

Si vous avez créé un groupe privé sur Facebook, n’hésitez pas à retransmettre votre événement en ligne et à mettre en avant les moments importants !

- Social wall

Si vos invités sont très connectés et digitaux, vous pouvez toujours installer un social wall qui mettra en avant leurs publications et valorisera votre JPO. Cet écran jouera également un rôle de resserrer les liens entre les participants en générant de l’interaction entre les invités, rôle également dévolu à votre journée portes ouvertes.

- PLV sur votre événement

Les supports de communication sur votre événement vont avoir un double rôle :

    - Attirer l’attention et donner envie

    - Orienter les invités et localiser les points clés.

1 – accueillir vos invités

La façade de votre bâtiment sera la première chose vue par vos invités. N’hésitez pas à vous en servir pour communiquer sur votre JPO en reprenant notamment le visuel générique de la charte de votre événement à l’aide de bâches, de banderole intissée et d’affiches.

Habillez l’espace d’accueil où les hôtesses recevront vos invités : installez totem, champion banner, oriflammes et autres kakémonos. Adaptez les messages de votre communication aux formats de ces supports très spécifiques et difficiles à travailler.

2 - Faciliter les déplacements et orienter efficacement vos invités

Signalétique, banderoles et autres flèches au sol aideront les participants à se repérer et à se diriger vers les activités et les animations.

Installer également un panneau à l’entrée de votre établissement avec l’implantation de toutes les activités proposées lors de votre JPO facilitera le repérage de tous. Une impression sur un panneau en Forex de 3 ou 5 millimètres est parfaitement adaptée à un support qui pourra être installé en extérieur comme en intérieur.

3 – mettre en scène et décorer

Une porte ouverte est aussi l’occasion de montrer l’intérieur de l’entreprise et de donner une image accessible et conviviale.

Habillez les différents espaces et valoriser vos bâtiments avec de la PLV aux couleurs de votre JPO. Une impression sur du tissu tendu se prête à merveille à cette utilisation.

Vous pouvez également mettre en valeur vos espaces et établissements avec des éclairages et des formes géométriques de lycras qui créeront un véritable univers. En donnant de l’émotion à votre événement, vous laisserez un souvenir fort et marquant auprès de vos invités.

4 – habiller les espaces importants de votre JPO

Une journée porte ouverte est l’occasion de faire passer des messages à l’assistance.

Aménagez une scène qui accueillera les intervenants et habillez cet espace aux couleurs de votre événement et de votre entreprise.

L’espace restauration est également un temps fort de votre porte ouverte. Faites-en un lieu central de votre event.

Si vous êtes en extérieur, installez auprès des tables et chaises des parasols, fauteuils et nappes imprimés à vos couleurs.

Animation photos

Photobooth, borne à selfie, photocall, mur d’image… les animations photos pour les événements sont légions.

En proposant un dispositif ludique et sympathique, ces animations mettent la marque au cœur de votre JPO. Elles créent également du lien entre les invités qui vont interagir avec votre marque et laisser de bons souvenirs !

Phase 3 : la communication après la JPO

La réussite d’une porte ouverte est en partie due à sa participation.

Ainsi après votre événement, envoyez un email de remerciement à tous les participants et les intervenants.

L’objectif de cette phase est d’amplifier l’événement et de maintenir échanges et discussions qui ont été initiées.

Partagez ainsi tous les éléments qui ont eu lieu pendant la JPO et mettez en ligne sur le site dédié et votre groupe Facebook photos, vidéos et toutes les interventions.

Si vous souhaitez recruter de prochains collaborateurs, n’hésitez pas à mettre votre JPO en actualité sur le site web de votre entreprise. Cette actualité lui donnera une image chaleureuse et dynamique et pourra ainsi attirer de futurs talents.

Vous souhaitez organiser une journée portes ouvertes pour vos salariés.

Pour scénariser cette journée et initier une vraie rencontre, mettez en place une communication adaptée.

Les équipes de Prest'Agency, agence de communication événementielle, sont à votre disposition pour vous rencontrer et construire avec vous votre prochain événement et sa communication.

Contactez-nous vite et rencontrons-nous pour échanger autour de votre JPO :

- tél : 01 60 47 89 78

- mail : contact@prest-agency.com

- site web : www.prestagency.com