Top 10 des idées reçues en événementiel et concernant les agences événementielles

En communication événementielle, organisation d'événement et concernant les agences événementielles, les idées reçues ont la vie dure !

Ces idées sont fondées sur des informations ou croyances plus ou moins erronées.

Tour d'horizon de ces clichés et idées fausses sur l'événementiel et les agences événementiels auquel il est temps de mettre fin !

1 - on doit confier à son agence événementielle l'organisation de la totalité de son événement

Quel que soit le type d'événement organisé (séminaire, convention, soirée d'entreprise, défilé de mode, anniversaire d'entreprise, inauguration, salons...), une société peut confier tout ou partie de son événement à son agence événementiel.

La décision de confier la totalité ou une partie spécifique de son événement à une agence tient compte de différents facteurs : temps disponible, moyens humains, compétence en organisation, intérêt pour la gestion événementielle...

Une entreprise peut par exemple choisir un lieu et solliciter une société événementielle pour élaborer son événement, créer une scénographie et une décoration adéquate, concevoir des animations, gérer la technique... Rien n'empêche une entreprise qui a l'habitude de gérer un événement qu'elle ne souhaite pas faire évoluer de demander à son agence événementiel de ne se charger que de la technique (sonorisation, éclairage, vidéo, écran géant...). voir notre article à ce sujet.

N'oubliez pas que gérer soi-même son événement empêche l'organisateur d'y participer et de limite donc tous les échanges avec les invités. profitez de vos événements et de vos invités en confiant leur gestion à une agence événementielle.

2 - les agences ont des événements tout prêts

Chaque événement est du sur-mesure car il tient compte de différents facteurs :

- l'entreprise concernée, son histoire, son ADN, la personnalité de ses dirigeants, ses habitudes de travail, sa communication...

- le lieu où va s'organiser l'événement, son implantation, son cadre et les possibilités qu'il offre

- la thématique sélectionnée qui va orienter la teneur de l'événement...

Les entreprises événementielles n'ont pas de réponses toutes prêtes. Une agence est satisfaite quand elle organise un événement mémorable pour tous. Elle a ainsi une obligation de résultats qui nécessite de concevoir des événements innovants, percutants et adaptés aux participants qui vivront ainsi une véritable expérience inoubliable qu'ils partageront autour d'eux donnant à cet événement une ampleur dans le temps et dans l'espace !

3 - Un événement peut s'organiser à 100% en ligne

Les nouvelles technologies ont révolutionné le secteur de l'événementiel.

De nombreux outils en ligne facilitent dorénavant l'organisation d'événement tout en renouvelant le contenu même de ces événements, comme par exemple :

- les plateformes d'inscriptions et d'invitations

- les systèmes d'édition de badge

- les applications de check-in qui transforment des séminaires ou conventions en événements très interactifs.

Autant certaines actions peuvent ainsi être gérées en ligne, la réussite d'un événement quel que soit le format (soirée, défilé, convention, conférence...) nécessite des interventions humaines et in real life.

- une simple visite du lieu où sera organisé votre événement peut mettre en exergue des contraintes liées à la surface, une implantation ne permettant pas de positionner un catwalk visible par tous les invités au défilé de mode, un environnement moderne incohérent avec votre soirée d'entreprise sur la thématique Château de Versailles et Royauté, un accès inaapté pour un groupe...

- rien ne remplace non plus un repas test pour sélectionner un traiteur

- que dire des échanges avec l'entreprise organisatrice pour concevoir un événement sur-mesure, répondant à leurs problématiques, satisfaisant la cible et dont la communication est conforme à la charte et cohérente avec les souhaits de la direction.

4 - Seules les personnes présentes à un événement peuvent le vivre

Un événement est devenu aujourd'hui une expérience cross-canal qui ne se résume plus à un moment donné, un lieu physique et limité à un certain nombre de participants.

Aujourd'hui on peut suivre un événement de différentes façons sans être présent le jour J :

- le live streaming ou vidéo en live permet d'accroître l'audience de votre événement en faisant le buzz via les réseaux sociaux; en effet le live streaming permet de relayer en direct un concert, un défilé de mode ou encore de retransmettre les numéros visuelles d'une soirée d'entreprise aux collaborateurs à l'autre bout du monde !

- un social wall permet également de donner la parole aux participants non présents sur votre site en leur donnant la possibilité de réagir et de poser des questions par exemple lors d'une convention.

- cette technologie permet également d'organiser des conventions ou séminaires sur un site en France par exemple tout en invitant l'ensemble des collaborateurs répartis sur différentes zones géographiques.

- tout comme il existe des outils collaboratifs, à l'image de ceux développés par la start-up Klaxoon qui permettent aux salariés d'un groupe répartis sur plusieurs sites de s'exprimer et contribuer en temps réel grâce par exemple à leur white paper digital, facilitant le travail en équipe.

5 - un événement ne dure que le temps de présence des invités

Les réseaux sociaux ont révolutionné les événements dont les effets s'en trouvent démultipliés tant dans la durée que dans leurs contenus :

- une communication teaser sur les coulisses, les invités, le lieu... va susciter de l'intérêt très en amont de votre événementiel et commencer à créer le buzz.

- la retransmission en live de votre événement, qu'il s'agisse d'un concert, d'un défilé de mode, d'une inauguration ou encore d'un événement sportif donne accès à toute une population non présente physiquement

- les Social wall, en diffusant les posts des participants à votre événement, vont accroitre sa popularité et contribuer à la notoriété de votre entreprise.

- la vidéo événementielle qui retrace en quelques minutes les moments forts de votre convention, séminaire, inauguration, défilé de mode ou encore soirée d'entreprise permet de prolonger votre événement et d'atteindre une audience supérieure à celle de vos invités.

Les réseaux sociaux permettent de faire monter en puissance votre événement et de le faire perdurer dans le temps au-delà de son organisation.

6 - il est difficile de connaître les activités d'un invité sur un événement

Les nouvelles technologies permettent de suivre un participant sur un événement grâce à la géolocalisation.

Utilisée sur un salon professionnel, on peut suivre le parcours d'un visiteur sur les différents stands et connaître ainsi ses centres d'intérêt.

Grâce aux objets connectés, on peut suivre un invité sur un événement et savoir par exemple à quelles animations il a participé.

Ces nouvelles technologies donnent ainsi la possibilité aux entreprises de créer de nouveaux points de contacts avec les participants et les invités à leurs événements.

7 - sur un événement, c'est toujours les mêmes animations

Les nouvelles technologies ont également eu des incidences sur le contenu des événements et notamment sur les animations.

Vous pouvez désormais proposer de nouvelles animations à vos invités qui vont non seulement renouveler leur intérêt et les inciter à participer mais également donner une image innovante à votre entreprise.

quelles sont ces animations issues des nouvelles technologies que vous pouvez proposer sur vos événements, tels que soirées d'entreprise, conventions, séminaires, salons professionnels, anniversaires d'entreprise voire même sur un défilé de mode :

- la réalité virtuelle qui vous permet d'offrir une expérience inédite à vos invités. Ces animations en réalité virtuelle ou réalité augmentée procurent ainsi sensation fortes, interactivité et moment de détente très ludique qui peut concerner l'ensemble de vos participants.

- la magie numérique ou magie digitale : l'ipad a remplacé le traditionnel jeu de cartes renouvelant ainsi cet art millénaire tout en gardant mystère et attractivité et transmettant une image moderne et innovante à votre marque.

- les robots : que ce soit juste pour faire le show sur un salon, pour présenter un nouveau concept lors d'une convention ou pour renouveler l'animation photos et inciter aux selfies, le robot fera le succès de vos évènements tout en positionnant votre entreprise comme une entreprise leader et innovante.

- les animations photos : sortez du traditionnel photocall et proposez aux invités de vos événementiels des photobooth en réalité augmentée ou installez un studio photo à 360° qui va les étonner !

- la liste des animations digitales est très longues et vous permettra très certainement de renouveler tous vos événements avec encore les hologrammes, les courses de drones, les fontaines digitales, les imprimantes 3D...

8 - un événement peut se passer de technique

Par technique, nous entendons tout ce qui concerne la sonorisation, les éclairages, les illuminations, la scène, les écrans géants, les toiles lycra si vos événements ont besoin d'être couverts, voire encore l'installation de tentes et chapiteaux.

La technique va vous permettre de concevoir une véritable scénographie autour de votre événement et de créer un effet waouh chez vos invités !

c'est aussi la technique qui va permettre la diffusion audible par tous des discours du président, la visibilité des mannequins et des tenues qu'ils portent par vos invités, le confort d'écoute lors d'un concert en intérieur comme en extérieur, la lecture de vos messages sur un écran géant par tous les participants à votre séminaire...

La technique va également permettre à vos invités de vivre une expérience immersive sur vos événements et en faire de véritables réussites ! 

9 - il est difficile d'estimer le ROI d'un événement

Aujourd'hui il est très facile de mesurer l'impact d'un événement, quel qu'il soit.

3 niveaux de critères sont à votre disposition pour valider le bénéfice de votre convention, séminaire, soirée, concert, inauguration ou encore défilé de mode :

- 1er critère : le nombre d'inscrits et de participants à votre événement

Site web dédié à l'événement, plateforme d'inscription, remise de badges... très facilement vous pouvez comptabiliser le nombre d'inscrits et de participants à votre soirée ou anniversaire d'entreprise, le comparer à vos estimations et valider s'il annonce un succès pour votre événement.

- 2ème critère : résonance digitale de votre événement

Certains indicateurs vont vous permettre de mesurer la popularité de votre convention, concert, défilé de mode ou encore inauguration :

- nombre de publications sur les réseaux sociaux

- nombre de réactions aux publications

- types de publications, commentaires et de contenus publiés et/ou relayés.

Pour mesurer ces publications, n'oubliez pas en amont de créer un hashtag unique dédiée à votre événement.

A travers ces publications et selon la typologie de votre événement, vous pouvez également détecter des ambassadeurs de marques ou des influenceurs avec lesquels vous pourrez à terme :

- travailler étroitement pour booster la notoriété de votre marque

- utiliser leur fort pouvoir de prescription auprès de leur communauté pour vos lancements de produits ou de services afin d'augmenter vos ventes.

- 3ème critère : satisfaction des participants

Satisfaction des participants que vous allez pouvoir mesurer idéalement grâce à un questionnaire on line.

Récolter ces données à chaud vous permettra d'identifier les points positifs et négatifs de votre événement et d'en faire des facteurs clés de succès pour vos prochains RDV événementiels  avec vos invités.

10 - Toutes les agences événementielles se valent

Avant toute chose, l'agence que vous solliciterez devra disposer d'une bonne capacité d'écoute pour vous proposer un événement qui vous ressemble. Elle devra également faire preuve de créativité pour sortir des sentiers battus et construire un événement qui étonnera vos invités.

Aujourd'hui la durée de vie d'un événement ne se limite plus au jour J. Un événement doit pouvoir prendre de l'ampleur dans le temps et dans l'espace, offrir des contenus aux participants et doit permettre de construire des expériences de marque chargées d'émotion. Ainsi une agence événementielle n'a pas pour seul objectif de mettre en place des dispositifs opérationnels; elle doit vous accompagner dans l'événementialisation de votre communication; elle doit donc intégrer les savoir-faire nécessaires en communication.

Pour choisir votre agence événementiel, tenez compte par ailleurs des critères suivants :

- ancienneté de l'agence

- nombre d'événements réalisés

- types d'événements majoritairement organisés : défilés de mode, séminaires, conventions, soirée ou anniversaires d'entreprise, conférences de presse, inaugurations, salons professionnels...

- différents lieux où la société événementiel organise ses événements qui pourra vous donner une indication sur le niveau d'exigence de l'agence

- organisation d'événement sur-mesure ou gestion d'événements "catalogue" que l'agence reproduit à l'identique, quels que soient le client, la cible à laquelle d'adresse l'événement et les objectifs dédiés à cet événement.

Vous souhaitez organiser un événement et vous recherchez une agence qui saura vous écouter et vous proposer un événement sur-mesure tout en événementialisant votre communication, contactez l'agence événementiel Prest'Agency :

- tél : 01 60 47 89 78

- mail : contact@prest-agency.com

- web : www.prestagency.com