Transformer un lieu en espace événementiel exceptionnel et mémorable

Comment transformer un lieu peu adapté en un espace événementiel spectaculaire?

Retrouvez ici tous nos conseils pour votre prochain événement. 

L’importance du lieu pour un événement

Quand on organise un évènement professionnel, on donne généralement de l’importance au lieu.

Et ce quelque soit le type d’événement : soirée d’entreprise, convention ou séminaire, conférence de presse ou encore assemblée générale, inauguration, défilé de mode…

On a vite tendance à penser que le lieu va assurer une bonne partie du succès de l’événement. Le lieu devient ainsi un véritable enjeu ! Son importance va orienter le choix de l’espace vers un lieu spécifique.

Une fois le lieu choisi, on pourrait donc se dire que l’essentiel est fait ! et qu’il fera vivre une expérience mémorable aux convives.

Ainsi la recherche d’un lieu privilégierait un lieu atypique, historique voire un rooftop ou un appartement privatisé, un musée, une salle légendaire…

Cependant on oublie souvent que l’attrait voire l’émerveillement vis-à-vis d’un lieu va concentrer l’attention des participants lors de la première demi-heure...

Passé ce moment émotionnel de la découverte, le lieu perd ses lettres de noblesse !

Il va falloir accompagner le public tout au long de l’évènement pour lui faire vivre un moment vraiment mémorable.

Un lieu événementiel peu voire pas approprié

Bien que convaincu de l’importance du lieu, vous ne pouvez malheureusement pas réserver le lieu « idéal » !

Les raisons peuvent être nombreuses :

- Le budget alloué à l’événement peut limiter l’accès à des sites événementiels d’exception,

- L’indisponibilité des lieux qui vous impose un événement dans vos locaux ou de vous rabattre sur des espaces moins attractifs, voire même repoussoirs !

- L’hébergement des invités qui impose un lieu peu propice aux événements et ambiances chaleureuses,

- L’objectif de l’événement qui vous impose le lieu (par exemple en cas de soirée du personnel pour inciter les participants à revenir en présentiel dans les locaux de l’entreprise) …

Au vu de l’importance du lieu, une question s’impose. Faut-il, malgré tout, organiser votre événement dans un lieu inadapté ?

La réponse est oui !

Chaque lieu peut être transformé, décoré, aménagé, adapté, magnifié pour recevoir vos invités. Et offrir un événement sur-mesure et vraiment différenciateur pour le public.

Nos conseils pour transformer un espace événementiel ?

Quand on pense transformation d’espaces, on imagine bien souvent aménagement technique, agencement décoration…

Mais ces éléments ne sont pas suffisants pour mettre en scène votre événement dans un lieu non adapté. Il est aussi nécessaire de travailler les contenus de l’événement.

Découvrons ensemble des différentes possibilités pour transformer votre lieu.

Prestations techniques événementielles pour embellir un espace

Pour métamorphoser votre espace, l’éclairage est essentiel.

Eclairage lieu événement

Un éclairage maîtrisé permettra de

- créer une ambiance

- révéler les volumes de votre espace

- mettre en avant une architecture

- dévoiler des zones d’ombre

- ignorer des périmètres sans intérêt …

Les types d’éclairage sont nombreux. A chacun sa fonction pour mettre en valeur votre lieu

Les éclairages classiques tels les projecteurs sur batterie, les barres de led, les projecteurs automatiques, les projecteurs à leds architecturaux et scénique, les projecteurs avec des diodes ultra-violettes …

Tous ces éclairages vont permettre de jouer sur les contrastes et d’approfondir les teintes.

Vous pourrez ainsi donner des teintes cohérentes avec votre thème. Et surtout créer des ambiances chaleureuses.

L’éclairage ne se limite pas à ces différents projecteurs très techniques.

Projecteurs effets spéciaux

Il est possible également de recourir à des projecteurs Gobo. Ceux-ci vous permettront de projeter de simples images ou de logos à du mapping architectural en intérieur comme en extérieur. Ils vont ainsi sublimer un pan de mur, transformer une façade peu reluisante, modifier l’apparence d’un lieu. En quelques mots, ces projecteurs vous permettent de transformer votre lieu en un espace personnalisé.

D’autres projecteurs existent, comme par exemple le projecteur à effet eau. Projeter un show aquatique devient possible.

Vous avez une soirée sur la thématique vacances, été, mer… n’hésitez pas. Vous allez surprendre vos invités avec des effets chutes d ‘eau, vagues, même dans les locaux de votre entreprise !

On peut également citer les lasers de décorations. Avec leurs faisceaux lumineux, vous pourrez créer des ambiances festives inédites et décorer intérieur comme extérieur. Sans oublier l’effet whaou chez vos convives même dans un lieu qui lui ne fait pas rêver !

L’éclairage décoratif

D’autres types d‘éclairages peuvent modifier votre espace et créer des ambiances

Les éclairages à leds façon effet flamme et torche enflammée donneront une ambiance douce et chic.

Pensez également aux guirlandes lumineuses, au mobilier lumineux, aux décorations lumineuses et autres rideaux et murs de leds

L’éclairage permet ainsi de transformer n’importe quel lieu. Et de transporter vos invités dans une autre dimension.

Certains aménagements peuvent nécessiter un certain budget. Mais il est tout à fait possible même avec des budgets restreints de métamorphoser n’importe quel espace non dédié à l’événementiel de prime abord en associant judicieusement ces différentes techniques d’éclairage.

La décoration pour transformer un lieu

En apportant de nouveaux éléments au lieu, vous allez complètement le transformer. Au point que son aspect original en sera complètement relégué le temps de votre événement.

Ces objets de décoration sauront créer une ambiance spécifique. Bien sûr en lien avec la thématique.

Ces décors vont donc modifier l’apparence du lieu. Et changer ses fonctionnalités et ses représentations.

Plus qu’une représentation exacte d’un univers, on sera dans la symbolique.

Il est à noter que la décoration doit s’adapter au lieu. En effet il est impossible de le modifier.

Cependant elle saura lui donner une nouvelle identité le temps de votre événement. Quelque soit le type de lieu : entrepôt, gymnase, parking, auditorium…

Un mur de leds pour métamorphoser votre espace

Un mur de leds permet d’animer votre scénographie. Et surtout de la rendre immersive.

Composés à partir de dalles qui s’empilent les unes aux autres, ces écrans offrent des possibilités et configurations sur-mesure exceptionnelles. Qui feront vite oublier un lieu peu événementiel.

Vous pouvez imaginer toutes les mises en scène et adapter les écrans à la disposition du lieu.

La diffusion d’images allant ainsi du sol au plafond vont transporter les participants dans d’autres univers. Loin du lieu de votre événement.

Certains auditorium même très modernes et bien équipés demeurent des espaces événementiels très froids. Manquant de chaleur humaine et de proximité avec le public. Ils n’invitent surtout pas au dialogue ni à l’interactivité. Or bien souvent conventions et séminaires d’entreprise sont organisés dans ces lieux. Événements qui doivent faire place aux échanges pour être réussis.

En installant des murs de leds en fond de scène vous assurerez une mise en ambiance et une mise en scène propices. Et surtout vous transformer complètement un lieu froid et impersonnel en un espace moderne et chaleureux.

De plus avec cet équipement d’écran leds géants, vous pouvez très bien organiser une soirée réunissant conférence et spectacle par exemple. Tout en favorisant l’assimilation et la transmission des messages importants.  

Structurer  votre espace événementiel

Une autre technique pour transformer un lieu événementiel peu adapté réside en la gestion des espaces.

En compartimentant un lieu, vous changez sa configuration. Vous pouvez ainsi créer des espaces réduits qui seront plus intimes. Offrant ainsi aux convives une ambiance plus chaleureuse.

Vous pouvez ainsi organiser un événement dans un lieu inadapté ou présentant des contraintes, comme des colonnes mal placées, des murs perturbant la circulation. Ou d’autres caractéristiques déplaisantes, voire ennuyeuses.

Jouer avec le point focal du lieu vous aider à organiser l’espace et le compartimenter.

Pour structurer votre lieu, les pendrillons sont d’une grande utilité.

Faciles à installer, ils permettent de cloisonner et diviser votre lieu en différents espaces. Ils pourront aussi masquer des zones sans intérêt ou peu esthétiques.

Des tissus tendus pourront aussi participer à la transformation de votre lieu :

- Ces toiles Lycra pourront effectivement cloisonner les espaces.

- Ils vont aussi habiller les murs froids et sans aucune aspérité ou esthétisme.

- Ils permettent aussi et surtout de créer des effets de volume et de donner de la profondeur à l’espace.

- Ils vont transformer un lieu aux formes rectangulaires avec des formes courbes, triangulaires et en diagonale.

- Associés à des effets de lumière ou de la projection d’image, ils sauront modifier un lieu banal ou inadapté.

De nombreuses techniques ou astuces existent encore pour rendre un lieu très événementiel. Et le transformer pour en faire un espace de convivialité.

Il peut même s’agir d’un lieu où il peut paraitre difficile d’y organiser un évènement comme nous avons déjà pu le faire dans un parking ou encore dans une usine de production voire des locaux de bureaux d’entreprise et ce en réussissant à créer une ambiance chaleureuse propice aux échanges.

Cas pratiques de transformation de lieu

Transformer un parking en un espace de soirée d’entreprise

Prest’Agency a organisé la soirée des 18 ans d’une entreprise dans le parking ouvert de l’immeuble.

Organiser cette soirée anniversaire au cœur du parking a revêtu un caractère très original. Ça a permis de surprendre les invités tout en ayant un impact important auprès d’eux.

Prest’Agency a installé un grill avec une couverture en lycra devant le bâtiment. Cette installation a permis aux participants d’être à l’abri des intempéries à leur arrivée, au moment du show visuel ainsi que lors des pauses pour les fumeurs.

Nous avons également fermé les 3 côtés du parking au moyen de ponts d’éclairages sur lesquels nous avons fixé du tissu blanc.

Ce moyen de fermeture éphémère a permis d’éviter les effets venteux et de conserver la chaleur des systèmes de chauffage installés pour l’occasion.  

L’originalité du lieu nous a permis des aménagements inédits tant en termes de décoration que d’éclairages et de mobilier. Ces agencements ont réussi à sublimer le site et à créer un véritable effet de surprise chez les participants.

Les animations prévues ont participé également à la réussite de l’événement.

Transformer un gymnase pour une cérémonie des vœux

Prest’Agency a construit un plan d’éclairage homogène et harmonieux pour modifier l’apparence du gymnase. Et proposer une soirée des vœux très festive aux participants. L’agence a installé des éclairages robotisés sur tout le pourtour de l’espace ainsi que dans les gradins.

Des projecteurs d’éclairage traditionnels ont aussi été implanté pour garantir une diffusion lumineuse homogène sur les orateurs.

Un éclairage spécifique pour mettre en valeur à la fois les décorations florales ainsi que les mets installés sur les buffets.

Et pour mettre dans l’ambiance les participants dès leur arrivée, un éclairage extérieur a été mis en place.

L’architecture et la végétation ont ainsi été mis en lumière par des projecteurs à LEDS.

2 écrans géants ont été mis en place de chaque côté de la scène sur les 2 arches installées à cet effet.

Une captation vidéo a permis de retransmettre les discours de tous les intervenants.

Pour mettre en valeur les interventions scéniques, un pont de fonds de scène a été équipé de pendrillons et d’éclairages robotisés.

Transformer des bureaux en espace pour un séminaire d’entreprise

Changer de décor pour un séminaire d’entreprise est souvent positif.

Sortir du cadre habituel des bureaux permet une certaine déconnexion. Et génère très souvent une plus grande implication tout en facilitant les échanges. Cependant organiser un événement dans un lieu extérieur inspirant génère forcément un coût supplémentaire.

Pour métamorphoser les bureaux d’une PME et créer une ambiance festive, dynamisante et propice à la cohésion de groupe, Prest’Agency a travaillé les éclairages muraux et éclairages ambiants.

Un écran géant de 15m² a été posé au sol pour accompagner les prises de parole et donner du rythme au séminaire.

Une décoration et un aménagement de l’espace très design et sortant du cadre bureautique a permis de créer une ambiance chaleureuse pour cet événement interne.

Transformer un auditorium froid en un espace pour soirée d’entreprise très festive

Comment réussir à créer un espace pour recevoir une soirée d’anniversaire dans un auditorium froid et neutre, plus propice aux discours top-down ?

Prest’Agency a installé un écran géant de 30 m². Et mis en place un plan de feu d’éclairages complet basé sur une mise en lumière décorative, un éclairage de spectacle et éclairage technique.

Avec une scénographie très événementielle, l’écran a métamorphosé l’espace. Il a su créer une ambiance chaleureuse et modifier la fonctionnalité de la salle qui est passé d’un usage fonctionnel à un usage festif. Le public a ainsi réussi à se projeter dans la soirée d’anniversaire.

Les infodécors et les vidéos diffusés sur l ‘écran leds ont transporté les convives dans différents univers.

Le programme d’animations divertissant et spectaculaire et les prises de parole ont réussi à faire vivre un moment mémorable et chargé en émotion.

Transformer un gymnase pour créer un salon des vins et terroirs

Prest’Agency a proposé de métamorphoser le gymnase en une immense cave. Pour ce faire des toiles assemblées et tendues recouvriront les murs et le plafond. Ces tissus tendus seront disposés sur le grill de ponts d’éclairages qui épousera le pourtour du gymnase.

Les toiles de mur destinées à l’espace « cave voutée » seront imprimées avec des visuels de caves en pierre.

Les toiles de murs destinées à l’espace « produits du Terroir » seront imprimées avec des visuels portant sur la nature.

Des pendrillons implantés sur tout le pourtour extérieur du grill d’éclairages permettra de masquer le jour provenant des baies vitrées.

Nous pourrions vous citer également de nombreuses réalisations dans des lieux peu propices tels :

- Un défilé de mode dans une salle de séminaire d’un hôtel parisien moyenne gamme et absolument pas adapté aux contraintes d‘un tel événement

- La création d‘un espace plage sur un terrain des sports, avec en plus les contraintes de ne pas esquinter les revêtements de sol

- La réalisation d’un show-room pour une marque de luxe dans un bureau professionnel

- Une soirée d’entreprise dans les nouveaux locaux d’une société parisienne, réalisée sur 2 niveaux

- Des inaugurations de projets immobiliers dans des espaces en attente de rénovation…

 - Une soirée d'entreprise sur le thème Versailles dans un hôtel moyenne gamme...

La sélection d’un lieu revêt une véritable importance

Même avec beaucoup de contraintes, un lieu peut toujours être transformé en totalité ou avec parcimonie.

On dispose de nombreux leviers pour l’aménager et le mettre en scène.

Notre agence vous propose la mise en place d’éléments décoratifs, d’éclairages, de moyens vidéo, de mobilier qui viendront transformer votre espace de réception en espace évènementiel orienté autour de la convivialité et des échanges.

Nous ne considérons jamais un nouveau lieu comme une toile vierge ou tout peut être réalisé. Nous l’appréhendons toujours avec ses forces et ses points de vigilance. Et plus que chercher à les gommer, nous exploitons au maximum les singularités de certains espaces.

Vous disposez d'un lieu peu adapté pour votre prochain événement

Vous organisez un événement dans un lieu spécifique peu ou pas adapté à votre projet.

Aucun souci pour les équipes de Prest'Agency.

Nous pourrons créer une mise en scène capable de métamorphoser votre lieu.

N'hésitez pas à nous contacter :

Prest'Agency, agence événementielle

- tél : 01 60 47 89 78

- mail : contact@prest-agency.com

- site web : www.prestagency.com