Soirée virtuelle ou soirée digitale pour vos collaborateurs, [tous nos conseils]

Pourquoi organiser une soirée d'entreprise ?

Organiser une soirée d’entreprise offre de nombreux avantages pour une entreprise.

Elle permet en effet de remercier vos collaborateurs pour leur implication et leur investissement pendant l’année écoulée.

C’est pour vous également une occasion de faire passer des messages clés :

- Communiquer les objectifs de l’année suivante,

- Présenter la stratégie pour les années à venir

- Faire part des changements à venir…

C’est aussi l’occasion de régénérer la motivation de vos équipes

et de renforcer l’attachement de vos collaborateurs à l’entreprise et de leur rappeler son ADN et ses valeurs fortes.

Et enfin une soirée d’entreprise, c’est offrir une parenthèse à vos salariés et partager un moment chaleureux et festif !

Malgré le besoin de recréer du lien après cette année de confinement et de télétravail, la période actuelle n’est pas propice à la programmation de telles soirées.

Et pourtant on a tous envie de célébrer la nouvelle année qui se profile et passer à autre chose !

Rappelons également que 93% des français se déclarent en manque d’activités événementielles d’après l’étude Weezevent.

> Quelles sont alors les alternatives dont nous disposons pour rassembler vos collaborateurs et les fédérer ?

A situation inédite, y a-t-il une solution pour se retrouver et passer un moment festif et convivial ?

Une soirée d’entreprise virtuelle !

Organiser une soirée festive digitale est une alternative aux conditions sanitaires du moment. En effet une soirée virtuelle pourra vous permettre de répondre à ces objectifs d’attachement à l’entreprise tout en jouant sur la motivation de vos collaborateurs.

Quels sont les formats possibles pour une soirée virtuelle ?

2 types de formats sont envisageables :

Une soirée d’entreprise 100% virtuelle

Ou une soirée professionnelle hybride.

> Une soirée 100% virtuelle est un événement où tous les invités sont en distanciel. Ils participent tous à l’événement en ligne via une plateforme depuis leur domicile.

> Une soirée d’entreprise hybride est un événement phygital qui mélange à la fois le présentiel et le distanciel.

Ainsi quelques participants sont présents physiquement sur le lieu où se déroule la soirée d’entreprise – très souvent dans les locaux de celle-ci. Les autres participent de façon virtuelle.

Le faible nombre de présents permet ainsi de respecter les conditions de distanciation physique. Elle limite en plus les déplacements de collaborateurs répartis bien souvent sur tout le territoire.

Elle permet en outre à vos salariés anxieux de participer à un événement physique, d’y prendre part en ligne et de passer un bon moment.

Le digital est-il adapté à une soirée d’entreprise ?

Pendant le confinement, nous avons tous participé à des webinars en ligne – avec plus ou moins de réussite !

Très souvent bricolés à la hâte, ils offraient des contenus sans aucun intérêt, proposés par des intervenants pas toujours bien préparés – et émettant depuis leur cuisine offrant ainsi des expériences frustrantes !

La crise sanitaire a modifié les pratiques événementielles. Les agences d’événementiel ont réussi à digitaliser de nombreux événements tels que les conventions, les séminaires, les salons, les conférences, les lancements de produits…

Or ces événements professionnels ont pour objectif principal de transmettre des contenus ou des messages. Ils proposent souvent de nouveaux apprentissages aux participants – et permettent d’engager la conversation.

On est ainsi dans un environnement exclusivement professionnel.

Alors qu’avec une soirée d’entreprise, on est dans l’immatériel, dans le ressenti, dans l’ambiance. L’objectif est de célébrer, partager, échanger. C’est aussi de faire vivre des émotions mémorables !

Mais peut-on ainsi digitaliser une soirée d’entreprise ?

Peut-on marquer les esprits avec une soirée digitale et faire vibrer les participants autant qu’une soirée physique ?

Est-il possible lors d’une soirée virtuelle de créer une ambiance et de faire vivre une expérience marquante qui doit bien être réelle ?

Générer des émotions et offrir une immersion à vos invités est possible lors d’une soirée virtuelle.

Il faut pour cela proposer une expérience interactive et fluide à vos convives !

Expérience qui commence par un environnement spécifique avec une scénographie visuelle, une technique irréprochable et une ambiance chaleureuse. A l’instar d’un événement physique, cet environnement plongera vos invités dans votre univers de marque insufflant convivialité et lien que le digital limite.

Quel environnement pour votre soirée virtuelle ?

Plutôt que de recréer un événement physique en ligne, il est important de construire les conditions adaptées à un tel événement.

Les conditions sonores et de connexion sont essentielles pour un événement en ligne – qu’il soit festif ou en lien avec une activité professionnelle. Ces conditions permettent d’offrir en amont la meilleure expérience possible aux participants au niveau ergonomique qu’au niveau services.

Nous avons tous participé à des événements digitaux avec des intervenants inaudibles ou injoignables ! des Escape Game virtuels inaccessibles faute de serveurs suffisants…

Pour des conditions optimales de diffusion de votre événement en ligne et une expérience fluide, nous vous proposons de vous affranchir des réseaux connectés de diffusion existants – réseaux qui limitent bien souvent les possibilités participatives.

Nous mettons ainsi à votre disposition un réseau de connexion privé auquel les participants se connecteront à partir d’un lien internet.  Associée à cette connexion « autonome » et performante, nous intégrons des modules d’interactivité pour une expérience encore plus active et participative.

A noter, cette connexion centrée sur l’utilisateur final est un véritable levier de différenciation pour tous les événements en ligne.   

Parallèlement à cette connexion, nous installons un véritable plateau TV sur le lieu de l’événement. Ce lieu peut être les locaux de l’entreprise, un lieu spécifique ou encore nos propres espaces. Cette dernière solution permet de maintenir votre soirée virtuelle quelles que soient les conditions sanitaires.

Toute la soirée sera organisée autour de ce plateau TV. Toutes les animations et prestations artistiques prendront place sur le plateau en intervenant et en interagissant en direct avec le public connecté.  

Pourquoi un plateau TV pour votre soirée virtuelle ?

Le plateau TV multi caméras permet de donner un cadre visuel attractif à la soirée festive virtuelle.

Ce dispositif procure une certaine liberté de mouvement et d’action aux animateurs et artistes. Il crée une dynamique sans pareil.

En effet on imagine aisément qu’animer une soirée ou présenter une animation artistique devant la caméra d’un ordinateur fixe ou portable est antinomique. Cette solution ne permet pas d’obtenir un rendu satisfaisant pour le public qui se lasserait très vite dans de telles conditions de réalisation.

Les moyens techniques sont donc primordiaux si l’on souhaite proposer des animations et/ou spectacles qui maintiennent le public en haleine dans la durée.

Un espace dédié à votre soirée permet d’offrir plus qu’une simple vidéo à vos invités. Un plateau TV est la solution pour faire de votre événement un spectacle à part entière !

La réalisation d’un plateau caméras permet de varier et multiplier régulièrement les images et de varier les plans, du plus large au plus serrés. Cette variété de production contribue à la dynamisation de la soirée. Des éclairages traditionnels et robotisés participent aussi à la valorisation des interventions. Cette diffusion variée des images permet de maintenir l’attention des spectateurs en ligne, enjeu majeur d’un événement virtuel.  

Si vous souhaitez faire passer des messages importants durant cette soirée, notre plateau TV vous offre une mise en scène professionnelle et impactante – et permet de dimensionner votre prise de parole.

Une scénographie événementielle pour votre soirée digitale

Nous vous proposons de réaliser un fond de scène du plateau TV sous forme d’un écran ou plusieurs écrans leds.

De plus ces écrans géants servent aussi d’écran interactif avec les participants.

Ces écrans sont un réceptif à des décors événementiels qui sauront créer une ambiance festive – et plonger vos invités au cœur de votre marque malgré la distance !

Et c’est avant tout un dispositif d'immersion pour marquer vos invités qui leur fera vivre une expérience collectivement.

Quelles animations pour votre soirée virtuelle ?

Tout comme on ne peut reproduire un événement physique en ligne, on ne peut programmer des animations « présentielles » pour une soirée virtuelle !

Tout doit être adapté au distanciel, et bien évidemment à la cible des participants et à vos objectifs stratégiques.

Les animations ou show programmés ont également besoin d’être attractifs et participatifs pour conserver l’intérêt et la concentration du public tout au long de l’évènement.

Point commun avec les événements physiques, il faut varier les types d’animations pour rythmer la soirée et maintenir l’attention et la participation des invités.

Vous pouvez ainsi construire votre soirée virtuelle avec différents types d’animations :

- Animations visuelles artistiques

- Animations ludiques participatives

- Spectacle visuel interactif

- Visite virtuelle

- Jeu virtuel ou Masterclass

- Ateliers et autres animations de cohésion

- Sans oublier le photobooth virtuel et autres animations photos virtuelles

- Pourquoi pas un "invité" surprise !

- Et mettez un peu de suspense avec un tirage au sort ou un concours réunissant vos participants en ligne.

Le spectre d’animations est suffisamment large pour offrir un programme festif et ludique engageant pour votre audience.

Varier les animations permettra de dynamiser votre soirée virtuelle. Mais aussi de varier les résultats attendus :

- Générer des émotions

- Favoriser les échanges

- Recréer du lien

- Renforcer la cohésion du groupe…

En un mot, vous allez rendre votre soirée d’entreprise en ligne mémorable – et parvenir à donner du sens, malgré la distance, à la notion de collectif et de proximité.

Et en programmant une soirée unique, vous ferez passer un véritable moment de joie et de bonne humeur partagées à tous vos collaborateurs. Surtout en ces périodes compliquées où les préoccupations peuvent être différentes, c’est un véritable privilège que vous leur proposez. Ils seront très certainement sensibles à cette attention et empathie que vous leur témoignez et sauront que leur entreprise les considère comme des éléments de valeur, une force et un atout majeur de leur fonctionnement et développement.

Quels sont les facteurs clés de succès de votre soirée virtuelle ?

1 - Définir des objectifs précis à votre soirée virtuelle

Bien qu’un événement virtuel ne doit pas être un copier-coller d’un événement physique, l’approche reste identique. Il est essentiel de définir les objectifs liés à cet événement et de bien connaitre votre cible et les intérêts qu’elle aurait à participer. Ces informations permettront à votre agence événementielle de concevoir un événement sur-mesure et répondant à vos problématiques.

2 - Placer l'expérience utilisateur au cœur du projet

L’expérience utilisateur doit être au centre de votre organisation. Il est essentiel de prévoir une technique simple et fluide et des formats adaptés au contexte virtuel. Vous pourrez ainsi offrir une expérience client « sans couture ».

Il faut aussi renforcer l’interactivité sur toute la soirée et donner les moyens à vos invités d’intervenir. Impliquez-les avec des interactions classiques qu’ils maîtrisent tous pour maintenir et/ou renforcer le lien, malgré le format virtuel.

Et innovez et bluffez vos convives avec des interactions inédites qui participeront à l’expérience.

3 - Mettre l'accent sur le festif et le divertissement

Favorisez l’amusement de vos invités. C’est un moment avant tout divertissant que vous leur proposez. Ces « célébrations festives » participent à donner du sens au travail, valeur essentielle dans les conditions sanitaires et leurs conséquences que nous vivons depuis des mois.

De plus cet aspect ludique et divertissant renforce l’engagement de vos invités – facteur essentiel sur un événement virtuel.

4 - Entrer en relation bien avant le début de l'événement

Un événement physique est contraint dans le temps et l’espace.

Un événement digital n’a pas ces limites spatio-temporelles.

Sur un événement virtuel, l’expérience d’un participant peut commencer bien en amont. Utilisez cette opportunité pour amorcer la relation avec vos équipes et développer une « communauté » autour de votre événement virtuel.

Vous pouvez par exemple diffuser du contenu à travers un mini-site dédié très simple – plateforme qui pourra servir aux inscriptions.

Tenez en haleine vos salariés en

- diffusant des contenus teasing,

- postant des photos des coulisses et des préparatifs,

- annonçant des intervenants…

- Vous pouvez aussi mettre en place un concours dont les résultats seront annoncés lors de la soirée.

- Pensez également à une communication événementielle pour échanger avec vos salariés : envoyer un save the date et une invitation digitale ou papier. Relancez vos collaborateurs avant le jour J et l’heure H !

- Et communiquez à la suite de votre événement en diffusant les photos de la soirée virtuelle. Concevez une vidéo « aftermovie » pour continuer à faire vivre votre événement et leur expérience auprès de votre « communauté » !

5 - Générer de l'émotion sur votre soirée virtuelle

Même si un événement virtuel ne fait appel qu’à 2 sens vs 5 sur un événement physique, mobilisez les sens de vos salariés.

Concevoir votre soirée virtuelle autour d'une certaine sensorialité fera vivre des moments forts en émotion – qui resteront mémorables pour vos salariés et favoriseront leur engagement sur votre soirée digitale. Encore une fois levier essentiel pour la réussite d’un événement virtuel.

6 - Penser immersion événementielle

Offrez une immersion à vos invités à votre soirée virtuelle. Rappelez-vous qu’ils seront seuls, devant leur écran d’ordinateur. Servez-leur autre chose qu’une connexion zoom ou autre Teams avec un affichage des participants sur écran – rappelant plus l’ambiance convention ou séminaire – en un mot l’univers purement professionnel. Pensez à une véritable scénographie et un décor qui vont susciter des stimulations sensorielles.

Travaillez les couleurs, les éclairages, le son pour offrir une véritable parenthèse.

A chaque étape de conception de votre événement, veillez à l’enrichir et à raconter une histoire à vos collaborateurs.

7 - Marquer les esprits

Comme pour un événement physique, pensez aux attentions qui font la différence.

Ces petites marques d’attention jouent un rôle important dans la perception de vos collaborateurs - et peuvent vraiment marquer vos invités !

Ça peut être un cadeau digital envoyé à un moment opportun de votre soirée virtuelle.

Vous pouvez aussi prévoir d’envoyer à chaque participant, si cela est possible, une box personnalisée dinatoire. Ou un coffret cadeau adapté à la période ou à votre événement. Les idées sont nombreuses pour prouver votre attachement à vos équipes.

Vous souhaitez organiser une soirée virtuelle

Vous envisagez organiser une soirée virtuelle pour :

- la fin d'année

- les vœux au personnel

- ou pour toute autre occasion,

Prest'Agency, agence événementielle, est à vos côtés pour concevoir votre événement virtuel ou hybride.

Nous saurons faire appel à notre créativité pour imaginer un évènement unique, capable de rassembler et de marquer les esprits - tout autant que vos événements physiques.

Rencontrons-nous pour échanger autour de votre projet de soirée virtuelle ou soirée d'entreprise hybride :

Prest'Agency, agence événementielle

- tél : 01 60 47 89 78

- mail : contact@prest-agency.com

- site web : www.prestagency.com